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Cuánto tiempo debemos conservar las facturas

Una vez que el emprendedor opta por iniciar su actividad, bien como empresario individual o bien bajo forma societaria, una de las obligaciones a las que va a estar sujeto es el de la conservación de las facturas, tanto aquellas que emitimos a terceros, así como las recibidas.

cuanto tiempo guardar las facturas

Esta es una pregunta habitual en nuestro Servicio de Creación de Empresasy a la que trataremos de dar respuesta a través de este artículo.

Y es que, las diferentes normas que rigen nuestro ordenamiento jurídico, nos establecen diferentes plazos, por lo que muchas veces podemos pensar que son cuatro años, cuando la realidad es diferente.

  • Si atendemos al Código de Comercio (normativa mercantil) observamos que el mismo obliga a conservar, los libros, correspondencia, documentación y justificantes debidamente ordenados durante seis años a parir del último asiento realizado en los libros contables. Como vemos, nos habla de seis años, y nos habla de otra documentación añadida aparte de lo que son propiamente las facturas.
  • Si atendemos a la normativa fiscal, vemos como la Ley del IRPF (L.I.R.P.F.) o la Ley del IVA (L.I.V.A) , nos establecen un plazo de prescripción de cuatro años, que se cuenta a partir de la fecha de presentación de los impuestos. No obstante, “no es oro, todo lo que reluce”, y la propia normativa fiscal viene cargada de excepciones a esta norma general.
    • Por ejemplo, si interrumpimos el plazo de prescripción, lo cual puede hacerse presentando simplemente una declaración complementaria…en tal caso, los cuatro años comenzarían a contar desde el punto en el que se interrumpió el plazo.
    • Las facturas de activos (inmovilizado-inversiones) no se pueden destruir mientras estemos amortizando los mismos. Si estos activos traen consigo que nos imputemos un IVA superior a 3.005,6 euros, nos veremos obligados a guardar las facturas de la adquisición de dichos bienes durante nueve años, si son bienes muebles, y catorce si son inmuebles.
    • Además la Ley General Tributaria (L.G.T) y el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, nos establecen que debemos custodiar la siguiente documentación:
      • Facturas recibidas y copias o matrices de las emitidas.
      • Justificantes contables en los casos de inversión de sujeto pasivo en IVA.
      • Los recibos que justifican las compensaciones en el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
      • Los documentos que justifican el abono del Impuesto a la Importación.

Debemos saber que los documentos pueden ser conservados en papel o en formato electrónico, siempre que esa custodia permita garantizar al contribuyente la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a los mismos por parte de la Administración Tributaria, sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante el uso de medios electrónicos.

  • Si atendemos a la normativa que regula la Prevención del Blanqueo de Capitales, observamos que aquellos sujetos obligados deberán conservar por un periodo mínimo de diez años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010 de prevención de blanqueo de capitales.

En conclusión, es más que recomendable optar por un buen sistema de archivo (bien sea en formato electrónico o en formato papel) que nos permita conservar adecuadamente prácticamente casi toda la documentación que genere nuestra actividad, durante unos cuantos años.

Fuente: AEAT, GEMAP y CEPYME.

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El préstamo entre particulares

Empezamos una semana más en este mundo de emprendedores, emprendimiento, facturas, préstamos, financiación y queremos hablar sobre un tema a veces desconocido:  El préstamo entre particulares que puede ser una opción a valorar por los emprendedores a la hora de poner en marcha su empresa.

prestamos entre particulares

(imagen de www.noticias.iberestudios.com )

 

El Préstamo entre particulares es una figura jurídica recomendada en muchas ocasiones y desconocida (el Código Civil recoge el contrato de préstamo a partir de su artículo 1.740).

Cuando hablamos de “préstamo” casi siempre pensamos en aquel que otorga una entidad bancaria. Sin embargo, es posible realizar un préstamo entre particulares y no es obligatorio que sea entre familiares. Por supuesto, estamos ante una forma jurídica legal e incluso muy interesante en determinados supuestos.

Lo primero a destacar es la importancia de documentar ese contrato de préstamo. La ley tampoco exige una documentación pública (ante notario), por tanto, es válida una documentación privada (contrato privado de préstamo entre particulares). En este contrato recomendamos que existan unos datos mínimos:

  1. Datos de las dos partes. PRESTAMISTA (quien presta el dinero) y PRESTATARIO (quien recibe el dinero). Los datos deberán ser nombre, apellidos, DNI y domicilio de ambas partes.
  2. Fecha de entrega del dinero y cantidad que se entrega. Para posibles consecuencias fiscales, es muy importante que quede constancia de la fecha de la entrega del dinero, de su forma (en metálico, mediante transferencia bancaria, …) y, obviamente, cuál es la cantidad exacta que se presta.
  3. Plazo de devolución y forma de realizar esa devolución. Como cualquier otro préstamo debemos establecer un periodo de tiempo para su devolución, tanto si será un pago total o pagos parciales. Así mismo, hay que señalar cómo y donde se devolverá el dinero (entregas en metálico, ingresos en cuenta corriente, …)
  4. Interés que se cobra o que sea gratuito. Las dos formas son posibles. El prestamista, aunque sea un particular puede cobrar un recargo o interés al prestatario cuando se realice la devolución de las cantidad prestadas. Otra posibilidad es no cobrar más dinero del prestado, por tanto, hablaremos de un préstamos gratuito o de interés 0.

Con ese mínimo de datos estaremos seguros de que el emprendedor no tenga problemas futuros en este aspecto. Pero además, debemos presentar el contrato a efectos del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP). ¿Por qué? Porque estamos ante un contrato jurídico afecto a este impuesto. Sin embargo es un acto exento del mismo, por tanto, se exige su presentación pero no devenga pago alguno, es decir, es gratuito.

Presentando el contrato, formalizamos el mismo en un Registro Público, dando constancia del mismo para futuras eventualidades. Si no lo hiciéramos, la prueba futura de su existencia podría ser más complicada.

¿Para qué se realiza todo ésto? Pues la respuesta en sencilla. Si una persona va a prestar una cantidad de dinero importante (recomendada a partir de 3.000€ aunque no es un requisito), querrá garantizarse en un documento la devolución del mismo. Sin este contrato escrito, estaríamos ante un contrato verbal complicado de demostrar. Así que la primera razón debe ser asegurar la operación entre las partes.

Pero hay más cosas a tener en cuenta cuando se produce un contrato así. ¿Es una donación encubierta? ¿Qué consecuencias fiscales tiene? En un futuro artículo responderemos a esas preguntas.

Si necesitas más información sobre este tema u otros que estén relacionados con tu nuevo proyecto, con tu Plan de Negocio o necesitas financiación, contacta con nosotros o envíanos un email a emprenderioja@larioja.org .

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‎Las 10 cosas (al menos) que debes tener en cuenta al pedir una ayuda pública

 

cómo solicitar una subvención

(imagen de www.aspem.com)

Muchas veces cuando nos enfrentamos a un trámite administrativo parece que debemos acudir al diccionario porque, aunque no lo parezca, las palabras que se utilizan están escritas en castellano. En las ayudas publicas nos encontramos con términos como el efecto incentivador, la retroactividad, la compatibilidad, la regla de mínimis… El emprendedor se va a encontrar con esta realidad y entonces….

¿Qué puede hacer una persona “normal” para superar esta prueba y conseguir una subvención por crear su propia empresa?

Emprendedores, os damos 10 consejos para que llevéis a buen término la solicitud de una ayuda.

1º.- Identificar qué Organismo puede concederme una subvención.

Esto que parece obvio, puede resultar complicado. Como norma general tened en cuenta que en España habitualmente las subvenciones las conceden organismos de las Comunidades Autónomas, aunque también pueden existir Entidades Locales para subvencionar a un emprendedor e incluso organismos nacionales o supranacionales.

Si nos lees desde La Rioja, tanto la ADER (www.ader.es) como el Ayuntamiento de Logroño (www.logroño.es) si estás radicado en Logroño, pueden concederte una subvención. También asociaciones en el mundo rural que gestionan ayudas LEADER+. www.riojarural.com/www.adriojaalta.org y www.lariojasuroriental.com/

En otras Comunidades puedes encontrar info aquí:

http://servicios.ipyme.org/CEAE/Busquedas/BuscarCEAE.aspx

2º.- Ya tenemos el organismo y ahora…. Localiza dentro de su página web la ayuda a tu disposición en función de lo que vas a hacer. No es lo mismo una inversión en una nueva empresa que un proyecto de internacionalización. Tomando como ejemplo ADER puedes revisar sus ayudas por Áreas en: http://www.ader.es/ayudas/

Si no tienes claro el encaje, seguro que podrás preguntar de alguna manera a tu organismo. En ADER podrías hacerlo en ader@larioja.org y si es una consulta sobre creación de empresa podrías usar el canal de Twitter @emprenderioja. Sin ser tan tecnológico podrías llamarnos al 941291500.

3º.- ¡¡Localizada la ayuda!! ¿Y ahora qué? Pues nuestro consejo es tan sencillo como leer la Orden o Convocatoria que regula la subvención. Si fuera un emprendedor la Orden sería la siguiente:

http://www2.larioja.org/pls/dad_user/G04.texto_integro?p_cdi_accn=37-314133

Ok! Lo leo… ¿pero? ¿Quién ha escrito esto? No entiendo casi nada…

Vale, te lo intentamos poner un poco más fácil, lee el resumen… http://www.ader.es/ayudas/ayudas-por-areas/emprendedores/

4º.- Perfecto tengo el resumen leído, VUELVELO A LEER y localiza CUÁNDO (plazos, ¿está abierto o cerrado el plazo de solicitud?) QUIÉN (que iniciativas pueden solicitar estas ayudas y qué criterios se deben cumplir) PARA QUÉ (qué me va a subvencionar, cuales son los gastos e inversiones en las que se me va a apoyar), CUÁNTO (cuanto debo gastar/invertir). También pueden existir otros condicionantes.

5º.- Ahora ya está bien entendido, ¿Qué hago ahora? Reviso mi Plan de negocio y con sus datos cumplimento y firmo la solicitud y la entrego “siguiendo el procedimiento administrativo”.

Crisis ¿Dónde está la solicitud? No te habías leído el resumen bien? La tienes arriba a la derecha.

Importantísimo, con carácter general una ayuda habrá que solicitarla ANTES de hacer la inversión o gasto. Esto no es siempre así pero si la debes entregar después eso tiene arreglo, si es ANTES y no lo hubieras hecho, no se podrá subvencionar.

Para no equivocarte entrega el impreso en el organismo que convoca la ayuda, o en su defecto en correos, y que te sellen la primera hoja. (aunque hay más vías recogidas en el procedimiento administrativo así no te confundes)

6º.- Intenta que el impreso esté TOTALMENTE completo para que la persona que lo vaya a evaluar no tenga que requerir más documentación y por tanto lo pueda evaluar rápidamente (cosa muy ventajosa para ti).

Si te faltara documentación seguramente se enviará una carta de subsanación. Es decir, la administración te enviará un escrito solicitando que entregues en un plazo de 10 días hábiles (habitualmente) cierta documentación. OJO los sábados son días hábiles y por tanto computan a la hora de contar los plazos. Si fueran días naturales también contarían los domingos.

7º.- Bueno pues parece que lo he hecho todo bien, la administración me ha enviado una Resolución donde me dice qué me subvenciona, en qué porcentaje y en qué plazo máximo debo acabar la inversión (todos estos datos se obtienen del impreso que yo he presentado)

Me han enviado una “Resolución de Concesión” Bien vamos bien.

8.- Estas ahora en lo que se llama la fase de abono. Es obligatorio que las inversiones o gastos que realices estén reflejados en su correspondiente factura y que sean efectivamente pagados (descontados en tu cuenta) en el plazo que marca la resolución de concesión, por transferencia bancaria u “otros medios aceptados por el Banco de España”. Podrás pagar por tarjeta de crédito, cheques, etc… lo que debes evitar SIEMPRE son los pagos en metálico.

También puede ser habitual que existan importes mínimos en las facturas a presentar. REVISALO en la convocatoria/resumen.

9º.- Se te pedirá para que justifiques la inversión presentando la solicitud de abono (facturas, pagos y otra documentación que estará en el resumen o en la normativa). De nuevo entrégalo todo correctamente.

10º.- Lo más importante, si no estás convencido de algo y tal vez como consejo MAS IMPORTANTE es que antes de empezar a hacer nada, te dirijas al Organismo correspondiente para que te asesoren sobre cómo hacer la solicitud. Trabaja este aspecto, porque si lo haces bien, y aunque no se deba contar con ellas, serán probablemente a efectos de rentabilidad las horas más productivas de tu trabajo, sobre todo en las etapas iniciales de la empresa.

Bueno, por fin me han llamado porque se ha producido un ingreso en mi banco!!!

Que bien, he superado la prueba!!

A ADER como os decía lo puedes encontrar en ader@larioja.org, por teléfono en el 941291500, en Twitter como @Emprenderioja y obviamente en persona en C/ Muro de la Mata 13-14, bajo Logroño.

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