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Derechos y Obligaciones ante una inspección de Hacienda

La inspección de Hacienda es una de las frases más temidas en el mundo empresarial. Debido a la cantidad de documentación que se debe preparar, y también, el miedo a posibles sanciones de Hacienda, las notificaciones de Hacienda siempre suelen caer como un jarro de agua fría. En el siguiente artículo te mostramos tus derechos y obligaciones ante una inspección para que puedas disipar todas tus dudas.

inspeccion hacienda

 Cuando Hacienda llama a la puerta de tu empresa surgen múltiples dudas. ¿Tienes claros tus derechos y obligaciones ante una inspección?

 Por un lado, los derechos más importantes ante este tipo de proceso son:

  • Notificación de la inspección. Como empresa o persona jurídica tienes derecho a recibir una notificación de las actuaciones inspectoras y su alcance. La notificación puede ser comunicada por correo electrónico, sede electrónica o por el propio agente tributario.
  • Derecho a la privacidad. Hay espacios de la sede social o domicilio de la empresa que contienen documentación privada. En este caso, el equipo de inspección sólo puede acceder con una orden judicial que lo autorice.
  • Conocer el estado del expediente. Una vez iniciado el procedimiento, puedes solicitar información sobre el estado de la inspección
  • Derecho a aportación de información. Desde la empresa puedes aportar información de forma voluntaria para la defensa de los legítimos intereses. De esta manera, se pueden explicar y acreditar hechos y circunstancias que se consideren de interés y que pueden ser información definitiva en los resultados del proceso impulsado por la Agencia Tributaria.
  • Puesta de manifiesto del expediente y trámite de audiencia. Esta es la fase final de la inspección. Si existe situación a regularizar, puedes presentar las alegaciones que creas oportunas para reducir el importe o importes de lo que has sido informado.
  • Conocimiento de las actas de inspección y recursos. Si existe situación  a regularizar y estás disconforme con las actas finales, puedes interponer un recurso ante el Tribunal Económico Administrativo Regional o, ante última instancia, ante el Tribunal Supremo de Justicia. La presentación de recursos paraliza hasta su resolución el pago de las sanciones resultantes.

 Por otro lado, estos son los deberes principales que tienes:

  • Colaboración. La empresa, el contribuyente, tiene la obligación de colaborar con el actuante o con el inspector en la actuación inspectora.
  • Cumplir con los periodos administrativos. Cada parte del proceso, desde la notificación hasta la liquidación de las actas, tiene unos plazos establecidos que se deben cumplir para facilitar la documentación requerida. No respetarlos puede tener consecuencias en el procedimiento.
  • Aportar toda la información requerida. Una vez iniciado el procedimiento se debe aportar toda la documentación de la empresa solicitada en primera instancia. En caso de no disponer de ella, se puede solicitar una ampliación del plazo para poder cumplir con este deber.

  • Pagar las actas/sanciones. La normativa tributaria determina unos periodos o plazos de pago de las actas resultantes una vez finalizada la inspección. Estas actas se deben pagar o avalar. En caso contrario, se entra en la vía de apremio, que puede finalizar con el embargo de los bienes o patrimonio vinculado a la empresa.

Estos son los derechos y las obligaciones principales que tienes antes una inspección de Hacienda. ¿Quieres saber más acerca de este aspecto? ¿Sabes qué documentación puede ser examinada? o ¿sabes cuáles son las infracciones que Hacienda considera más graves? Captio, la empresa líder en gestión de gastos de empresa, ha elaborado esta guía gratuita donde encontrarás cómo tenerlo todo en orden ante una inspección de Hacienda.

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Cinco errores de contabilidad que puedes solucionar fácilmente

Es común que por falta de organización se cometan algunos errores contables en las empresas, que a corto o largo plazo, traen consecuencias negativas. Para evitar esta situación os traemos un excelente artículo donde conoceréis como resolver estos problemas fácilmente.

5 Errores de Contabilidad

(Foto: Yoshio Casas)

Aunque es un hecho que la mejor opción es contratar los servicios de un contable o un asesor, en ocasiones no tenemos otra opción que involucrarnos directamente en la labor contable de nuestra empresa y en caso de que estés a cargo de esta área te digo los errores que debes evitar o corregir.

1.- No contemplar los gastos “pequeños”

Es muy común que en la práctica se cometa el mal hábito de olvidar gastos considerados como pequeños o irrelevantes, y por lo mismo, no los registres e incluso perdemos los comprobantes de los mismos.

A la larga estos gastos pueden representar grandes pérdidas para su negocio, ya que si no sabes cuánto estas gastando y facturando realmente no podrás deducirlo, y por consiguiente pagarás más impuestos.

Esos gastos no registrados pueden irse acumulando hasta el final del mes, lo cual los hace difícil de justificar.

Solución

Desarrollar una tabulación para llevar un control de todos los gastos y clasifícalos por tipo,  esto ayudará a analizar que gastos se pueden reducir.

Es importante tener medidas de control, de lo contrario tendrás fallas en la operación de tu organización. Hay que tener control de gastos como:

  • Control de ventas.
  • Control de inventarios.
  • Control de producción.

Jamás podremos evaluar las pérdidas y ganancias de nuestro negocio a menos de que se hayan registrado y actualizado apropiadamente todos los ingresos y los gastos. No lo olvides, hay que hacer un balance general de nuestras cuentas sin falta cada mes.

Una herramienta gratuita que te puede ayudar en esta tarea es Expensify.

Es una aplicación de control de gastos que permite importar cualquier transacción bancaria o de tarjeta de crédito. Captura kilometraje y otros gastos facturables, y es capaz de escanear recibos e incorporarlos automáticamente a la plataforma.

Funciona con iPhone / iPad, Android, Web OS / y teléfonos BlackBerry.

2.- “Prestar” dinero a la empresa

Como dueño de la empresa, seguramente en más de una ocasión habrás pagado de tus fondos personales ciertas cuentas o gastos, dejando “pendiente” el reembolso.

En un inicio esto no puede parecer grave, pero a largo plazo se pueden acumular  grandes sumas que equivalen a una pérdida de dinero para ti y perder la posibilidad de deducir gastos.

La solución  

Lo mejor es establecer una política que te obligue a solicitar un comprobante y establecer una fecha límite para efectuar el reembolso. De esta manera saldrán beneficiados la empresa y el alma caritativa que  “presta el dinero”.

3.- Mal manejo de la “Caja”

Como ya lo mencionamos anteriormente, si no se registran los gastos y no se cuenta con comprobantes, lo más seguro es que no sabrás en que se está gastando y al mismo tiempo no podrás hacer deducciones de impuestos.

Una falta de control de caja chica hace más vulnerable la empresa a robos y mal manejo del dinero. Debemos crear registros simples, que incluyan el concepto, la cantidad, la fecha y el comprobante para que la persona encargada pueda llevar una buena gestión de los recursos.

El mal manejo de la caja chica muchas veces permite robos.

Solución

Si tu negocio maneja un fondo de caja chica, debes de hacer un formato donde registres cada uno de los gastos, las fechas, el concepto y alguna otra observación.

 Llevar este registro te permitirá saber para qué es usado el dinero y cuanto queda al final de cada día, esta acción te protegerá de perder dinero en deducciones de impuestos, además de ya los mencionados posibles robos.

4.- Olvidarse de crear copias de seguridad

Actualmente las tecnologías soportan y facilitan mucho el trabajo de las organizaciones, sin embargo no se está exento de sufrir problemas que afecten los sistemas con los que contamos, provocando pérdidas de información.

En estos días podemos ganar tiempo realizando pagos, compras y depósitos de manera virtual, pero esto hace que muchos olviden imprimir el comprobante y guardarlo.

Solución

Es recomendable respaldar continuamente la información guardada en nuestros equipos, no olvidemos que la información que genera nuestra empresa vale oro y es la que nos permitirá cumplir con las disposiciones legales, así como tomar mejores decisiones de negocio.

Algo muy importante es tener al día los manuales de operación (por aquello de que se vaya un empleado llevándose consigo el capital intelectual) y toda la documentación de la empresa en regla.

5.- Subestimar el uso de la tecnología

Vivimos en una época en la que las herramientas digitales han venido a facilitar la vida de todos, incluyendo a las empresas.

 Dicho lo anterior, resulta increíble que existan empresarios que aún ven la tecnología como enemigo y se nieguen a utilizar sistemas o herramientas que les ayuden a optimizar sus procesos y mejorar la productividad de su empresa.

Solución

Existen plataforma digitales que te ayudaran a optimizar los procesos contables de tu empresa, desde aplicación gratuitas como Visoor hasta proveedores de facturación electrónica.

En el caso de los proveedores de facturación electrónica, tendrás la ventaja de almacenar de forma electrónica los comprobantes fiscales digitales de tu empresa y la facilidad de consultarlos en cualquier momento.

 Además podrás personalización los comprobantes fiscales digitales en PDF, envíalos por e-mail de forma inmediata y enviar el archivo XML para validar la autenticidad del comprobante fiscal digital en cualquier momento

 Mientras que para usar Vissor solo registrarte e ingresar algo de información de tu empresa, podrás importar todos tus archivos XML y ésta aplicación los acomodará por ti y te mostrará en un Dashboard todos los pormenores de tu contabilidad.

Utilizar este tipo de herramientas te ayudará a Identificar las fallas en tu contabilidad rápidamente, te permitirá optimizar tu tiempo y hacer tu trabajo más productivo, para que tu empresa se vuelva más competitiva.

Seguramente evitar estos errores te permitirá optimizar tú tiempo, hará tu trabajo más productivo y tu empresa se volverá más competitiva.

¿Conoces otros errores que pueden afectar la contabilidad de una empresa?

 Autor: Yoshio Casas

 

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Ventajas de financiar tu proyecto con socios

financiacion sociosFinanciar un negocio incorporando socios al mismo tiene grandes ventajas, y a pesar de ello no pocos emprendedores contemplan esta posibilidad con recelo. En su lugar, una vez reunido un pequeño capital inicial, su primera opción es acudir al sistema financiero en busca de financiación externa.

Estos emprendedores suelen ver su proyecto como algo muy personal y a menudo temen que la incorporación de otros socios conlleve una pérdida de control del mismo y los consideran como alguien con quien “tienen que repartir” las ganancias, el lugar de de un factor que multiplicará sus posibilidades.

Hasta ahora esta solución se ha visto favorecida por la facilidad para conseguir crédito y la falta de un entorno socioeconómico y legal que favoreciese la inversión entre particulares.

Pero hoy, la situación es la contraria. El sistema financiero ha endurecido el acceso al crédito y cada día surgen formas nuevas de invertir en los proyectos: foros de inversión promovidos por asociaciones sociales, empresariales y económicas, sociedades de capital riesgo más dinámicas en busca de rentabilidades que la inversión financiera ya no ofrece, Business Angels, etc.

En este entorno merece la pena plantearse seriamente utilizar estos cauces para conseguir socios para nuestro proyecto empresarial. Si lo aprovechamos bien tendremos a la mano varias ventajas.

  • Mayor solidez financiera

Los socios fortalecen la composición de nuestro pasivo ya que sus aportaciones se hacen como recursos de la propia empresa en lugar de cómo deuda. Además las condiciones de entrada y salida de la empresa, incluso cuando se cuenta con socios meramente capitalistas, suelen ser más estables y en mejores condiciones que los recursos ajenos, ya que entienden que la vía para obtener retornos para su inversión pasa por respetar y reforzar la lógica de generación de beneficios de nuestro proyecto.

Precisamente por esta razón, la incorporación de socios facilita el acceso al crédito y permite dar a nuestro negocio mayores dimensiones.

  • Mayor solidez operativa

Un socio no sólo es capaz de aportar financiación, sino que podemos buscar socios que aporten al proyecto características que nosotros no tenemos o que nos sería muy costoso conseguir de otra manera: know-how, gestión experta, red de distribución, cartera de clientes, sinergias con otras empresas y proyectos, etc.

  • Mayor solidez a nuestro plan de empresa.

Incluso si no está convencido de ello, plantee su plan de negocio para convencer a alguien de que se incorpore a él y no sólo para demostrar la rentabilidad con el fin de que nos presten dinero. Este enfoque dará mayor sentido operativo a su idea e incluso si al final opta por no incorporar socios, su proyecto será mucho más convincente frente a cualquiera.

Si plantea su proyecto a un socio, o en un foro de búsqueda de oportunidades de inversión, seguramente su idea será evaluada más integralmente y con más vistas a que su realización práctica resulte en un negocio rentable. Esta perspectiva suele ser más profunda y práctica que quien observa simplemente las posibilidades de recuperar el dinero que le va a prestar.

Y por último piense a lo grande y en los grandes. Cuanto más grandes son las empresas de éxito, menor suele ser la proporción en el accionariado de los fundadores. Pero mejor un pequeño porcentaje de un gran pastel que todo el pastel si es pequeño.

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La estrategia y la táctica

Es común la confusión entre los conceptos estrategia y táctica al ser los dos conceptos muy relacionados, la estrategia recoge lo que se quiere conseguir, a partir de ahí desarrolla un plan para ello y una vez establecida la estrategia se pueden desarrollar tácticas y aplicarlas.

estrategia y táctica

La estrategia empresarial es el conjunto de actividades planificadas dirigidas a establecer las metas y los objetivos de crecimiento de nuestra empresa, está orientada a largo plazo.Una buena estrategia recoge tanto lo que se va a hacer como lo que no se va a hacer.

La elaboración de una estrategia empresarial para una empresa ya sea grande o pequeña tiene una gran importancia ya que se marcan las diferentes líneas de acción que debe asumir cada recurso que desempeña funciones dentro de la misma.

Las funciones de una estrategia son:

  • Proporcionaruna visión estratégica
  • Fijar objetivos
  • Desarrollar una planificación para conseguir los resultados esperados
  • Ejecutar la estrategia
  • Controlar, evaluar y corregir

La táctica es el método que vamos a emplear para cumplir el objetivo teniendo en cuenta determinadas circunstancias y que nos va a acercar a alcanzar nuestras metas,hacen referencia a las acciones específicas necesarias para ello, las tácticas están orientadas a medio y corto plazo.

Estrategia y competencia

Las empresas pueden obtener una ventaja competitiva en la producción de sus productos, la forma de actuación de mercado:

La diferenciación, los productos compiten ofreciendo una combinación de características que la hacen única.

Coste, el producto y sus características se ajusta al menos coste posible.

Segmentación, el producto se adapta a las necesidades de un mercado específico.

El pensamiento estratégico se puede ver desarrollado en otras disciplinas como el deporte y la militar, los equipos y ejércitos ganadores a menudo lo han sido gracias a proponer una estrategia superior a la del rival, en la revolución estadounidense George Washington estaba en inferioridad numérica y con menos potencial ofensivo, sin embargo sus movimientos estratégicos pusieron a los británicos a la defensiva y finalmente ganaron la guerra.

No creas que solo por tener un buen producto, más capital, o un equipo más grande el éxito está asegurado, el éxito en un mercado viene acompañado de la mejor estrategia y su buena ejecución.

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