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Cuánto tiempo debemos conservar las facturas

Una vez que el emprendedor opta por iniciar su actividad, bien como empresario individual o bien bajo forma societaria, una de las obligaciones a las que va a estar sujeto es el de la conservación de las facturas, tanto aquellas que emitimos a terceros, así como las recibidas.

cuanto tiempo guardar las facturas

Esta es una pregunta habitual en nuestro Servicio de Creación de Empresasy a la que trataremos de dar respuesta a través de este artículo.

Y es que, las diferentes normas que rigen nuestro ordenamiento jurídico, nos establecen diferentes plazos, por lo que muchas veces podemos pensar que son cuatro años, cuando la realidad es diferente.

  • Si atendemos al Código de Comercio (normativa mercantil) observamos que el mismo obliga a conservar, los libros, correspondencia, documentación y justificantes debidamente ordenados durante seis años a parir del último asiento realizado en los libros contables. Como vemos, nos habla de seis años, y nos habla de otra documentación añadida aparte de lo que son propiamente las facturas.
  • Si atendemos a la normativa fiscal, vemos como la Ley del IRPF (L.I.R.P.F.) o la Ley del IVA (L.I.V.A) , nos establecen un plazo de prescripción de cuatro años, que se cuenta a partir de la fecha de presentación de los impuestos. No obstante, “no es oro, todo lo que reluce”, y la propia normativa fiscal viene cargada de excepciones a esta norma general.
    • Por ejemplo, si interrumpimos el plazo de prescripción, lo cual puede hacerse presentando simplemente una declaración complementaria…en tal caso, los cuatro años comenzarían a contar desde el punto en el que se interrumpió el plazo.
    • Las facturas de activos (inmovilizado-inversiones) no se pueden destruir mientras estemos amortizando los mismos. Si estos activos traen consigo que nos imputemos un IVA superior a 3.005,6 euros, nos veremos obligados a guardar las facturas de la adquisición de dichos bienes durante nueve años, si son bienes muebles, y catorce si son inmuebles.
    • Además la Ley General Tributaria (L.G.T) y el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, nos establecen que debemos custodiar la siguiente documentación:
      • Facturas recibidas y copias o matrices de las emitidas.
      • Justificantes contables en los casos de inversión de sujeto pasivo en IVA.
      • Los recibos que justifican las compensaciones en el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
      • Los documentos que justifican el abono del Impuesto a la Importación.

Debemos saber que los documentos pueden ser conservados en papel o en formato electrónico, siempre que esa custodia permita garantizar al contribuyente la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a los mismos por parte de la Administración Tributaria, sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante el uso de medios electrónicos.

  • Si atendemos a la normativa que regula la Prevención del Blanqueo de Capitales, observamos que aquellos sujetos obligados deberán conservar por un periodo mínimo de diez años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010 de prevención de blanqueo de capitales.

En conclusión, es más que recomendable optar por un buen sistema de archivo (bien sea en formato electrónico o en formato papel) que nos permita conservar adecuadamente prácticamente casi toda la documentación que genere nuestra actividad, durante unos cuantos años.

Fuente: AEAT, GEMAP y CEPYME.

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El préstamo entre particulares

Empezamos una semana más en este mundo de emprendedores, emprendimiento, facturas, préstamos, financiación y queremos hablar sobre un tema a veces desconocido:  El préstamo entre particulares que puede ser una opción a valorar por los emprendedores a la hora de poner en marcha su empresa.

prestamos entre particulares

(imagen de www.noticias.iberestudios.com )

 

El Préstamo entre particulares es una figura jurídica recomendada en muchas ocasiones y desconocida (el Código Civil recoge el contrato de préstamo a partir de su artículo 1.740).

Cuando hablamos de “préstamo” casi siempre pensamos en aquel que otorga una entidad bancaria. Sin embargo, es posible realizar un préstamo entre particulares y no es obligatorio que sea entre familiares. Por supuesto, estamos ante una forma jurídica legal e incluso muy interesante en determinados supuestos.

Lo primero a destacar es la importancia de documentar ese contrato de préstamo. La ley tampoco exige una documentación pública (ante notario), por tanto, es válida una documentación privada (contrato privado de préstamo entre particulares). En este contrato recomendamos que existan unos datos mínimos:

  1. Datos de las dos partes. PRESTAMISTA (quien presta el dinero) y PRESTATARIO (quien recibe el dinero). Los datos deberán ser nombre, apellidos, DNI y domicilio de ambas partes.
  2. Fecha de entrega del dinero y cantidad que se entrega. Para posibles consecuencias fiscales, es muy importante que quede constancia de la fecha de la entrega del dinero, de su forma (en metálico, mediante transferencia bancaria, …) y, obviamente, cuál es la cantidad exacta que se presta.
  3. Plazo de devolución y forma de realizar esa devolución. Como cualquier otro préstamo debemos establecer un periodo de tiempo para su devolución, tanto si será un pago total o pagos parciales. Así mismo, hay que señalar cómo y donde se devolverá el dinero (entregas en metálico, ingresos en cuenta corriente, …)
  4. Interés que se cobra o que sea gratuito. Las dos formas son posibles. El prestamista, aunque sea un particular puede cobrar un recargo o interés al prestatario cuando se realice la devolución de las cantidad prestadas. Otra posibilidad es no cobrar más dinero del prestado, por tanto, hablaremos de un préstamos gratuito o de interés 0.

Con ese mínimo de datos estaremos seguros de que el emprendedor no tenga problemas futuros en este aspecto. Pero además, debemos presentar el contrato a efectos del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP). ¿Por qué? Porque estamos ante un contrato jurídico afecto a este impuesto. Sin embargo es un acto exento del mismo, por tanto, se exige su presentación pero no devenga pago alguno, es decir, es gratuito.

Presentando el contrato, formalizamos el mismo en un Registro Público, dando constancia del mismo para futuras eventualidades. Si no lo hiciéramos, la prueba futura de su existencia podría ser más complicada.

¿Para qué se realiza todo ésto? Pues la respuesta en sencilla. Si una persona va a prestar una cantidad de dinero importante (recomendada a partir de 3.000€ aunque no es un requisito), querrá garantizarse en un documento la devolución del mismo. Sin este contrato escrito, estaríamos ante un contrato verbal complicado de demostrar. Así que la primera razón debe ser asegurar la operación entre las partes.

Pero hay más cosas a tener en cuenta cuando se produce un contrato así. ¿Es una donación encubierta? ¿Qué consecuencias fiscales tiene? En un futuro artículo responderemos a esas preguntas.

Si necesitas más información sobre este tema u otros que estén relacionados con tu nuevo proyecto, con tu Plan de Negocio o necesitas financiación, contacta con nosotros o envíanos un email a emprenderioja@larioja.org .

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PAIT, ¿qué es?

He hecho el plan de empresa he analizado los coste estructurales, los iniciales, me he informado de todas las subvenciones de las que puedo beneficiarme…he decidido que mi forma jurídica (palabra nueva,¡¡ acabo de aprenderla!!) es la de Empresario Individual, o sea, autónomo de toda la vida…uf!!! He hecho todo eso pero….si yo lo que se hacer es….TRABAJAR.

Y todavía me queda ir a Hacienda y a la Seguridad Social para formalizar la documentación como autónomo. Creo que eso es dedicarle una mañana o dos por las filas que hay que hacer y luego…¿¿¿sabré completarlo bien????
Pero…sigo diciendo, si  LO QUE QUIERO HACER ES TRABAJAR. Estoy segura que esto es lo que muchos de vosotros pensáis días antes de daros de alta como autónomos o como sociedad limitada (que aún se complica un poquito más!!)

En ADER disponen de un servicio a través del cual los trámites concretos para dar de alta la empresa en Hacienda y en la Seguridad Social los hacen en el mismo momento y en media hora ya está todo listo, solo queda ¡¡¡felicitar al nuevo empresario!!!!

La ADER, está dentro de una red telemática, Puntos de Asesoramiento e Inicio de la Tramitación (PAIT; nuevas siglas para recordar!!!!) a través de la cual podemos llevar a cabo los trámites para dar de alta tres tipos de formas jurídicas en tiempo mínimo:

  • empresario individual (autónomos); una sola visita a la ADER.
  • sociedad limitad—S.L.; una visita a la ADER y una visita al notario.
  • sociedad limitada nueva empresa—S.L.N.E.; una visita a la ADER y una visita al notario.

Si tenéis un asesor o un amigo que controla estos temas, puedes ir con él, no hay ningún problema. De la misma manera si sois varios socios solo es necesario que acuda uno a la cita con ADER (al notario debéis ir todos).
La filosofía es clara, cada uno debe hacer lo que sabe hacer mejor; el albañil construir casas, el ingeniero hacer proyectos, el diseñador crear logotipos, el fotógrafo hacer las mejores fotos…. y los técnicos de ADER que llevan el PAIT, ponéroslo muy fácil y hacer los trámites administrativos para dar de alta vuestra empresa, de forma muy ágil y rápida.

También podéis seguir la situación de los trámites a través de dos vías; por un lado recibiréis un mensaje en el teléfono móvil en el momento que se produzca el alta en Hacienda (es inmediato) y otro de la Seguridad Social con la aceptación de alta en el régimen de trabajadores autónomos. Además os damos una clave para que podáis consultar todo ello de forma telemática y
descargaros la documentación en un pdf (y otros formatos) de forma que es más fácil llevar a cabo otros trámites telemáticos.

Sobra decir (aunque siempre lo decimos!!!) que todo es confidencial, los técnicos de ADER son profesionales que conocen muy bien su trabajo y además de ayudaros en la tramitación os informarán de posibles subvenciones, registro de la marca de la empresa, etc.
Recordad, es un servicio muy completo, fácil, rápido y gratuito!!!!
Animaos a utilizarlo!!!!!!
Podéis pedir más información en el teléfono 941291500 o a través del correo electrónico ader@ader.es

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