Las ventajas de gestionar adecuadamente los gastos de dietas y kilometraje
Los gastos de dietas y kilometraje de los empleados en movilidad son dos de los conceptos más importantes a los que tiene de hacer frente una empresa. Al tratarse de costes que el trabajador tiene por motivos laborales, la ley entiende que, siempre que se ciñan a una serie de límites y obligaciones, son dietas exentas de IRPF.
Los pagos de dietas y transporte son muy comunes en las empresas que cuentan con empleados en movilidad (comerciales, personal técnico, directivos…) y en función de su frecuencia y número de trabajadores desplazados y destino, pueden a llegar a suponer un gasto considerable para la compañía.
Al tratarse de retribuciones que compensan unos gastos que el trabajador realiza por motivos laborales, la ley declara que no deben tributar, lo que significa que el empleado no tiene que incluirlos en su declaración de IRPF ni la empresa tampoco debe efectuar ningún tipo de retención sobre los mismos. Eso sí, se marcan unos límites: un máximo de entre 53,24 euros y 91,34 euros en comidas por día en función de si el desplazamiento es por España o por el extranjero, 0,19 euros por kilómetro recorrido en vehículos particulares, y obligatoriedad de presentar comprobantes para los casos de gastos de transporte.
Asimismo, como estos pagos pueden llegar a suponer un gasto importante para la empresa, hay que tener en cuenta cuáles son los beneficios que podemos conseguir si los gestionamos de manera adecuada. Independientemente del modelo de gestión de las dietas y el kilometraje (modelo fijo, justificación de cada gasto o sistemas mixtos), si este se ejecuta correctamente podemos conseguir: mejorar la eficacia de la empresa, beneficiarnos de las ventajas financieras y fiscales, integrar sistemas, y aprender de los datos generados. Pero además, todo esto nos favorecerá a nivel global: seremos más competitivos.
Además, otro punto muy importante es que con una gestión adecuada conseguiremos ahorro; por un lado, ahorro de tiempo dedicado a las tareas de elaboración de hojas de gastos y supervisión (trabajos considerados generalmente como pesados) y ahorro directo por detección de fraude. Por eso es muy importante administrar estos gastos de manera eficiente. En la siguiente guía titulada “Todo lo que deberías saber sobre los gastos de dietas y kilometraje” encontrarás todas las claves sobre cómo gestionarlos correctamente.
Una de las mejores formas de optimizar la gestión de dietas y transporte es la utilización de herramientas que automatizan el proceso y aportan mayor visibilidad y control sobre éste.
Una de las principales ventajas de estas aplicaciones es que permiten unificar varios modelos de gestionar gastos en un solo entorno y acabar con el caos que a menudo conlleva la gestión de gastos de viajes de empresa. Además, su efectividad y rentabilidad se multiplica si a la utilización de estos programas se le suman otras acciones, como la definición por parte de la empresa de unos parámetros bien definidos.