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Importancia de la comunicación interna en el éxito empresarial

Uno de los elementos más importantes para que tu empresa funcione de forma adecuada, sin importar que sea una strat-up o una empresa de largo recorrido, es la comunicación interna.

Comunicacion interna

La comunicación interna es aquella dirigida al público interno de la empresa, es decir, a los trabajadores. Está compuesta por un conjunto de actividades de comunicación que se desarrollan dentro de la organización y que contribuyen al perfecto funcionamiento de la empresa y garantiza el éxito de la misma.

Dada la importancia que la comunicación interna tiene para el éxito empresarial, en este post os ofrecemos las metas que podrás alcanzar mediante el empleo de la comunicación interna y los instrumentos idóneos para lograrlo.

A través de la comunicación interna, las empresas buscan alcanzar cuatro objetivos principales:

  1. Introducir a los trabajadores en la visión y misión de la empresa.

Una buena comunicación interna ayudará a que tus empleados se identifiquen con los objetivos de la empresa y respalden los valores de la organización.

  1. Proyectar una imagen positiva

Si se consigue que todos los empleados compartan los valores de la empresa y apoyen sus objetivos, se conseguirá proyectar una imagen positiva y de unidad más allá de las fronteras de la empresa.

  1. Equilibrar la comunicación

La comunicación interna ayuda a mantener informados a los empleados acerca de todo lo que pasa en la organización. Una buena comunicación nunca debe ser sólo unidireccional. Es preciso obtener un feedback por parte de los trabajadores e interactuar con ellos.

  1. Implicar al personal en el proyecto de la empresa y fomentar el trabajo en equipo

Con la comunicación interna podrás reconocer el trabajo de los empleados de manera particular. Así conseguirás que sean conscientes de la importancia de su contribución en la empresa para el éxito de esta.

Por otro lado, si los empleados están informados de todo lo que ocurre en la organización, su sentimiento de pertenencia crecerá y esto contribuirá a una mayor disposición a colaborar y trabajar en equipo.

Para llevar a cabo la comunicación interna, hay diferentes instrumentos y herramientas que podemos utilizar. Lo ideal es combinar varias de ellas para conseguir un alcance completo y lograr los cuatro objetivos anteriores.

  • Manual de acogida

Es una herramienta imprescindible en el plan de acogida de una empresa para cualquier nuevo miembro, ya sea un directivo, un trabajador o un becario. El manual de acogida resume la cultura corporativa de la organización e incluye toda la información necesaria para que el nuevo miembro se integre los más rápido posible y de manera adecuada en la empresa y en su puesto de trabajo.

  • Manual del empleado

Es una herramienta similar a la anterior. Incluye información sobre la empresa, su visión, misión y valores, su historia, las normas y políticas… También puede incluir el organigrama de la empresa, las pautas de seguridad o los productos o servicios que comercializa.

  • Circulares

Son muy útiles cuando tengas que notificar un comunicado oficial a los trabajadores (el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, un cambio en la dirección de la empresa, etc.). Las circulares pueden enviarse a través de diferentes medios, aunque el más utilizado en la actualidad es el email.

  • Newsletter

Se trata de un instrumento que permite informar a los empleados sobre diferentes cuestiones, como noticias del sector, convenciones a los que asiste la empresa o incluso fechas especiales como cumpleaños.

  • Cartelera

La cartelera o tablón de anuncios es una herramienta muy efectiva siempre y cuando se localice en un lugar frecuentado por los empleados. Puede incluir información de todo tipo, aunque es preciso actualizarla periódicamente.

  • Intranet

Es una red de comunicación dentro de la empresa a través de Internet. Permite una difusión inmediata de información y material de trabajo. También da acceso a las bases de datos de la empresa y puede servir como soporte sobre el que trabajar en grupo.

  • Reuniones

Es una de las herramientas de comunicación interna más utilizadas por las empresas. Es importante comunicar bien el día, la hora y la duración de la reunión, así como los temas que se tratarán en ella. Las reuniones permiten informar, coordinar trabajos y aprobar decisiones. Una vez realizada, elabora un acta con el contenido tratado y envíalo a los asistentes.

  • Grupos de mejora

Consisten en grupos de voluntarios, de entre 4 a 8 personas, que se reúnen para hablar y opinar sobre diferentes aspectos de la organización e intentar buscar soluciones a posibles problemas que haya. Posteriormente, se entregan a los directivos un informe con las opiniones y soluciones aportadas.

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Qué sabes sobre la seguridad tecnológica de tu empresa

Así es, la seguridad tecnológica de tu empresa puede afectar a tus ganancias. Hoy en día más que nunca las empresas son vulnerables a todo tipo de problemas en el área digital. Aunque muchas estén protegidas en la mayoría de aspectos, la forma en que manejan su seguridad digital es relevante a la hora de ver los ingresos.

Seguridad tecnologica

La carrera hacía el mundo digital es necesaria, pero también peligrosa. Por esto mismo, las empresas se dividen entre generar contenido y estrategias de marketing digitales y protegerse de las amenazas que surgen cada día.

Estudios realizados por compañías como Ernst & Young han descubierto que aunque las empresas se están moviendo hacía nuevas tecnologías como el uso de Tablets o cloud computing, sus políticas de seguridad no van de la mano.

Si piensas que tu empresa está segura tecnológicamente y que tus políticas de seguridad no afectan sus finanzas, entonces tienes que leer estos puntos:

Financiamiento Digital

Este punto tiene dos caras, ¿está todo tu presupuesto en avanzar tu estrategia digital y no en su seguridad? Si esto es verdad, estás cometiendo un error, pues cuando no pones suficiente dinero y tiempo en proteger a tu equipo, tu marca, tus perfiles sociales y tu data, entonces terminarás perdiendo más dinero cuando algo ocurra.

Lo importante es siempre alocar dinero en tomar medidas de precaución. Por ejemplo, antivirus para cada computadora, inscripción de data, servicios de conexión a Internet segura, y verificación de datos. Recuerda siempre informarte e informar a tus empleados antes de hacer una compra para tu departamento o estrategia digital.

Tablets y Smartphones

Estos dos aparatos son muy útiles para muchas cosas, pero aunque pueden traerte ventajas y hacer a tus empleados productivos en cualquier lugar, también pueden ser blanco de muchas amenazas.

De una forma u otra, los móviles inteligentes y los Tablets hacen que las empresas pierdan control sobre el trabajo que se está realizando. Además, existen muchos sitios web que tu computadora puede identificar como peligrosos, pero tu móvil o Tablet aún no.

Invierte de manera inteligente en tecnología que vaya de la mano con tus necesidades de seguridad y de mercadeo. ¿Es realmente necesario que todos tus empleados tengan una Tablet? Piénsalo bien.

Identificación de problemas

¿Sabes cuales son los riesgos más comunes? ¿Hacen parte de tu presupuesto digital?

Algunos de los riesgos que tu empresa puede enfrentar incluyen:

  • Spear Phishing: este método de fraude incluye un correo electrónico que aparentemente viene de alguien conocido, tal vez un cliente o un vendedor, y que busca conseguir información de la empresa o el empleado.
  • Ransomware: uno de los problemas más frecuentes de las empresas que se están involucrando en el mundo tecnológico es este tipo de programa malicioso que se introduce en los equipos a través de un enlace externo. Una vez dentro, impide el acceso a archivos o programas importantes.

Muchas empresas gastan dinero anual en negociaciones con estos hackers para que le devuelvan su información.

  • Fraude financiero: empresas falsas o bancos se ofrecen a hacer prestamos—especialmente a empresas pequeñas—a través de correo electrónico o sitios web te solicitan información y un adelanto para nunca más volver a aparecer.

Asegura a tu empresa y educa a tu equipo, no solo al departamento de soporte técnico sino a todos tus empleados, pues son ellos los que están en riesgo cada día. Muchos directivos tienden a ignorar ciertas peticiones del departamento de soporte técnico, este es tal vez el mayor error, pues son ellos quienes están al tanto de lo último en peligro tecnológico.

Recuerda que proteger a tu empresa va de la mano de tu estrategia digital o de mercadeo online. Ni tus redes sociales, ni tu página web, ni tu data está a salvo a menos que tomes medidas a diario. Gastar dinero extra en protegerte cuando ya es muy tarde significa pérdidas.

En el mundo de la tecnología, gastar presupuesto en protección es también ganar dinero en tu empresa.

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El auge del trabajo a distancia y las soluciones para sus fallas

El trabajo a distancia es el futuro. O eso es, al menos, es lo que vienen preconizando numerosos expertos en la materia también conocida como teletrabajo, una nueva manera de entender el entorno laboral y el trabajo en general y que a día de hoy está presente en más de un 27% de las empresas españolas, según datos publicados el año pasado por el Instituto Nacional de Estadística. De hecho, grandes firmas de sus respectivos sectores como Indra, Kellog’s y el BBVA ya cuentan en su organigrama con planes de trabajo a distancia bajo los cuales cierto número de empleados no trabajan desde una sede oficial de la compañía.

teletrabajo

 Y, sin embargo, pese al auge en los últimos años de esta nueva tendencia profesional, lo cierto es que los mismos expertos que claman sus virtudes afirman, a la vez, que un mayor desarrollo en este campo es, probablemente, una de las mayores “asignaturas pendientes” del sector empresarial español. De hecho, la media europea de empresas que apuestan por el teletrabajo es del 35%.

 Y es que, aunque los beneficios que puede aportar el trabajo a distancia son bastante evidentes, también es fácil sacar a la superficie ciertos argumentos contra esta nueva forma de hacer las cosas. Frente al abaratamiento de costes que ofrece, sobre todo, a pequeñas compañías, en muchas ocasiones los empresarios también valoran negativamente el hecho de no poder controlar directamente a sus empleados, de no contar con un espacio físico para celebrar reuniones, o de ser incapaces de analizar el estado de ánimo de sus empleados en primera persona.

Pero, claro, tal y como ocurre en cualquier otro campo de la vida social humana a día de hoy, todo problema tiene su solución en forma de software o de aplicación móvil.

 Soluciones web para la distancia laboral

 Como no podía ser de otra forma, internet ofrece numerosas posibilidades a la hora de buscar un programa de gestión de empleados, y a través de una mínima búsqueda podemos encontrar softwares que solucionen desde los problemas más pequeños y concretos a otros que intentan abarrar el mayor espectro posible de fallas que se pueda encontrar una empresa a la hora de organizar el teletrabajo de sus empleados.

 Por ejemplo, a la hora de controlar el tiempo de trabajo de los trabajadores, existen aplicaciones como Harvest o Sesame, que permiten a los empleados introducir el tiempo que han invertido en el trabajo para la empresa. Algunos de estos softwares, como es el caso de Sesame, también cuentan con un método de geolocalización que los encargados pueden utilizar para control de sus empleados.

 Algunas otras de estas aplicaciones que tratan de cubrir fallos puntuales del sistema del trabajo a distancia son Quip, más centrada en la edición de textos enviados por los trabajadores, Trello, creada para la organización laboral y horaria de la empresa, o Loomio. Este último software se trata en su caso de un elemento de una concreción destacable, ya que se utiliza únicamente para tomar decisiones colectivas, permitiendo a los miembros del grupo crear un grupo de discusión, debatir sobre el tema en cuestión y luego aceptar, rechazar, bloquear o abstenerse la decisión final. Cabe salientar también a Tinypulse, que organiza encuestas y sondeos entre los empleados de una compañía para conocer su opinión sobre cualquier tema relacionado con la empresa.

 Soluciones a gran escala

 Con un enfoque diferente al de las aplicaciones que ofrecen pequeñas soluciones a los inconvenientes del trabajo a distancia, aparecen las aplicaciones y softwares más globales, que cuentan con numerosas herramientas para hacer posible el teletrabajo posible en grandes grupos laborales. Una de estos productos puede ser, por ejemplo, TimeDoctor, que cuenta en su haber con diversas formas de hacer más fácil el trabajo de empleados y empleadores. Además de un sistema de registro del tiempo laboral parecido al de Harvest o compañías del estilo, TimeDoctor ofrece una gran variedad de útiles como un recordatorio anti-distracciones para los trabajadores que evita la dispersión típica de trabajar a distancia, la posibilidad de controlar el tiempo gastado en sitios web y aplicaciones, un monitoreo en vivo de la pantalla de los trabajadores o la posibilidad de crear las nóminas con la propia aplicación de TimeDoctor.

 TimeDoctor ofrece a día de hoy una versión de prueba de 30 días y, como ocurre también con la mayoría de las aplicaciones laborales, cuenta también con una versión móvil disponible para iPhone y Android. Además, en un breve tiempo contará también con una versión en español.

 Una aplicación, la de TimeDoctor, que guarda cierta similitud con el estilo de ciertas webs centradas en el mercado freelance, y que son muy utilizadas por las compañías para contratar a profesionales que llevan a cabo trabajos puntuales. Así, por ejemplo, webs como Freelancer o Upwork guardan un sistema ciertamente parecido al de TimeDoctor, y permiten la utilización de programas para el control de empleados, así como de sistemas de pago vigilados por la misma gestora del software online.

 Facilidades y puntos en contra 

 No cabe duda, pues, respecto al hecho de que las soluciones para la mayoría de los problemas del teletrabajo se pueden encontrar en forma de aplicación, ya sea esta minimalista, como en el caso de Tinypulse, o aspirante a controlar todo, como TimeDoctor.

 Pese a ello, lo cierto es que también con el trabajo a distancia o desde casa aparecen otros problemas, como una distracción mayor o el peligro de la soledad, que pueden ser definitorios también a la hora de influir en la productividad del trabajador. Para ello, probablemente se necesiten otro tipo de soluciones diferentes a las que ofrece internet. Aun así, lo único que está claro es que la tendencia al teletrabajo es inevitable y que, tarde o temprano, las soluciones acabarán por aparecer, eso seguro.

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Consecuencias de la RSE para la empresa

manos entrelazadasLa responsabilidad social corporativa en los últimos años está cogiendo más importancia en la sociedad, una sociedad  más consciente e inmersa en la situación actual y cada vez más empresas incorporan políticas adecuan y plantean sus estrategias desde un punto de vista responsable.

La RSE recoge las contribuciones de la empresa a sus grupos de interés, clientes, empleados, proveedores, accionistas y comunidad en general que van más allá de las contribuciones únicamente  relacionadas con la creación de valor. Los programas de Responsabilidad Social Corporativa nos sitúan en el nivel social de la estrategia.

La empresa sostenible es la que, además de ganar dinero, cuida la forma en que lo hace. Tiene, pues, una visión a largo plazo en la que tiene presente no sólo a sus accionistas y empleados, sino también el entorno en el que ejerce su actividad. Esta realidad se traduce en una triple cuenta de resultados en la que deben incluirse no sólo magnitudes económicas, sino también medioambientales y sociales’’. (El País, domingo 6 de abril de 2003)

¿En qué  áreas de nuestra empresa podemos desarrollar  un programa de RSE?

-Dirección

-Medio ambiente

-Grupos de interés – clientes

-Grupos de interés – empleados

-Grupos de interés – Sociedad

¿Qué consecuencias tiene la RSE para la empresa?

1) Mejoran la imagen de la empresa y pueden tener un efecto positivo sobre las ventas.

El 70% de los consumidores europeos dice que el compromiso social de las empresas es importante al comprar. (CSR Europe/Mori,2000)

1 de cada 5 consumidores está dispuesto a pagar más por productos que son socialmente y mediambientalmente responsables. (CSR Europe/Mori,2000)

2) Las empresas que adoptan criterios de RSE reducen riesgos derivados de comportamientos socialmente irresponsables (multas, sanciones económicas).

3) El uso de prácticas de RSE indica calidad en la gestión. Normalmente las empresas bien gestionadas en materia social disfrutan también de una buena gestión en su conjunto.

4) Las políticas de RSE contribuyen a mejorar la reputación de las empresas que las desarrollan.

5) Las empresas que practican la RSE aparecen como más atractivas para los eventuales empleados (es decir, tienen mayor capacidad para atraer y conservar los recursos humanos más competentes y cualificados).

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