Planificar las necesidades de efectivo en tu negocio
Habréis oído decir que las deudas “asfixian” a alguien y es que los negocios necesitan el dinero en efectivo como nosotros el aire para respirar. De poco sirve esperar un beneficio contable al final de año si un mes no tenemos para pagar las nóminas o para cumplir con nuestros proveedores. Al emprender, tendemos a enfocarnos en la adquisición de los activos necesarios para la puesta en marcha de nuestro negocio, pero vale la pena planificar las necesidades de efectivo, ya que un mal cálculo de éstas puede encarecer mucho e incluso arruinar nuestro proyecto, “asfixiando” nuestra empresa.
La mejor herramienta para ello es elaborar el Presupuesto de Tesorería Mensual para, al menos, el primer año, incluyendo un mes “cero” para las aportaciones y desembolsos de la puesta en marcha. Cada mes consignaremos los cobros y los pagos que esperamos ese mes y calcularemos el saldo (cobros – pagos). Dicho saldo final será el dinero del que dispondremos como saldo inicial, para afrontar el mes siguiente.
La mecánica no puede ser más sencilla incluso para emprendedores sin formación económico-contable, ya que se basa en la lógica común de pensar en términos de “dinero de bolsillo”. Por el contrario, debemos ser minuciosos para no olvidar ningún detalle.
En cuanto a los cobros habrá que tener en cuenta el momento de las aportaciones de los socios, los fechas de disposición de préstamos, subvenciones, de posibles devoluciones tributarias (como el IVA) etc. Y habrá que consignar las ventas en el momento en que se cobren de acuerdo con las condiciones de pago que ofrezcamos a nuestros clientes (si nos pagan a treinta días una factura generada en un mes, en este presupuesto constará al mes siguiente).
Lo mismo en cuanto a los pagos. Habrá que tener en cuenta posibles plazos de pago de las primeras inversiones, mensualidades de los suministros, alquileres, sueldos y salarios, etc. También las fechas de liquidación de determinados impuestos, tasas, cánones, etc. Y también las condiciones de pago que nos ofrecen nuestros proveedores habituales, los plazos de reposición esperados, etc.
Este documento tiene varias ventajas:
1.- Ayuda a ajustar las necesidades de financiación: si un mes tenemos un saldo previsto negativo, necesitaremos financiarlo, bien aumentando la financiación bancaria, bien redefiniendo o renegociando condiciones de pago según sea posible.
2.- Proporciona una visión global y a la vez detallada del funcionamiento real de nuestra empresa en el día a día. Todos los elementos de nuestro proyecto tienen en algún momento reflejo en forma de efectivo, y su disposición en el tiempo nos da un primer esbozo de la maduración de nuestro negocio.
3.- Nos ofrece de forma directa la estimación de nuestros flujos de caja (cash flow). Basta añadir un cálculo sencillo (cobros del periodo – pagos del periodo) para saber el flujo de caja de ese periodo y saber así cuándo y cuánto efectivo genera nuestro negocio para garantizar el funcionamiento del mismo y sustentar la rentabilidad.
4.- Nos obliga a plantearnos nuestro mercado en términos de funcionamiento real (condiciones de pago, cobro, precios, estacionalidad, etc.)
5.- Es la piedra de toque que garantiza que nuestro plan de empresa funcionará en la práctica, y por ello es un documento que fácilmente se incorporará a nuestra gestión del día a día.
Y por último, nos facilitará la comunicación con, socios, financieros, asesores, etc., al unir el “sentido común” de pensar en términos de dinero con los conceptos contables de otros estados financieros.
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