La gestión del tiempo en las organizaciones (II): Ladrones de tiempo, cómo combatirlos

Continuamos en la tarea de gestionar bien nuestro tiempo como emprendedores.

Un importante factor a tener en cuenta son “los ladrones de tiempo”. ¿Cuáles son y cómo podemos enfrentarnos a ellos?:

ladrones de tiempo

Interrupciones. Alguna recomendación frente a las interrupciones son:

o Concienciarse de que siempre hay interrupciones pero que debemos regresar cuanto antes a nuestra tarea principal.

o Anotar en una lista las tareas derivadas de la interrupción. No comenzarlas inmediatamente.

o Establecer rutinas y comunicarlas (“en determinadas horas no atiendo a llamadas”…).

o Evitar consultar el móvil cuando se está realizando una tarea importante y urgente.

o Si las interrupciones son inevitables trabajar en bloques cortos las tareas importantes.

– La improvisación. Se combate con planificación.

o Elaborando una lista de tareas y señalar las tareas clave.

o Planificando las tareas el día anterior y repasándolas antes de comenzar.

o La finalización de las tareas es lo más importante.

o Evitando la multitarea, que proporciona una falsa sensación de eficiencia.

o Dividiendo para vencer. Si descomponemos una gran tarea en pequeñas porciones tendremos más posibilidades de éxito en la planificación.

– Reuniones “improductivas”. Las reuniones nunca son improductivas o productivas a priori. Si debemos asistir a una reunión éstos serían los principales consejos para sacar el máximo partido de ella:

o Ser proactivo: preguntar, indagar durante la misma.

o Planificar a priori qué voy a aportar en la reunión.

o Tomar notas.

o Atender proactivamente a la persona que está hablando.

o Evitar al máximo improvisar en las presentaciones en el marco de una reunión.

– Internet. La Navegación debe ser una herramienta a nuestro servicio, que nos ayude a realizar de forma más eficaz nuestras tareas. Por tanto, debemos evitar que nos robe tiempo innecesario. Éstas son algunas recomendaciones para ello:

o Ser selectivos con los blogs y noticias a los que estamos inscritos.

o Desactivar notificaciones de mensajes, alertas de eventos o avisadores, así como la mensajería instantánea.

o Evitar la conexión a Redes Sociales durante el trabajo si no aporta efectos favorables a la ejecución de las tareas.

– El correo electrónico. ¿Cómo evitar que la gestión de nuestros emails se convierta en un ladrón de tiempo?.

o Se recomienda no comenzar el día leyendo los correos electrónicos, sino por algo verdaderamente importante y urgente.

o Seleccionar momentos y horas para gestionar el correo electrónico.

o Desactivar notificaciones.

o Intentar que la mayor parte de nuestros emails generen acciones.

o Aprender trucos para localizar mensajes.

o Ser breves y concisos en la redacción de nuestros emails.

o Redactar con esmero el asunto de nuestros emails.

o Las respuestas prediseñadas, cuando determinados tipos se repiten mucho, pueden ser de gran ayuda.

o Instalar filtros de clasificación también puede ser útil.

– El teléfono. Siguiendo los siguientes consejos utilizaremos el teléfono de forma eficaz:

o Una llamada, un propósito.

o Evitar la cháchara. Ser precisos y directos.

o Concentrar las llamadas en bloques.

o Silenciar el móvil personal cuando se están realizando tareas importantes y urgentes.

o Comunicar las rutinas (…”en este tramo horario no estoy disponible”…).

¡Combate los ladrones de tiempo!. Notarás buenos resultados de inmediato…

Fuente: Alberto Pena de EresProductivo.

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2 pensamientos en “La gestión del tiempo en las organizaciones (II): Ladrones de tiempo, cómo combatirlos

  1. Lucía Flores

    Otra forma que yo recomiendo para concentrarnos mejor en cada tarea que hacemos es llevar un registro del tiempo que pasamos en cada cliente o proyecto en tiempo real 🙂 Si te interesa te recomiendo le eches un ojo a esta herramienta para “time tracking” es un concepto muy inovador e interesante: primaERP (www.primaerp.com)
    ¡Saludos!

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