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Claves para deducir IVA de los gastos habituales en tu empresa

Uno de los puntos claves para una correcta gestión del IVA de los gastos de una empresa es saber si se trata de IVA deducible o no. En términos generales, hay una serie de requisitos que deben cumplir los gastos para que sean deducibles. En el siguiente artículo te explicamos las condiciones para que lo sean y los consejos para reportarlos correctamente.

deducir gastos

El IVA deducible es un tema que genera muchas confusiones. Para empezar, hay que tener claro que el IVA soportado es el que la empresa abona al adquirir cualquier bien o servicio, y que puede dividirse en IVA deducible e IVA no deducible. Y para que un IVA soportado sea deducible se deben cumplir estos tres requisitos. Son tres puntos que parecen obvios, pero es importante tenerlos siempre en mente antes de liquidar el IVA:

  1. Ser un gasto relacionado con la actividad económica de la compañía
  2. Estar debidamente justificado
  3. Estar debidamente registrado en la contabilidad de la empresa

En la práctica, muchos gastos acaban siendo no deducibles simplemente por no cumplir algunos de los requisitos formales. Algunos de los motivos suelen ser:

  • Justificantes no válidos por la falta de algún dato básico
  • Justificantes no válidos por presentarse fuera de plazo
  • Facturas no validadas
  • Errores en la contabilidad

¿Y cómo convertir en deducibles estos gastos?

Por suerte, existe una solución para convertir en deducibles estos gastos que, por cuestiones formales, han quedado excluidos. Este proceso de conversión se conoce como proceso de rectificación y consta de 5 fases:

  1. Selección y digitalización de los justificantes: Para empezar debemos seleccionar los justificantes, que para poder ser declarados tendrán que ser emitidos en los últimos cuatro años. Además, tienen que estar en buen estado. Después de su selección, deben ser digitalizados para su posterior tratamiento informático.
  2. Tratamiento de datos: Los justificantes digitalizados se deben agrupar por proveedor y por espacio temporal
  3. Realizar facturas rectificativas: Para que un justificante sea válido, se tiene que agrupar junto con los emitidos por un mismo proveedor en un periodo determinado y convertirlos en facturas. Estas facturas deben contener los datos básicos del proveedor y cliente, la fecha y el tipo de IVA. Se denominan facturas rectificativas porque aportan algún dato básico que carece en el justificante original.
  4. Validación por parte de los proveedores: Para que una factura rectificativa sea efectiva tiene que estar validada (con firma y sello) por el propio proveedor o por una empresa de facturación a terceros
  5. Elaboración de un libro de registro del IVA: El último paso es introducir correctamente todos los justificantes en los sistemas contables de la empresa. Por ello, es necesario elaborar unos libros de IVA para archivar y ordenar toda la documentación

Si quieres saber más acerca de cómo exprimir tus facturas, descárgate gratuitamente esta Guía práctica para la deducción del IVA de los gastos de empresa, realizada por Captio.

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Cinco errores de contabilidad que puedes solucionar fácilmente

Es común que por falta de organización se cometan algunos errores contables en las empresas, que a corto o largo plazo, traen consecuencias negativas. Para evitar esta situación os traemos un excelente artículo donde conoceréis como resolver estos problemas fácilmente.

5 Errores de Contabilidad

(Foto: Yoshio Casas)

Aunque es un hecho que la mejor opción es contratar los servicios de un contable o un asesor, en ocasiones no tenemos otra opción que involucrarnos directamente en la labor contable de nuestra empresa y en caso de que estés a cargo de esta área te digo los errores que debes evitar o corregir.

1.- No contemplar los gastos “pequeños”

Es muy común que en la práctica se cometa el mal hábito de olvidar gastos considerados como pequeños o irrelevantes, y por lo mismo, no los registres e incluso perdemos los comprobantes de los mismos.

A la larga estos gastos pueden representar grandes pérdidas para su negocio, ya que si no sabes cuánto estas gastando y facturando realmente no podrás deducirlo, y por consiguiente pagarás más impuestos.

Esos gastos no registrados pueden irse acumulando hasta el final del mes, lo cual los hace difícil de justificar.

Solución

Desarrollar una tabulación para llevar un control de todos los gastos y clasifícalos por tipo,  esto ayudará a analizar que gastos se pueden reducir.

Es importante tener medidas de control, de lo contrario tendrás fallas en la operación de tu organización. Hay que tener control de gastos como:

  • Control de ventas.
  • Control de inventarios.
  • Control de producción.

Jamás podremos evaluar las pérdidas y ganancias de nuestro negocio a menos de que se hayan registrado y actualizado apropiadamente todos los ingresos y los gastos. No lo olvides, hay que hacer un balance general de nuestras cuentas sin falta cada mes.

Una herramienta gratuita que te puede ayudar en esta tarea es Expensify.

Es una aplicación de control de gastos que permite importar cualquier transacción bancaria o de tarjeta de crédito. Captura kilometraje y otros gastos facturables, y es capaz de escanear recibos e incorporarlos automáticamente a la plataforma.

Funciona con iPhone / iPad, Android, Web OS / y teléfonos BlackBerry.

2.- “Prestar” dinero a la empresa

Como dueño de la empresa, seguramente en más de una ocasión habrás pagado de tus fondos personales ciertas cuentas o gastos, dejando “pendiente” el reembolso.

En un inicio esto no puede parecer grave, pero a largo plazo se pueden acumular  grandes sumas que equivalen a una pérdida de dinero para ti y perder la posibilidad de deducir gastos.

La solución  

Lo mejor es establecer una política que te obligue a solicitar un comprobante y establecer una fecha límite para efectuar el reembolso. De esta manera saldrán beneficiados la empresa y el alma caritativa que  “presta el dinero”.

3.- Mal manejo de la “Caja”

Como ya lo mencionamos anteriormente, si no se registran los gastos y no se cuenta con comprobantes, lo más seguro es que no sabrás en que se está gastando y al mismo tiempo no podrás hacer deducciones de impuestos.

Una falta de control de caja chica hace más vulnerable la empresa a robos y mal manejo del dinero. Debemos crear registros simples, que incluyan el concepto, la cantidad, la fecha y el comprobante para que la persona encargada pueda llevar una buena gestión de los recursos.

El mal manejo de la caja chica muchas veces permite robos.

Solución

Si tu negocio maneja un fondo de caja chica, debes de hacer un formato donde registres cada uno de los gastos, las fechas, el concepto y alguna otra observación.

 Llevar este registro te permitirá saber para qué es usado el dinero y cuanto queda al final de cada día, esta acción te protegerá de perder dinero en deducciones de impuestos, además de ya los mencionados posibles robos.

4.- Olvidarse de crear copias de seguridad

Actualmente las tecnologías soportan y facilitan mucho el trabajo de las organizaciones, sin embargo no se está exento de sufrir problemas que afecten los sistemas con los que contamos, provocando pérdidas de información.

En estos días podemos ganar tiempo realizando pagos, compras y depósitos de manera virtual, pero esto hace que muchos olviden imprimir el comprobante y guardarlo.

Solución

Es recomendable respaldar continuamente la información guardada en nuestros equipos, no olvidemos que la información que genera nuestra empresa vale oro y es la que nos permitirá cumplir con las disposiciones legales, así como tomar mejores decisiones de negocio.

Algo muy importante es tener al día los manuales de operación (por aquello de que se vaya un empleado llevándose consigo el capital intelectual) y toda la documentación de la empresa en regla.

5.- Subestimar el uso de la tecnología

Vivimos en una época en la que las herramientas digitales han venido a facilitar la vida de todos, incluyendo a las empresas.

 Dicho lo anterior, resulta increíble que existan empresarios que aún ven la tecnología como enemigo y se nieguen a utilizar sistemas o herramientas que les ayuden a optimizar sus procesos y mejorar la productividad de su empresa.

Solución

Existen plataforma digitales que te ayudaran a optimizar los procesos contables de tu empresa, desde aplicación gratuitas como Visoor hasta proveedores de facturación electrónica.

En el caso de los proveedores de facturación electrónica, tendrás la ventaja de almacenar de forma electrónica los comprobantes fiscales digitales de tu empresa y la facilidad de consultarlos en cualquier momento.

 Además podrás personalización los comprobantes fiscales digitales en PDF, envíalos por e-mail de forma inmediata y enviar el archivo XML para validar la autenticidad del comprobante fiscal digital en cualquier momento

 Mientras que para usar Vissor solo registrarte e ingresar algo de información de tu empresa, podrás importar todos tus archivos XML y ésta aplicación los acomodará por ti y te mostrará en un Dashboard todos los pormenores de tu contabilidad.

Utilizar este tipo de herramientas te ayudará a Identificar las fallas en tu contabilidad rápidamente, te permitirá optimizar tu tiempo y hacer tu trabajo más productivo, para que tu empresa se vuelva más competitiva.

Seguramente evitar estos errores te permitirá optimizar tú tiempo, hará tu trabajo más productivo y tu empresa se volverá más competitiva.

¿Conoces otros errores que pueden afectar la contabilidad de una empresa?

 Autor: Yoshio Casas

 

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González Menorca inaugura una nueva edición del curso de creación de empresas impulsado por EmprendeRioja

La consejera de Desarrollo Económico e Innovación, Leonor González Menorca, ha inaugurado hoy una nueva edición del curso de creación de empresas puesto en marcha en el marco del Plan EmprendeRioja y ha entregado los diplomas a los participantes en la anterior edición a quienes ha deseado los mayores éxitos.

inguracion curso

Durante su intervención, la consejera de Desarrollo Económico ha hecho hincapié en la importancia de la formación para gestionar con mayores garantías una iniciativa empresarial y ha recordado los instrumentos de apoyo que tienen a su disposición los emprendedores en La Rioja.

En concreto, González Menorca se ha referido a las acciones que se enmarcan en el Plan EmprendeRioja, puesto en marcha en colaboración con la Federación de Empresarios de La Rioja (FER) y la Cámara de Comercio, que se concentran en los ámbitos de información, asesoramiento, formación, consolidación de la iniciativa emprendedora, fomento de la relación entre emprendedores y empresas consolidadas y reconocimiento de la iniciativa emprendedora.

 Curso de creación de empresas

Este curso de carácter gratuito y con una duración de 200 horas está dirigido a trabajadores con inquietudes empresariales, ocupados o en desempleo, que buscan mejorar su situación laboral y disponen de una idea de negocio propia. Su objetivo es proporcionar una visión global sobre lo necesario para la creación de una nueva empresa, visión que posteriormente se puede ampliar dependiendo de las necesidades o intereses del alumno a través de cualquier otra de las iniciativas del plan EmprendeRioja.

Se desarrolla en una modalidad mixta con sesiones presenciales con los diferentes tutores y módulos online a través de una plataforma de teleformación.

Este curso se compone de tres módulos principales: la base para crear una empresa. Fracasos y barreras para emprender; el plan de empresa: donde se aprende todo lo que tiene que ver con la idea, la visión, misión y objetivos, el mercado, el plan de producción o servicios, el plan de marketing, el plan financiero ó la forma jurídica y los trámites y subvenciones a los que puede acceder para ponerlo en marcha y, por último, la gestión de la empresa.

El objetivo es que el emprendedor esté capacitado al finalizar el curso para conocer los pasos a seguir a la hora de crear su propia empresa, elaborar su Plan de Empresa, conocer las herramientas para determinar si la idea de negocio es viable o no y crear una nueva empresa y contar con los conocimientos iniciales para gestionarla.

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Y yo… cómo hago una factura

En el post de hoy os vamos a hablar sobre la obligación de facturar.

Cuando acudís a nuestro servicio de asesoramiento, hay veces que cuando surge la palabra factura, los emprendedores abrís y cerráis los ojos con cara de sorpresa y preguntáis… ¿Pero yo voy a tener que facturar?

factura

Bueno, pues la respuesta en la gran mayoría de los casos va a ser afirmativa, y es que cuando uno decide el camino de emprender, muchas veces piensa en que va a ser autónomo, y no se da cuenta, de que también va a ser irremediablemente empresario, con todas las obligaciones que ello conlleva, y una muy básica, es la de tener obligación de facturar.

La obligación de facturar de los empresarios y profesionales se recoge en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, Ley General Tributaria, en su artículo 29.2.e) y también en el artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y en el artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Por lo general, los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas. Aunque existen determinadas excepciones a la obligación de facturar entre las que se encuentran fundamentalmente las realizadas por sujetos pasivos a los que resulte de aplicación el recargo de equivalencia (como por ejemplo, los comercios minoristas) o el régimen simplificado cuando las cuotas no se determinan en función del volumen de ingresos, que en todo caso, facilitarán facturas simplificadas.

Y la siguiente pregunta suele ser: ¿Y cómo hago yo la factura? O lo que es lo mismo, ¿cuál es el contenido mínimo de las facturas?.

Bueno pues todas las facturas y sus copias deben contener, como mínimo, los siguientes datos:

Número de factura, y en su caso, serie.

Fecha de expedición de la factura.

– Identificación de los intervinientes de la operación de compra-venta y/o prestación del servicio, nombre y apellidos, razón o denominación social completa.

Número de identificación fiscal atribuido por la Administración Española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir factura.

Domicilio del expedidor y del destinatario. Si el destinatario es persona física que no actúa como empresario o profesional no será obligatoria la consignación de su domicilio.

Descripción de las operaciones, recogiéndose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

– El tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

– La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

– La fecha de la operación que se documenta o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si es distinta a la expedición de la facturas.

En cualquier caso, os recordamos que gracias a internet, hoy en día podéis localizar bastantes ejemplos de facturas que os pueden servir de modelo.

A pesar de ello, nuestra recomendación siempre será conocer bien de primera mano cuáles son vuestras obligaciones tributarias en el momento en el que vayáis a comenzar a facturar, y conocer bien si en la factura tenéis que consignar impuestos, en su caso,

¿cuáles?, así como los tipos de aplicación en dicho momento. Ya aprovechamos para recordaros que para este 2015, el IVA es por lo general un 21%, y la retención de IRPF para los profesionales se sitúa, con carácter general en el 19%.

Esperando que esta información haya sido de vuestro interés, nos despedimos hasta el próximo post.

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¿Necesitas un asesor para tu proyecto?

Crear una nueva empresa, realizar una óptima gestión de ella o simplemente darnos de alta como autónomos conlleva un proceso que ha de tratarse con especial cuidado y planificación: la definición estratégica y la gestión fiscal, contable y laboral.

buscar asesor emprendedores

Aunque nuestra principal recomendación es la de que recibas formación continua, como autónomo o como pyme debes decidir si eres capaz de realizar todo esto por ti mismo o es necesario buscar a alguien para que te apoye con estas tareas. Para ello vamos a plantearnos un par de cuestiones:

  • ¿Qué servicios de asesoría necesitamos para nuestro proyecto?
  • Consejos para elegir a nuestro asesor

¿Qué servicios necesitamos recibir?

El punto fundamental para escoger a nuestro asesor es conocer las especialidades de su cartera de servicios, pero previamente debemos evaluar las necesidades que tenemos y que necesitaríamos que fueran cubiertas.

 Las diferentes especialidades suelen ser:

  • Servicios fiscales:

Pueden ser:

  1. Altas y bajas en las obligaciones tributarias de personas físicas y sociedades, como en los listados de actividades profesionales.
  2. Gestión y planificación las obligaciones fiscales derivadas de la actividad según el régimen elegido: Estimación Objetiva o Estimación Directa.
  3. Algunos suelen incluir la realización y presentación de impuestos, la solicitud de aplazamientos o la asistencia ante una inspección fiscal.
  • Servicios laborales

Los servicios laborales incluyen:

  1. La gestión de trámites de altas y bajas en la Seguridad Social, de nóminas y de declaraciones y pagos a la Seguridad Social.
  2. Incluyen también el cálculo de retenciones a practicar a los trabajadores, la recomendación sobre convenios y asuntos relacionados con la prevención de riesgos laborales.
  • Servicios de contabilidad

Suelen ofrecer:

  1. La confección del libro de ingresos y gastos en el caso de los autónomos en estimación directa, de los libros de IVA y en el caso de sociedades, de los libros Oficiales de Contabilidad.
  2. Elaboración de balances.
  3. Elaboración de cuentas anuales o la planificación y puesta en marcha de la contabilidad de la empresa o negocio.
  • Servicios para sociedades

En el caso de que hayamos optado por la Sociedad como forma jurídica para nuestro negocio, tendremos necesidades especiales de gestión para su constitución, disolución, donación o sucesión.

  • Servicios Jurídicos

Los servicios jurídicos son muy recomendables tanto si tenemos una Sociedad (para la constitución de la misma, la elaboración de los estatutos o de los contratos entre los socios), como si hemos optado por ser profesional autónomo, ya que ofrece:

  1. Asistencia ante reclamaciones fiscales y administrativas o cualquier otro asunto concerniente a nuestro negocio.
  2. Gestión inmobiliaria.
  3. Adaptación e implantación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), fundamental para el legal funcionamiento de nuestra empresa.

Claves para elegir a nuestro asesor:

Debemos tener en cuenta una serie de cuestiones a la hora de elegir a nuestro asesor ideal, para ello deberemos:

  • Estableceremos nuestras necesidades: Recuerda que cuanto menos tiempo tengamos que dedicar a la gestión fiscal o contable de nuestro negocio, mayores recursos podremos dedicarle a otros aspectos de nuestra empresa, como encontrar nuevos clientes o vender más.
  • Buscamos y comparamos entre diferentes ofertas e intentamos seleccionar aquellas que mejor se adapten las necesidades de nuestro negocio.
  • Buscamos un asesor que te explique las cosas, que nos aporte un valor añadido, consejos  u orientación que nos ayuden a mejorar nuestro negocio.  Y que lo haga de manera periódica, por propia iniciativa, no sólo cuando se lo pidamos.
  • Podemos hacer una pequeña investigación sobre la trayectoria de las empresas o los clientes con los que han trabajado.
  • Iniciamos una primera toma de contacto en la que podemos aclarar tus dudas sobre los servicios que ofrecen, cuáles son los plazos de entrega de documentación, el nivel de disponibilidad para solventar dudas o el precio final de los servicios de asesoría.

Finalmente, como punto importante a tener en cuenta antes de contratar definitivamente a nuestro asesor, podemos valorar el grado de afinidad que hay entre nosotros. Es recomendable que la comunicación sea fluida ya que, de ésta forma, podremos entender de forma sencilla aspectos complejos de la gestión de nuestro negocio y preguntar sobre cualquier cuestión con total confianza.

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