La pregunta del millón para los autónomos… Son deducibles los gastos de comidas, gasolina, parking, …?

Hoy os traemos información sobre una de las consultas más comunes de los emprendedores, sobre todo cuando están en régimen de autónomos.

Se trata de una pregunta muy habitual en cualquier asesoría, pero que no siempre tiene una respuesta clara: ¿Son deducibles los gastos de comidas, gasolina, parking, …?


Voy a tratar de comentar las consultas vinculantes que sobre el tema hace la Dirección General de Tributos, con el fin de extraer nuestras conclusiones al respecto. Ya que suele ser más aclaratoria una respuesta de este tipo por contra a la lectura de la propia ley.

Consulta Vinculante V0180-13 del 23 de Enero de 2013 donde un empresario pregunta si son deducibles los gastos en comidas, los gastos por uso de su vivienda habitual y los gastos por el vehículo que usa en la actividad.

Conclusiones de la consulta:

Los gastos que más dudas generan

Y precisamente son los gastos de los que versa la Consulta Vinculante que hoy estudiamos, los más controvertidos a la hora de establecer cuándo son deducibles y cuándo no. Aquellos donde la frontera entre actividad empresarial y la vida cotidiana de una persona es muy estrecha y donde hay que hilar muy fino para poder demostrar si el gasto es de la empresa o no.

Vamos a ver cuáles son estos gastos y como los trata el texto citado:

  1. Regla general.- en primer lugar el texto dice que el gasto debe estar justificado mediante el documento legalmente establecido (factura o documento sustitutivo) y contabilizado en los libros fiscales. La otra regla general es que el gasto será deducible siempre que sea necesario para la obtención de ingresos para la actividad. Algo demasiado genérico y que puede generar una subjetividad difícil de justificar ante una inspección fiscal.
  2. Gastos en comidas.- serán deducibles los derivados de los desplazamientos hasta un lugar determinado con motivo del desarrollo de su actividad cuando vengan exigidos por el desarrollo de la actividad. Por tanto, en primer lugar tendrá que ser fuera del lugar habitual de trabajo. En segundo lugar que sean exigibles por la actividad, algo un tanto indeterminado que deberá el contribuyente demostrar. Después habla de gastos individualizados, algo muy importante, es decir que en cada caso el gasto sea aplicable a una situación (por ejemplo un cliente visitado un día determinado). Se eliminan siempre aquellos que se consideren excesivos o desmesurados.
  3. Gastos en gasolina, peajes y parking.- además de los requisitos anteriores (que sean necesarios e inherentes para la actividad y que se puedan individualizar) añade el requisito siguiente: el vehículo que tenga esos gastos deberá estar afecto a la actividad económica. Y no basta una afectación parcial, sino que debe ser una afectación total.

 

Por tanto, si los gastos son derivados de un vehículo que usemos con fines empresariales y personales, todos los gastos no serán deducibles. Cuidado porque el criterio es diferente en IVA: en una reciente consulta se admite deducir el porcentaje de IVA en función del uso de vehículo (lo más lógico al 50%). Vaya lío. Un gasto no será deducible como tal, pero sí parte de su IVA.

  1. Gastos en libros y vestimenta laboral.- poco se añade a los criterios anteriores: serán deducibles si son necesarias para el desarrollo de la actividad. Sin embargo en el caso de la ropa debe ser exclusiva para la actividad, por tanto no se admite el gasto deducible si esa ropa puede ser usada también en fines personales (por ejemplo un traje de un abogado).
  2. Gastos derivados del uso de parte de la vivienda habitual.- se podrán deducir los gastos en función del porcentaje del piso que se use para la actividad. Si en un piso de 100 metros usamos 10, pues deducimos el 10% de los gastos. Pero los suministros no entran dentro de esa proporción. La consulta dice que los gastos en luz, agua, teléfono, internet, … solo podrán deducirse de forma completa cuando se destinen exclusivamente a la actividad, algo complicado. Por tanto podemos decir que los gastos en suministros de nuestra vivienda no serán deducibles para la actividad.

Conclusiones

Siempre son interesantes este tipo de consultas para saber qué piensa la Agencia Tributaria. Son los criterios que deberán ser usados por los inspectores en las posibles revisiones de nuestras declaraciones fiscales. Sin embargo, seguimos viendo mucha subjetividad en  la determinación de cuándo un gasto es deducible o no. Y claro, si hay subjetividad, el contribuyente tiene todas las de perder.

Lo conveniente y recomendable es no abusar de este tipo de gastos. Nunca diré que no se deduzcan, pero siempre que puedan ser “peleados” en una revisión fiscal y siempre intentando tener pruebas para demostrar la necesidad de ese gasto para el desarrollo de la actividad empresarial. Nunca usarlos de forma general y sin individualizar su uso.

 

Por Alberto Mesas Gil

Línea Gestión, S.C.

 

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