La gestión del tiempo en las organizaciones (I): La Matriz de Eisenhower
Uno de los retos principales cuando iniciamos un proyecto es saber gestionar nuestra dedicación al mismo, decidir qué tareas priorizamos en nuestras horas de trabajo y qué “ladrones de tiempo” debemos evitar.
La matriz de Eisenhower nos ayuda a reflexionar sobre la Urgencia y la Importancia de las tareas. El segundo factor, la Importancia, mide la relevancia de cada tarea en relación a los objetivos, misión y sostenibilidad de nuestra empresa.
Las recomendaciones extraídas de cruzar Importancia con Urgencia en dicha matriz las podemos encontrar en el gráfico. Resulta recomendable que nuestro tiempo se organice hacia tareas de los siguientes cuadrantes por orden: 1 (lo urgente e importante), 2 (lo importante y no urgente), 3 (lo urgente y no importante es el campo de la delegación) y 4 (lo no urgente ni importante es mejor minimizarlo).
Dwight David Eisenhower fue el comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial, y el trigésimo cuarto Presidente de los EE.UU. Una de sus frases más célebres es “Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes”.
– En el cuadrante 1 se encuentran las tareas relativas a la finalización en plazo de proyectos importantes, así como la gestión de situaciones de crisis. Las crisis paralizan, por eso debemos desbloquearlas y demostrar nuestra destreza e implicación en ello.
– Las tareas del cuadrante 2 pueden convertirse en las grandes perjudicadas, a pesar de ser importantes para el cumplimiento de los objetivos si no actuamos con criterios de priorización. Es importante agendarlas y cumplir la planificación.
– En el cuadrante 3 aparecen las tareas generadas normalmente por las interrupciones. Lo ideal sería poder delegarlas.
– En ocasiones evitamos realizar tareas importantes y urgentes y procrastinamos, es decir, nos refugiamos en tareas irrelevantes –las del cuadrante 4– por miedo a no estar a la altura, esperando a que las situaciones se resuelvan solas… Ponernos pequeñas recompensas cuando finalizamos una tarea, pequeños plazos, enviarnos mentalmente mensajes positivos y… esconder nuestro móvil son buenas formas de evitar este problema.
…¡Tú puedes, emprendedor!… ¡Disfruta del proceso de crecimiento personal que supone gestionar bien tu tiempo!.
… Continuará…
Si queremos ser emprendedores del Siglo XXI no podemos utilizar técnicas del siglo XX. La matriz de Eisenhower no es efectiva para trabajadores del conocimiento porque introduce elementos de subjetividad a la hora de tomar decisiones sobre el hacer. Ademas de esto no sirve en un entorno donde tienes más tareas que tiempo para hacerlas y por tanto has de elegir dejar cosas sin hacer.
Los trabajadores del siglo XXI en general, y los emprendedores en particular, deberían trabajar en gestionar la atencion que es una manera objetiva de elegir para hacer en vez de las urgencias e importancias que es una forma subjetiva y por tanto engañosa.
Hola Cruz:
Por favor puedes dar unos ejemplos de qué significa «gestionar la atencion que es una manera objetiva de elegir para hacer «, gracias.
Soy nuevo en el tema de esa matriz y quería aplicarla pero me encontré con tu comentario y me gustaría aprender mas sobre lo que indicas.
Gracias.