Gestión del Tiempo III: Aunecer, la importancia de la planificación de cada día
“El tiempo es oro” o su equivalente “Time is Money” es atribuida a Benjamin Franklin y al escritor inglés Edwar Bulwer-Lytton. En La Rioja (España, Spain) utilizamos un término (es un riojanismo todavía no incluido en el diccionario de la RAE), “aunecer”, que tiene diferentes acepciones, de las cuales una es “hacer con rapidez y facilidad un trabajo, dando mucho rendimiento”; otra de ellas es “cundir, dar de sí”.
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Nos encanta este vocablo popular, a mi modo de ver más atractivo y evocador que su sinónimo “productividad”.
Si deseamos que nos “aunezca” el día, ser “aunecidos”, debemos planificarnos. A continuación tratamos de esclarecer las claves de la planificación de nuestra jornada diaria (fuente: Eureka Start Up e Hipertextual):
- – Día sin reuniones. Es importante fijar un día a la semana en el que no convoquemos ninguna reunión. Planificaremos para dicho día las tareas más costosas en tiempo (las que lleven más de 30 minutos), marcando como fecha de vencimiento para ellas otro día sin reuniones posterior.
Probablemente este “día sin reuniones” se convertirá en el más productivo de la semana y reduciremos nuestro nivel de estrés al ir cerrando tareas urgentes.
- – Observa y conoce a qué hora del día tienes más energía. Todos respondemos a un cronotipo, y distinguimos: “alondra” (personas matutinas, que funcionan mejor por la mañana) y “búhos” (personas nocturnas, cuyas mentes se activan por la noche).
Es importante destinar nuestros momentos más energéticos o creativos –nuestros picos de actividad suelen tener una duración máxima de dos horas– a las tareas que exigen más capacidad intelectual; mientras que los momentos de bajón son más adecuados para tareas automáticas. Sería interesarte etiquetar nuestras tareas en automáticas (responder correos electrónicos, organizar la agenda, ordenar papeles…etc.) y creativas, generar dos listados, para dedicarnos a unas o a otras en función del nivel energético. Una recomendación: debemos evitar fijar reuniones en nuestros momentos álgidos de energía.
Elaborar nuestro mapa de energía, siendo las entradas verticales los días de la semana y las horizontales los intervalos de tiempo cada 15 o 30 minutos, nos ayudará a ser conscientes de nuestros mejores y peores momentos y podremos utilizar esta información a nuestro favor.
- – Prueba la Técnica Pomodoro. Desarrollada por Francesco Cirillo a finales de los 80, consiste en romper un proyecto en tareas más pequeñas y alcanzables, distribuidas a lo largo del día, y sobre todo, separadas de pausas frecuentes. Los bloques indivisibles o “pomodoros” serían de 25 minutos, y los descansos entre 5 minutos y 30.
Esta técnica se basa en la idea de que las pausas frecuentes evitan la fatiga mental y logran mayor agilidad. Otro de sus objetivos esenciales es evitar las interrupciones.
- – Deja tiempo para organizar tu día. Los primeros 30 minutos de la mañana pueden ser óptimos para responder emails y organizarte priorizando entre lo urgente y lo importante.
Tener limpio el escritorio es el mejor punto de partida para un día productivo.
¡Aunece, que no es poco!…