Qué es y para qué sirve una factura proforma

Cuando empieces la aventura de montar tu propia empresa, te enfrentaras a un amplio abanico de términos que probablemente antes no estaban en tu vocabulario habitual.

factura proforma

Foto: Freepik

Desde el momento que empieces tu actividad, deberás diferenciar entre las factura de ventas que emitas y las facturas de gastos o compras que recibas. En las facturas de venta, son las facturas emitidas, en las que repercutirás el IVA de tu producto o servicio a vender, mientras que las facturas que recibas, soportaras el IVA de las compras o servicios que contrates. A efectos prácticos, en las facturas emitidas es donde aparece el IVA que más tarde pagarás; y en las recibidas, el IVA que podrás desgravar en tu declaraciones de IVA.

Además de estas facturas, existe una especie muy particular de factura, que no tiene ninguna validez fiscal ni contable. Hablamos de las facturas proformas, que suele ser común el de identificarla como una factura ordinaria, sin embargo una factura proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial que se emite con la finalidad de que el comprador disponga de la información sobre los bienes o servicios que se desean comprar o comparar con otras ofertas.

Cuándo debemos usar una factura proforma

La factura proforma es un documento que emite el proveedor con la finalidad de que el comprador disponga de toda la información necesaria sobre los elementos que componen la transacción. Su emisión suele coincidir con momentos previos a la puesta en marcha de nuestra empresa, aunque no supone ningún compromiso de realizar dicha operación, ni  obligación de pago, puesto que debe existir una aceptación expresa por parte del que la recibe para que se formalice la aceptación de la compra con una factura comercial.

Uno de los usos que tiene la factura proforma es cuando vamos a realizar la solicitud de un préstamo bancario. Tendremos que justificar a la entidad financiera en que vamos a destinar ese préstamo, y la forma de documentar esas operaciones, es a través de las facturas proforma, que nos permite documentar los bienes y servicios que vamos a financiar con el préstamo bancario, independientemente de luego lo realicemos con ese proveedor u otro. También utilizaremos las facturas proforma, en la solicitud de capitalización de la prestación por desempleo, puesto que dicha solicitud requiere la justificación de la inversión que se va a realizar, por lo tanto los futuros empresarios que solicitan la capitalización para realizar las inversiones de su nueva puesta se usa para justificar el envío de mercancía sin ningún valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación, etc.

Cómo hacer una factura proforma

Los más destacado en cuanto a las características que debe tener es que en la misma debe aparecer explícitamente que es una “factura proforma”. Por el resto, debe llevar casi los mismos requisitos que en una factura ordinaria. Deberá aparecer tu información y los datos de tu empresa, junto a los datos fiscales completos del cliente al que va dirigido.

El resto de los datos serán los que quieras dar a conocer a tu cliente. Por ejemplo, la descripción de la mercancía, cantidad y precio, formas de pagos, impuestos, etc. Recuerda que una factura proforma en ningún caso es una factura ordinaria, por lo que ha de pertenecer a otra serie numérica o, simplemente, no ir numerada para que no haya ningún equívoco al respecto.

¿Se pueden contabilizar las facturas proforma?

Una factura proforma no se puede contabilizar, ya que, como se ha dicho, no es una factura real sino un “espejo” de ésta. De ahí  la importancia de destacar en un lugar bien visible que es una factura proforma para que no de lugar a confusión.

Además, al no tener una validez contable ni fiscal, para la Agencia Tributaria una factura proforma es, por decirlo de alguna forma, humo. Es importante saber esto, pues la Agencia Tributaria nunca te aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido en caso de requerimiento o inspección.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

En términos generales, se podría decir que se usa una proforma cuando llevas una relación más avanzada con el cliente para darle información mucho más clara y detallada de la futura operación. Además, el presupuesto no tiene ni por qué tener aspecto de factura. Seguramente más de una vez hayáis recibido un presupuesto en el que ni siquiera se envía un documento, sino que indican la cuantía en el cuerpo del correo. Para que nos entendamos, el presupuesto queda menos formal que una factura proforma.

No obstante, también depende mucho del sector en el que nos encontremos. Por ejemplo, la factura proforma sirve para operaciones de crédito o financiación ya que las entidades solicitan este comprobante para que quede justificada la solicitud de dinero. Sin embargo, en muchas ocasiones en el sector servicio suelen hacer un presupuesto debido a la dificultad de prever el coste final o si lo que se quiere que el cliente estudie la oferta y se coloquen productos opcionales.

Alberto Llamazares Galván (Izco y Galván Asesores)

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Un pensamiento en “Qué es y para qué sirve una factura proforma

  1. Sergio Lozano

    Hola,

    Primero quería felicitaros por el artículo. La verdad es que me ha parecido muy completo y específico, sobre todo en cuanto a los usos de la factura proforma. Me gustaría añadir que la proforma también es muy utilizada para acompañar el envío de muestras de un producto de un proveedor. Otro uso muy común, es en el comercio internacional, cuando se envía un producto y se quiere declarar el valor de las mercancías en la aduana.

    Recientemente escribí un artículo sobre el uso de la factura proforma, qué elementos debe incluir y por qué no cuenta con un número de factura. Quizás pueda servir para aquellos interesados. Se puede encontrar en la web de Debitoor, el programa de facturación: https://debitoor.es/guia-pequenas-empresas/facturacion/como-hacer-factura-proforma

    Espero que esta este extra de información sea de interés para aquellos quieran saber más sobre las factura proformas 🙂

    Un saludo,
    Sergio

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