Cinco errores de contabilidad que puedes solucionar fácilmente

Es común que por falta de organización se cometan algunos errores contables en las empresas, que a corto o largo plazo, traen consecuencias negativas. Para evitar esta situación os traemos un excelente artículo donde conoceréis como resolver estos problemas fácilmente.

5 Errores de Contabilidad

(Foto: Yoshio Casas)

Aunque es un hecho que la mejor opción es contratar los servicios de un contable o un asesor, en ocasiones no tenemos otra opción que involucrarnos directamente en la labor contable de nuestra empresa y en caso de que estés a cargo de esta área te digo los errores que debes evitar o corregir.

1.- No contemplar los gastos “pequeños”

Es muy común que en la práctica se cometa el mal hábito de olvidar gastos considerados como pequeños o irrelevantes, y por lo mismo, no los registres e incluso perdemos los comprobantes de los mismos.

A la larga estos gastos pueden representar grandes pérdidas para su negocio, ya que si no sabes cuánto estas gastando y facturando realmente no podrás deducirlo, y por consiguiente pagarás más impuestos.

Esos gastos no registrados pueden irse acumulando hasta el final del mes, lo cual los hace difícil de justificar.

Solución

Desarrollar una tabulación para llevar un control de todos los gastos y clasifícalos por tipo,  esto ayudará a analizar que gastos se pueden reducir.

Es importante tener medidas de control, de lo contrario tendrás fallas en la operación de tu organización. Hay que tener control de gastos como:

  • Control de ventas.
  • Control de inventarios.
  • Control de producción.

Jamás podremos evaluar las pérdidas y ganancias de nuestro negocio a menos de que se hayan registrado y actualizado apropiadamente todos los ingresos y los gastos. No lo olvides, hay que hacer un balance general de nuestras cuentas sin falta cada mes.

Una herramienta gratuita que te puede ayudar en esta tarea es Expensify.

Es una aplicación de control de gastos que permite importar cualquier transacción bancaria o de tarjeta de crédito. Captura kilometraje y otros gastos facturables, y es capaz de escanear recibos e incorporarlos automáticamente a la plataforma.

Funciona con iPhone / iPad, Android, Web OS / y teléfonos BlackBerry.

2.- “Prestar” dinero a la empresa

Como dueño de la empresa, seguramente en más de una ocasión habrás pagado de tus fondos personales ciertas cuentas o gastos, dejando “pendiente” el reembolso.

En un inicio esto no puede parecer grave, pero a largo plazo se pueden acumular  grandes sumas que equivalen a una pérdida de dinero para ti y perder la posibilidad de deducir gastos.

La solución  

Lo mejor es establecer una política que te obligue a solicitar un comprobante y establecer una fecha límite para efectuar el reembolso. De esta manera saldrán beneficiados la empresa y el alma caritativa que  “presta el dinero”.

3.- Mal manejo de la “Caja”

Como ya lo mencionamos anteriormente, si no se registran los gastos y no se cuenta con comprobantes, lo más seguro es que no sabrás en que se está gastando y al mismo tiempo no podrás hacer deducciones de impuestos.

Una falta de control de caja chica hace más vulnerable la empresa a robos y mal manejo del dinero. Debemos crear registros simples, que incluyan el concepto, la cantidad, la fecha y el comprobante para que la persona encargada pueda llevar una buena gestión de los recursos.

El mal manejo de la caja chica muchas veces permite robos.

Solución

Si tu negocio maneja un fondo de caja chica, debes de hacer un formato donde registres cada uno de los gastos, las fechas, el concepto y alguna otra observación.

 Llevar este registro te permitirá saber para qué es usado el dinero y cuanto queda al final de cada día, esta acción te protegerá de perder dinero en deducciones de impuestos, además de ya los mencionados posibles robos.

4.- Olvidarse de crear copias de seguridad

Actualmente las tecnologías soportan y facilitan mucho el trabajo de las organizaciones, sin embargo no se está exento de sufrir problemas que afecten los sistemas con los que contamos, provocando pérdidas de información.

En estos días podemos ganar tiempo realizando pagos, compras y depósitos de manera virtual, pero esto hace que muchos olviden imprimir el comprobante y guardarlo.

Solución

Es recomendable respaldar continuamente la información guardada en nuestros equipos, no olvidemos que la información que genera nuestra empresa vale oro y es la que nos permitirá cumplir con las disposiciones legales, así como tomar mejores decisiones de negocio.

Algo muy importante es tener al día los manuales de operación (por aquello de que se vaya un empleado llevándose consigo el capital intelectual) y toda la documentación de la empresa en regla.

5.- Subestimar el uso de la tecnología

Vivimos en una época en la que las herramientas digitales han venido a facilitar la vida de todos, incluyendo a las empresas.

 Dicho lo anterior, resulta increíble que existan empresarios que aún ven la tecnología como enemigo y se nieguen a utilizar sistemas o herramientas que les ayuden a optimizar sus procesos y mejorar la productividad de su empresa.

Solución

Existen plataforma digitales que te ayudaran a optimizar los procesos contables de tu empresa, desde aplicación gratuitas como Visoor hasta proveedores de facturación electrónica.

En el caso de los proveedores de facturación electrónica, tendrás la ventaja de almacenar de forma electrónica los comprobantes fiscales digitales de tu empresa y la facilidad de consultarlos en cualquier momento.

 Además podrás personalización los comprobantes fiscales digitales en PDF, envíalos por e-mail de forma inmediata y enviar el archivo XML para validar la autenticidad del comprobante fiscal digital en cualquier momento

 Mientras que para usar Vissor solo registrarte e ingresar algo de información de tu empresa, podrás importar todos tus archivos XML y ésta aplicación los acomodará por ti y te mostrará en un Dashboard todos los pormenores de tu contabilidad.

Utilizar este tipo de herramientas te ayudará a Identificar las fallas en tu contabilidad rápidamente, te permitirá optimizar tu tiempo y hacer tu trabajo más productivo, para que tu empresa se vuelva más competitiva.

Seguramente evitar estos errores te permitirá optimizar tú tiempo, hará tu trabajo más productivo y tu empresa se volverá más competitiva.

¿Conoces otros errores que pueden afectar la contabilidad de una empresa?

 Autor: Yoshio Casas

 

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4 pensamientos en “Cinco errores de contabilidad que puedes solucionar fácilmente

  1. Paco

    Un artículo genial! Hace un par de meses decidí darme de alta como autónomo y gestionar mi propio negocio y la verdad es que ahora me paso más tiempo haciendo tareas de contabilidad y gestión que de la propia actividad en la que se centra el negocio… Los consejos que has dado en el artículo me van a venir de perlas!

    GRACIAS y un saludo.

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  2. Carlos

    Muchas gracias por la información, a mi los pequeños gastos casi me quiebran, y sufrí con un cierre por no tener soportes. En consecuencia, decidí implementar en la compañía un libro de excel que me deja llevar los registros diarios para hacer los balances y estados pertinentes en cada periodo, más allá de eso lo pude adaptar a mi negocio con facilidad y me permite llevar el presupuesto monitoreado. Se los comparto: https://www.excel-accounting-budget-analysis.com

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