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Érase una vez… un emprendedor

caperucita

(Foto: Pixabay)

Los cuentos clásicos pueden resultar aleccionadores en materia de emprendimiento. Analicemos algunos ejemplos inspiradores:

LOS TRES CERDITOS: …”SOPLARÉ Y SOPLARÉ… Y TU CASA DERRIBARÉ”…

El cuento de “Los tres cerditos” nos muestra los peligros de no asentar los inicios de nuestro negocio sobre una base sólida. La casa de paja del primer cerdito es un claro ejemplo de proyecto en el que el ahorro de costes se antepone a la necesaria inversión en calidad y a la dedicación y esfuerzo: con o sin soplidos del Lobo Feroz está condenado al fracaso. La segunda casa de palitos de madera es el reflejo de un emprendedor que cumple ciertos estándares aceptables iniciales pero que no está preparado para ir más allá: cuando nos empeñamos en nuestro negocio en hacerlo todo nosotros mismos, huyendo de la contratación de expertos en determinadas áreas, por ejemplo, nos encontramos en esta tesitura. Finalmente, el tercer cerdito comprende la importancia, no tanto del coste como del valor, y genera, invirtiendo en calidad y en esfuerzo, un proyecto sólido en el que tienen cabida otros emprendedores que no han tenido éxito pero que han aprendido su lección.

RUMPELSTILTSKIN: “¿QUÉ ME DARÁS A CAMBIO?… ¡OH, LO QUE SEA, LO QUE SEA!”… “NO ME RINDO… TE LLAMAS: ¡RUMPELSTILTSKIN!”…

Rumpelstiltskin, cuento de origen alemán que en su versión española se titula “El enano saltarín”, nos ilustra sobre las siguientes cuestiones: la importancia de comprometernos en contratos que podamos cumplir -el molinero, en su afán de impresionar al rey afirma que su hija puede transformar la paja en hilos de oro, y, posteriormente, su hija promete entregar a su primogénito a cambio de ayuda al enano saltarín-; y el valor de la perseverancia, de no rendirnos aunque todo parezca imposible y perdido –la hija del molinero, ya princesa, no ceja en su empeño de averiguar el nombre del enano retador, investiga y lo consigue-.

CAPERUCITA ROJA: …”VÉ A LLEVAR A TU ABUELITA ESTA CESTA CON ESTA TORTA Y ESTE BOTE DE MANTECA”…

La historia de Caperucita Roja refleja la necesidad de centrarnos en nuestro objetivo y en no permitir distracciones e intrusiones que nos desvíen o atrasen en nuestros desempeños. También nos enseña que debemos cuestionar las recomendaciones de fuentes no demasiado fiables.

LOS ELFOS Y EL ZAPATERO: …”EL ZAPATERO Y SU MUJER SE SINTIERON COMPLACIDOS AL VER A LOS DUENDES FELICES”.

En este cuento de los Hermanos Grimm aprendemos que si el trabajo de nuestros trabajadores y colaboradores es uno de nuestros principales valores debemos estar y mostrarnos agradecidos, aunque incluso nuestra empresa sea una plataforma para su crecimiento profesional y algún día nos dejen. Si nos rodeamos de los mejores y los mantenemos contentos nuestra empresa tendrá su supervivencia asegurada.

…” Y en cada empresa, en cada proyecto, los emprendedores construyen su propia historia, y otros forman parte de ella, y… COLORÍN COLORADO, ESTE CUENTO SE HA ACABADO”…

…¡Cuéntanos tu historia en Emprenderioja!…

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Consejos para adquirir un negocio de traspaso

En este artículo vamos a ofreceros algunos consejos que debéis  tener presente en caso de que queráis emprender adquiriendo negocios que ya están en funcionamiento, lo que popularmente se conoce como “traspaso de negocio”.

traspaso-negocio

En primer lugar conviene señalar que la figura de “traspaso de negocio”, como tal, no está regulada en ninguna normativa. Bajo esta definición podemos encontrarnos varios casos, entre los que destacan tres posibilidades:

  1. Traspaso como cesión del local de negocio.– La Ley de Arrendamientos Urbanos en su Art. 32  regula la cesión del contrato de arrendamiento. Simplemente es ocupar la posición jurídica del arrendatario frente al arrendador.
  2. Traspaso con venta de un patrimonio empresarial.- Se compra una serie de activos de la empresa en funcionamiento, tanto materiales (maquinaria, mobiliario, instalaciones, …) como inmateriales (fondo de comercio, clientela, …). Quizás el traspaso más común sea una mezcla de la primera y ésta, es decir,  comprende tanto la cesión del contrato de alquiler como la compra del patrimonio empresarial (activos del negocio,  fondo de comercio, …).
  3. Traspaso como venta de empresa.- aquí se produce la transmisión jurídica de la empresa, adquiriendo las participaciones de la misma. Se da en entidades mercantiles (S.A., S.L., …) y obviamente contiene las dos anteriores, tanto la cesión del local de negocio como la adquisición del patrimonio empresarial. Es la menos traumática en cuanto a burocracia porque no exige apenas cambios, pero es la más peligrosa porque asumimos el estado de la empresa al producirse una subrogación total.

Una vez explicados los diferentes tipos de traspasos que nos podemos encontrar, vamos a dar una serie de pautas a tener en cuenta antes de firmar un traspaso:

  • Comprobar que el negocio cuenta con la licencia adecuada y asegurarnos si debemos realizar algún tipo de obra para adecuarnos a las ordenanzas municipales en vigor, por ejemplo obras de accesibilidad, ruidos, etc. Para ello conviene que el emprendedor se acerque a los servicios de Urbanismo del Ayuntamiento correspondiente. Es importe conocer los costes de ese posible cambio de titular.
  • Asegurar que no existen deudas pendientes, por ejemplo con el  Ayuntamiento, pagos adeudados a proveedores, o  nóminas impagadas de trabajadores. No siempre el nuevo empresario se subroga en todas las deudas del negocio anterior, dependerá del tipo de “traspaso” que finalmente se realice. Es especialmente importante en el caso de compra de la empresa explicado anteriormente.
  • Analizar el contrato de alquiler en vigor. La Ley de Arrendamientos Urbanos  ofrece al arrendador el derecho a elevar el precio de la renta del 20% en el caso de cesión de contrato de alquiler. También es importante conocer los años restantes de contrato de alquiler. Se recomienda negociar con el propietario un nuevo contrato de alquiler y así disponer de nuevas condiciones.
  • Analizar la viabilidad económica del negocio. La cuenta de pérdidas y ganancias  nos arrojará información sobre las ganancias anuales, así como los gastos del negocio. Es importe solicitar también modelos fiscales para comprobar que los resultados dados son los oficiales (IRPF, IS, IVA, …). En cualquier caso es conveniente que, al margen de los datos que os faciliten y que os darán información interesante de la evolución económica del negocio, realicéis vuestro propio plan de negocio, en el que cuantifiquéis la inversión que vais a tener que hacer frente, así como la tesorería  que debéis dotar al  negocio.
  • También se aconseja realizar un personal estudio de mercado para ver el funcionamiento real del negocio, si tiene buena imagen, si tiene clientela, competencia, política de precios, …
  • Examinar los bienes que figuran en el inventario (mobiliario, maquinaria, existencias…). Muchas veces se venden los bienes a un precio de compra sin tener en cuenta la amortización y deterioro que han tenido los mismos.

Con todas esas recomendaciones podemos hacernos una idea de cuál sería la cantidad adecuada a pagar en un traspaso. Nunca debemos pagar más de lo estimado en nuestro estudio, porque entonces la viabilidad del negocio quedaría gravemente afectada.

Una buena gestión de un traspaso de negocio puede resultar una buena oportunidad de emprendimiento, ya que se adquiere un negocio que ya está acondicionado y reformado, con una clientela hecha, una ubicación…, un buen indicador también es que el empresario que traspasa el negocio se ofrezca a tutelar al emprendedor en la  gestión del mismo, durante un plazo de tiempo, así como para procurar una transición del mismo que no sea “traumática” para la clientela.

Si estáis pensando en emprender y habéis visto alguna oportunidad de traspaso de negocio, no dudes en ponerte en contacto con nuestro servicio de emprendedores, desde el que te facilitaremos toda la información y asesoramiento necesario.

Servicio de creación de empresas FER

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4 Errores que te impiden conseguir resultados con una campaña de buzoneo

Tus jornadas son largas, cansadas y agotadoras… Lo último que te apetece al final del día es hacer otro esfuerzo más.

buzuneo

Te pasas todo el tiempo contestando llamadas, atendiendo a clientes y peleando con proveedores. Sin embargo, atraer clientes hasta el negocio debería ser lo más importante cada día. Ellos son los que mantienen tu empresa, los que te ayudan a prosperar. Deberías mimarlos como el mejor de tus amigos y no descuidarlos, pero a veces estás tan centrado en apagar los fuegos de la empresa que olvidas lo realmente importante.

Dar a conocer tus ofertas a tus clientes, captar un nuevo público, acercar tu empresa a la gente o que tu imagen sea reconocida por toda la ciudad son sólo algunos de los beneficios que consigues cuando realizas una campaña publicitaria.

Pero antes de realizar cualquier campaña de buzoneo o cartelería, deberás de tener en cuenta los siguientes consejos para no cometer ningún error:

1. Para cualquier campaña publicitaria debes tener muy claro quién es el público al que te quieres dirigir, es muy importante saber dónde se encuentra tu cliente potencial, de esa forma podrás dirigir la campaña de forma precisa. Si no sabes dónde está tu cliente, estarías disparando sin apuntar y malgastando los recursos.

2. El buzoneo no puede verse como una acción puntual, se debe realizar de forma repetitiva en el tiempo. Las personas recordamos cierta publicidad porque nos emocionan o por repetición.

3. No hay que poner límites a la imaginación. El diseño del flyer o cartel es fundamental para que una campaña tenga éxito, el folleto debe ser llamativo tanto en diseño como en oferta. ¡Tienes pocos segundos para atraer la atención del público!

4. Es conveniente incluir algún tipo de cupón en el flyer con un doble objetivo: primero, para conseguir atraer al público hasta el negocio, y segundo, para conocer realmente el alcance que está teniendo la campaña publicitaria.

Puede que tu negocio tenga picos y baches de ventas, la publicidad te puede ayudar a exprimir los picos y hacer que el bache de ventas se convierta en algo del pasado. Imagina que en marzo tienes pocas ventas en el negocio, podrías realizar una campaña en esas fechas, así aumentarías las ventas y darías salida al stock. Marzo se podría convertir en uno de vuestros meses preferidos gracias a una campaña publicitaria. En este mundo tan competitivo, tienes dos opciones: quedarte parado viendo lo que pasa a tu alrededor o innovar con nuevas estrategias para potenciar el negocio.

Haz que toda la ciudad conozca tus productos y servicios. Ha llegado la hora de dar el salto.  ¿Cómo crees que afectaría a tu negocio una campaña publicitaria por toda la ciudad?

Autor: Miguel de la Fuente, empresa: Abiding Pack, web: www.abidingpack.com

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Talleres de Marketing Digital y Plan de Empresa para emprendedores en Haro

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Hoy volvemos de nuevo a la localidad de Haro donde cada vez hay más proyectos emprendedores que requieren formación sobre cómo dar a conocer su negocio. Por este motivo, desde el Ayuntamiento de Haro como Municipio Emprenderioja, han puesto en marcha los siguientes talleres:

14 de Noviembre de 2016 ”Gestión de marketing online, usando Facebook (nivel avanzado)”. 

Impartido por Marta Naudín de la empresa DoYourNet

 Un taller dirigido a aquellos interesados en mejorar su perfil de empresa en Facebook.

Totalmente práctico y profundizando en temas cómo:

  • El algoritmo de Facebook, qué podemos hacer para favorecer la visibilidad de nuestras publicaciones y generar interacciones.
  • Promociones en Facebook: condiciones de la política de Facebook, herramientas, mecánicas, recomendaciones,…
  • Publicidad en Facebook: Cómo hacer una campaña de anuncios, trucos para sacarles más partido, segmentación, diseño de los anuncios, presupuesto,..

 21 de Noviembre de 2016 “Aspectos a tener en cuenta a la hora de elaborar un Plan de Empresa y La experiencia de un emprendedor de aquí de Haro”.

Ponente, Rocío Bazán del Departamento de creación de empresas y atención a emprendedores de la FER.

28 de Noviembre de 2016, ”Marketing online para pymes con poco presupuesto”  

Impartido por Beatriz Martínez de la empresa Trescookies.

¿Eres una PYME?, ¿un autónomo? ¿un negocio local ¿Ya tienes tu página web y no tienes los resultados esperados?

Sin grandes presupuestos y objetivos claros, tu empresa o negocio puede desarrollar una estrategia online eficiente que te ayude a posicionarte, generar o incrementar visitas a tu site y captar más clientes potenciales que te permitan aumentar tus ventas.

Para más información e inscripciones contactar con la Agente de Promoción y Empleo (Olga Blanco) del Ayuntamiento en el tlf. 941- 599733 o en el correo industria@haro.org

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Consejos prácticos para gestionar tu flujo de caja cash flow

¿Sabías que un mal control del flujo de caja, es la principal causa de que las empresas dejen de existir? Por lo tanto el llevar al día el pago de tus proveedores, pagar las cuotas de los préstamos y las nóminas de tus empleados, debe ser uno de los objetivos principales de los gestores de las empresas, ya que los retrasos en los pagos afectan en la imagen y la credibilidad de la empresa negativamente.

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Podemos definir el flujo de caja o “cash flow“, como los recursos generados por la empresa, es decir los cobros de un periodo menos los pagos realizados en el mismo. La diferencia entre los ingresos y los pagos es el flujo neto caja, el cual constituye un importante indicador de la liquidez de la empresa, ya que si éste es negativo no sería sostenible durante mucho tiempo nuestra empresa.

Alguno de los ejemplos que pueden ocurrir son: si tienes un bar y tus empleados invitan a sus amigos, o si tienes un almacén en el que las existencias desaparecen y nunca se sabe el motivo, o desde administración no se factura lo que se vende, o no se reclaman los cobros pendientes, entonces te encuentras ante algunos graves problemas que pueden hacer fracasar tu negocio, ya que no estás controlando tu flujo de caja. Es importante destacar que el flujo de caja se basa en la liquidez y no en la rentabilidad, ya que no es lo mismo vender que cobrar; y si vendemos mucho pero no cobramos, podemos tener mucho beneficio, pero la empresa puede entrar en concurso de acreedores por incapacidad para afrontar sus pagos.

Te damos algunos consejos que te pueden ayudar a gestionar el flujo de caja:

1. Realiza previsiones realistas que contemplen todos los costes y sus previsiones en un periodo de tiempo.

2. Control exhaustivo de los cobros, que empieza desde el mismo momento de la emisión de la factura. Es conveniente tener definido un protocolo de actuación en caso de que se produzcan retrasos en los pagos de los clientes y cuanto antes se inicie el protocolo más posibilidades tendremos de cobrar la deuda.

3. Hacer control de las existencias es algo fundamental, aunque en ocasiones se pospone hasta el recuento anual. Un exceso de compras supone la inmovilización de tesorería en el almacén, mientras que una rotura de stock hace que podamos perder oportunidades de materializar ventas.

4. Llevarse bien con tus prestamistas, tanto acreedores como banqueros, ya que facilitará la obtención de crédito cuando sea necesario.

5. Asegúrate de tener una línea de crédito con tu banco. Es necesario tenerla negociada antes de que sea necesario.

6. Revisa siempre al detalle todos tus gastos, en lo relativo a su necesidad y formas de pago. 7. Anticípate a los problemas, vigilando la evolución del mercado y también las cuentas de tus clientes.

Alberto Llamazares Galván IG ASESORES

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Todo lo que necesitas saber acerca del marketing online para tu nueva empresa

¿Acabas de crear una empresa y todavía no has dedicado recursos a marketing online? Este es un error muy común en las nuevas empresas, el marketing online es un tema que sigue siendo desconocido para muchas personas y es difícil cuantificar un retorno de la inversión destinada, por lo que muchas empresas, ante el miedo de desperdiciar unos recursos valiosos para ellos, deciden no destinar nada a un tema tan importante como es el marketing online.

marketing digital

 A la hora de ejecutar un buen marketing online, son muchos los elementos que debemos tener en cuenta, pero existen ciertos factores que son totalmente esenciales para una correcta estrategia. Tenemos que conocer los pilares fundamentales de esta rama del marketing y como tratar cada uno de ellos para maximizar el efecto de la inversión que realicemos para los mismos.

Los grandes pilares del marketing online son los siguientes, la página web, el posicionamiento en buscadores, el blog, el mail marketing y el social media. Cuando realices una inversión y dediques unos recursos en alguno de estas herramientas, deberás tener en cuenta una serie de aspectos para lograr ser eficientes.

 La web: Tu web es la puerta de presentación de tu empresa, aquello que todos los usuarios visitarán si están interesados en sector, los clientes potenciales que busquen información sobre tu producto o servicio, acabarán en tu web y por ello esta tiene que ser lo suficientemente atractiva como para que no la abandonen a los dos segundos. Hay que saber orientar tu web a tu público objetivo y saber transmitir correctamente el por qué deberían elegirte a ti en lugar que a cualquiera de las otras empresas que ofrezcan lo mismo que tu.

Una de las ventajas de una web es la posibilidad de vender tus productos o solicitar tus servicios sin la necesidad de una tienda física. Grandes multinacionales como Amazon se basan únicamente en vender a través de su tienda online.

 Posicionamiento online: El posicionamiento en buscadores es una parte esencial del marketing online. Situarse entre las primeras posiciones de los buscadores traerá un enorme tráfico a tu web. Mejorar este aspecto se logra creando un contenido de calidad en tu web, que sea compartido por otras páginas y que llegue cada vez a más personas. Tener un blog corporativo actualizado y contar las novedades o las noticias de tu empresa de cuando en cuando es una buena manera de lograrlo.

 El blog corporativo: El blog corporativo, como acabamos de comentar, te ayudará a mejorar en tu SEO siempre y cuando el contenido que compartas en el sea de calidad y guste a tus lectores. Además, posicionar ciertos artículos sobre lo que haces o sobre tu oferta con palabras clave con cierto tráfico de tu sector, traerá a tu empresa otra cantidad de tráfico considerable. Además con el blog corporativo tendrás siempre informados a tus clientes y a los que lo serán dentro de poco de tus novedades, descuentos, ofertas…

 Social media: La presencia en las redes sociales es importante para crear una “legión” de seguidores fieles a tu marca que compartan e interactúen con tu empresa. El objetivo primordial de los perfiles sociales no es vender, si no lograr que tus seguidores se hagan fieles y atraigan a más clientes hacia tu web. Para ello debes conocer perfectamente el perfil de tu público y adaptar tu mensaje a sus características. Por ejemplo, si tienes un perfil de clientes jóvenes podrás utilizar un lenguaje más coloquial  e informal.

 Mail-Marketing: El mail marketing sirve para fidelizar a esos clientes que han depositado su confianza en tus productos o servicios. Tenerlos informados de todos los cambios en tu oferta, así como de algunos descuentos de los que podrían beneficiarse es una buena manera de tener contento a tus clientes. Pero ojo con el envío masivo de mail, podrás lograr el efecto contrario al deseado si eres demasiado pelma enviando mails.

 Ya conocemos los pilares fundamentales en los que debe basarse nuestra estrategia de marketing online, ahora queremos indicaros ciertos errores muy comunes en las nuevas e inexpertas compañías que hay que intentar evitar.

  •  No realizar los estudios y análisis previos a la implementación de las estrategias: Estudiar a tu público objetivo, saber que cosas le gustan y cuáles no, conocer las ventajas de tu producto o servicio y en que se diferencia del resto, conocer a la competencia y saber que estrategias sigue. Si no realizas todos estos pasos antes de implementar tus estrategias de marketing es más probable que fracasen.
  •  No analizar los resultados de tus acciones: El seguimiento de tus campañas online es esencial para conocer su eficacia, saber donde tienes que destinar más recursos o aquellas que simplemente tienes que desecharlas por ineficaces. Todo esto logrará que tengas mejores resultados.
  • Tener diseños responsive: Proporcionar en todos los dispositivos los mismos contenidos y que se adapten perfectamente a cada uno de ellos es la mejor forma de captar clientes que no utilicen pc y utilicen Internet en otros dispositivos.

 Existen multitud de cosas que se puede aprender acerca del marketing online, de manera que poco a poco iréis aprendiendo y mejorando vuestras acciones, de momento, esperamos que este post os haya servido para tener un poco claro los pasos a seguir a la hora de comenzar en el mundo del marketing online.

Autor: Ana López, Directora del Departamento de Marketing y Comunicación de la empresa https://www.faxvirtual.com/ y  https://www.fonvirtual.com/. Especializada en el comercio digital y en el marketing por Internet, intervengo a menudo en otros blogs y llevo a cabo actividades de consultoría para grandes grupos. 

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Cómo se gestiona la administración de las Sociedad de Responsabilidad Limitada (Parte III)

Llevamos ya tres post acerca de la administración de las sociedades mercantiles, y más en concreto, de las sociedades de responsabilidad limitada.

exito empresa gestion

Normalmente cuando los emprendedores acudís a nuestro servicio, la mayoría de vosotros optáis por una administración única; y esta decisión normalmente la hacéis en base a criterios meramente económicos. Bien porque uno de los socios quiere capitalizar la prestación de desempleo (y le genera dudas no tener el control de la sociedad), o simplemente porque en la actualidad el coste de cotización en la seguridad social de los administradores de una sociedad mercantil es considerablemente superior a la cuota de un autónomo sin ese cargo, además de no existir de momento la posibilidad de aplicar la denominada comúnmente “tarifa plana” (50€ para las nuevas altas en RETA). Aunque bien es cierto, que pueden existir otros motivos como pueden ser la buena fe, el parentesco, la ambición…los que lleven a una persona a aceptar el cargo de administrador.

¿Pero, qué implica ser administrador?

Inicialmente es un cargo que representa un poder casi ilimitado en la empresa, pero que conlleva también unas responsabilidades y unas obligaciones que pueden incluso afectar al patrimonio personal del Administrador y /o también tener algún tipo de consecuencia penal.

La mayoría de las personas creen que la responsabilidad de una sociedad limitada se limita al capital social de la mismas, pero el administrador también puede incurrir en responsabilidad, así lo determina la Ley de Sociedades de Capital, Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio.

Es necesario tener en cuenta, que el Administrador Único es el representante de la Sociedad, y por tanto, actúa en nombre tanto para realizar transferencias, como para efectuar inversiones y/o adquisiciones, así como para cualquier otra decisión importante que adopte la sociedad.

Por lo general, es el responsable de los pagos a Hacienda y a Seguridad Social.

Por eso, la Sociedad responde ante terceros por los actos del administrador, pero éste responde ante los socios y los acreedores. Y sí la sociedad demuestra que el acto por el que se le exigen responsabilidades es por error u omisión del administrador, es decir que no ha actuado diligentemente, es él quién paga.

El administrador, por tanto, debe desempeñar su cargo de forma diligente y defender de forma leal los intereses de la sociedad. Porque ser administrador es un compromiso serio. Y por todo ello, aceptar el cargo no debe ser una decisión que se tome a la ligera, ni guiados única y exclusivamente por la buena fe del resto de componentes del equipo. Los administradores representan a la compañía y gestionan su actividad diaria. Es imprescindible que el administrador sepa claramente cuáles son sus funciones, sus obligaciones, conforme a la Ley, y a los Estatutos de la Sociedad, y si él mismo no tiene claro algún tipo de actuación, la recomendación será que la misma sea acordada mediante un Acuerdo de Socios, elevado a público (al igual que se eleva su nombramiento), aunque esto suponga cierto desembolso económico.

Esperando que esta información haya resultado de vuestro interés, hasta la próxima.

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Claves para deducir IVA de los gastos habituales en tu empresa

Uno de los puntos claves para una correcta gestión del IVA de los gastos de una empresa es saber si se trata de IVA deducible o no. En términos generales, hay una serie de requisitos que deben cumplir los gastos para que sean deducibles. En el siguiente artículo te explicamos las condiciones para que lo sean y los consejos para reportarlos correctamente.

deducir gastos

El IVA deducible es un tema que genera muchas confusiones. Para empezar, hay que tener claro que el IVA soportado es el que la empresa abona al adquirir cualquier bien o servicio, y que puede dividirse en IVA deducible e IVA no deducible. Y para que un IVA soportado sea deducible se deben cumplir estos tres requisitos. Son tres puntos que parecen obvios, pero es importante tenerlos siempre en mente antes de liquidar el IVA:

  1. Ser un gasto relacionado con la actividad económica de la compañía
  2. Estar debidamente justificado
  3. Estar debidamente registrado en la contabilidad de la empresa

En la práctica, muchos gastos acaban siendo no deducibles simplemente por no cumplir algunos de los requisitos formales. Algunos de los motivos suelen ser:

  • Justificantes no válidos por la falta de algún dato básico
  • Justificantes no válidos por presentarse fuera de plazo
  • Facturas no validadas
  • Errores en la contabilidad

¿Y cómo convertir en deducibles estos gastos?

Por suerte, existe una solución para convertir en deducibles estos gastos que, por cuestiones formales, han quedado excluidos. Este proceso de conversión se conoce como proceso de rectificación y consta de 5 fases:

  1. Selección y digitalización de los justificantes: Para empezar debemos seleccionar los justificantes, que para poder ser declarados tendrán que ser emitidos en los últimos cuatro años. Además, tienen que estar en buen estado. Después de su selección, deben ser digitalizados para su posterior tratamiento informático.
  2. Tratamiento de datos: Los justificantes digitalizados se deben agrupar por proveedor y por espacio temporal
  3. Realizar facturas rectificativas: Para que un justificante sea válido, se tiene que agrupar junto con los emitidos por un mismo proveedor en un periodo determinado y convertirlos en facturas. Estas facturas deben contener los datos básicos del proveedor y cliente, la fecha y el tipo de IVA. Se denominan facturas rectificativas porque aportan algún dato básico que carece en el justificante original.
  4. Validación por parte de los proveedores: Para que una factura rectificativa sea efectiva tiene que estar validada (con firma y sello) por el propio proveedor o por una empresa de facturación a terceros
  5. Elaboración de un libro de registro del IVA: El último paso es introducir correctamente todos los justificantes en los sistemas contables de la empresa. Por ello, es necesario elaborar unos libros de IVA para archivar y ordenar toda la documentación

Si quieres saber más acerca de cómo exprimir tus facturas, descárgate gratuitamente esta Guía práctica para la deducción del IVA de los gastos de empresa, realizada por Captio.

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Cinco errores de contabilidad que puedes solucionar fácilmente

Es común que por falta de organización se cometan algunos errores contables en las empresas, que a corto o largo plazo, traen consecuencias negativas. Para evitar esta situación os traemos un excelente artículo donde conoceréis como resolver estos problemas fácilmente.

5 Errores de Contabilidad

(Foto: Yoshio Casas)

Aunque es un hecho que la mejor opción es contratar los servicios de un contable o un asesor, en ocasiones no tenemos otra opción que involucrarnos directamente en la labor contable de nuestra empresa y en caso de que estés a cargo de esta área te digo los errores que debes evitar o corregir.

1.- No contemplar los gastos “pequeños”

Es muy común que en la práctica se cometa el mal hábito de olvidar gastos considerados como pequeños o irrelevantes, y por lo mismo, no los registres e incluso perdemos los comprobantes de los mismos.

A la larga estos gastos pueden representar grandes pérdidas para su negocio, ya que si no sabes cuánto estas gastando y facturando realmente no podrás deducirlo, y por consiguiente pagarás más impuestos.

Esos gastos no registrados pueden irse acumulando hasta el final del mes, lo cual los hace difícil de justificar.

Solución

Desarrollar una tabulación para llevar un control de todos los gastos y clasifícalos por tipo,  esto ayudará a analizar que gastos se pueden reducir.

Es importante tener medidas de control, de lo contrario tendrás fallas en la operación de tu organización. Hay que tener control de gastos como:

  • Control de ventas.
  • Control de inventarios.
  • Control de producción.

Jamás podremos evaluar las pérdidas y ganancias de nuestro negocio a menos de que se hayan registrado y actualizado apropiadamente todos los ingresos y los gastos. No lo olvides, hay que hacer un balance general de nuestras cuentas sin falta cada mes.

Una herramienta gratuita que te puede ayudar en esta tarea es Expensify.

Es una aplicación de control de gastos que permite importar cualquier transacción bancaria o de tarjeta de crédito. Captura kilometraje y otros gastos facturables, y es capaz de escanear recibos e incorporarlos automáticamente a la plataforma.

Funciona con iPhone / iPad, Android, Web OS / y teléfonos BlackBerry.

2.- “Prestar” dinero a la empresa

Como dueño de la empresa, seguramente en más de una ocasión habrás pagado de tus fondos personales ciertas cuentas o gastos, dejando “pendiente” el reembolso.

En un inicio esto no puede parecer grave, pero a largo plazo se pueden acumular  grandes sumas que equivalen a una pérdida de dinero para ti y perder la posibilidad de deducir gastos.

La solución  

Lo mejor es establecer una política que te obligue a solicitar un comprobante y establecer una fecha límite para efectuar el reembolso. De esta manera saldrán beneficiados la empresa y el alma caritativa que  “presta el dinero”.

3.- Mal manejo de la “Caja”

Como ya lo mencionamos anteriormente, si no se registran los gastos y no se cuenta con comprobantes, lo más seguro es que no sabrás en que se está gastando y al mismo tiempo no podrás hacer deducciones de impuestos.

Una falta de control de caja chica hace más vulnerable la empresa a robos y mal manejo del dinero. Debemos crear registros simples, que incluyan el concepto, la cantidad, la fecha y el comprobante para que la persona encargada pueda llevar una buena gestión de los recursos.

El mal manejo de la caja chica muchas veces permite robos.

Solución

Si tu negocio maneja un fondo de caja chica, debes de hacer un formato donde registres cada uno de los gastos, las fechas, el concepto y alguna otra observación.

 Llevar este registro te permitirá saber para qué es usado el dinero y cuanto queda al final de cada día, esta acción te protegerá de perder dinero en deducciones de impuestos, además de ya los mencionados posibles robos.

4.- Olvidarse de crear copias de seguridad

Actualmente las tecnologías soportan y facilitan mucho el trabajo de las organizaciones, sin embargo no se está exento de sufrir problemas que afecten los sistemas con los que contamos, provocando pérdidas de información.

En estos días podemos ganar tiempo realizando pagos, compras y depósitos de manera virtual, pero esto hace que muchos olviden imprimir el comprobante y guardarlo.

Solución

Es recomendable respaldar continuamente la información guardada en nuestros equipos, no olvidemos que la información que genera nuestra empresa vale oro y es la que nos permitirá cumplir con las disposiciones legales, así como tomar mejores decisiones de negocio.

Algo muy importante es tener al día los manuales de operación (por aquello de que se vaya un empleado llevándose consigo el capital intelectual) y toda la documentación de la empresa en regla.

5.- Subestimar el uso de la tecnología

Vivimos en una época en la que las herramientas digitales han venido a facilitar la vida de todos, incluyendo a las empresas.

 Dicho lo anterior, resulta increíble que existan empresarios que aún ven la tecnología como enemigo y se nieguen a utilizar sistemas o herramientas que les ayuden a optimizar sus procesos y mejorar la productividad de su empresa.

Solución

Existen plataforma digitales que te ayudaran a optimizar los procesos contables de tu empresa, desde aplicación gratuitas como Visoor hasta proveedores de facturación electrónica.

En el caso de los proveedores de facturación electrónica, tendrás la ventaja de almacenar de forma electrónica los comprobantes fiscales digitales de tu empresa y la facilidad de consultarlos en cualquier momento.

 Además podrás personalización los comprobantes fiscales digitales en PDF, envíalos por e-mail de forma inmediata y enviar el archivo XML para validar la autenticidad del comprobante fiscal digital en cualquier momento

 Mientras que para usar Vissor solo registrarte e ingresar algo de información de tu empresa, podrás importar todos tus archivos XML y ésta aplicación los acomodará por ti y te mostrará en un Dashboard todos los pormenores de tu contabilidad.

Utilizar este tipo de herramientas te ayudará a Identificar las fallas en tu contabilidad rápidamente, te permitirá optimizar tu tiempo y hacer tu trabajo más productivo, para que tu empresa se vuelva más competitiva.

Seguramente evitar estos errores te permitirá optimizar tú tiempo, hará tu trabajo más productivo y tu empresa se volverá más competitiva.

¿Conoces otros errores que pueden afectar la contabilidad de una empresa?

 Autor: Yoshio Casas

 

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Gestión del Tiempo III: Aunecer, la importancia de la planificación de cada día

“El tiempo es oro” o su equivalente “Time is Money” es atribuida a Benjamin Franklin y al escritor inglés Edwar Bulwer-Lytton. En La Rioja (España, Spain) utilizamos un término (es un riojanismo todavía no incluido en el diccionario de la RAE), aunecer, que tiene diferentes acepciones, de las cuales una es “hacer con rapidez y facilidad un trabajo, dando mucho rendimiento”; otra de ellas es “cundir, dar de sí”.

estres y gestion del tiempo

Foto: Pixabay

Nos encanta este vocablo popular, a mi modo de ver más atractivo y evocador que su sinónimo “productividad”.

Si deseamos que nos “aunezca” el día, ser “aunecidos”, debemos planificarnos. A continuación tratamos de esclarecer las claves de la planificación de nuestra jornada diaria (fuente: Eureka Start Up e Hipertextual):

  • –       Día sin reuniones. Es importante fijar un día a la semana en el que no convoquemos ninguna reunión. Planificaremos para dicho día las tareas más costosas en tiempo (las que lleven más de 30 minutos), marcando como fecha de vencimiento para ellas otro día sin reuniones posterior.

Probablemente este “día sin reuniones” se convertirá en el más productivo de la semana y reduciremos nuestro nivel de estrés al ir cerrando tareas urgentes.

  • –       Observa y conoce a qué hora del día tienes más energía. Todos respondemos a un cronotipo, y distinguimos: “alondra” (personas matutinas, que funcionan mejor por la mañana) y “búhos” (personas nocturnas, cuyas mentes se activan por la noche).

Es importante destinar nuestros momentos más energéticos o creativos –nuestros picos de actividad suelen tener una duración máxima de dos horas– a las tareas que exigen más capacidad intelectual; mientras que los momentos de bajón son más adecuados para tareas automáticas. Sería interesarte etiquetar nuestras tareas en automáticas (responder correos electrónicos, organizar la agenda, ordenar papeles…etc.) y creativas, generar dos listados, para dedicarnos a unas o a otras en función del nivel energético. Una recomendación: debemos evitar fijar reuniones en nuestros momentos álgidos de energía.

 Elaborar nuestro mapa de energía, siendo las entradas verticales los días de la semana y las horizontales los intervalos de tiempo cada 15 o 30 minutos, nos ayudará a ser conscientes de nuestros mejores y peores momentos y podremos utilizar esta información a nuestro favor.

  • –       Prueba la Técnica Pomodoro. Desarrollada por Francesco Cirillo a finales de los 80, consiste en romper un proyecto en tareas más pequeñas y alcanzables, distribuidas a lo largo del día, y sobre todo, separadas de pausas frecuentes. Los bloques indivisibles o “pomodoros” serían de 25 minutos, y los descansos entre 5 minutos y 30.

Esta técnica se basa en la idea de que las pausas frecuentes evitan la fatiga mental y logran mayor agilidad. Otro de sus objetivos esenciales es evitar las interrupciones.

  • –       Deja tiempo para organizar tu día. Los primeros 30 minutos de la mañana pueden ser óptimos para responder emails y organizarte priorizando entre lo urgente y lo importante.

Tener limpio el escritorio es el mejor punto de partida para un día productivo.

 ¡Aunece, que no es poco!…

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