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6 maneras de hacer más y optimizar tu negocio

Cuando las grandes empresas piensan en la productividad, a menudo piensan en términos de rendimiento de la inversión (ROI): cada empleado cuesta una cantidad específica de dinero, por lo que la empresa necesita que ese empleado genere valor que exceda ese gasto.

empleados trabajando

Sin embargo, los empresarios y los propietarios de pequeñas empresas tienden a pensar en la productividad de manera diferente, por dos razones:

  • El número de tareas excede el número de personas disponibles para hacerlas. Crear una empresa desde cero requiere una enorme cantidad de trabajo de todos los involucrados. Por lo general, no hay suficientes horas en el día para lograr todo, por lo que la productividad se trata menos de utilizar sus horas de manera óptima que tratar de hacer el mayor progreso posible lo más rápido posible.
  • El dinero es limitado. Cuando hay más trabajo del que el personal actual puede manejar razonablemente, la opción más lógica es contratar nuevas personas, pero las pequeñas empresas y las nuevas empresas operan con un capital limitado y no siempre pueden permitirse personal nuevo o herramientas automatizadas para manejar el trabajo.

Entonces, ¿cómo puedes optimizar tu negocio para hacer más cosas todos los días?

  1. Minimiza la comunicación

La comunicación a menudo es la parte más grande e importante de la operación de una empresa. Pasamos horas al día leyendo y respondiendo correos electrónicos, escuchando mensajes de voz, mensajes de texto, mensajería instantánea y conversando con otros. Muchas de estas horas son necesarias y productivas, pero un porcentaje significativo se desperdicia.

En resumen, las reuniones no siempre son necesarias. Las llamadas telefónicas a menudo duran mucho. Los correos electrónicos entrantes sin importancia y los mensajes instantáneos te distraen. Por lo tanto, en lugar de ser un esclavo de la comunicación, trabaja para minimizar tus canales de comunicación y asegúrate de dedicar la mayor parte del día a un trabajo en particular.

  1. Favorecer la especialización sobre la generalización

En una startup o en un entorno de pequeñas empresas, la diversidad de trabajo y la cantidad limitada de personas disponibles para hacerlo a menudo significa que tú y tus empleados se convierten en generalistas, cada uno responsable de llevar cargos diferentes, muchos de los cuales se superponen con los de otros compañeros de trabajo.

Sin embargo, las organizaciones casi siempre operan de manera más eficiente cuando las tareas se distribuyen a especialistas que se centran en campos únicos; esta es la filosofía detrás de la línea de ensamblaje.

Si puedes, trata de asignar y delegar tareas consistentemente entre tus empleados, favoreciendo las tareas que se relacionen con las fortalezas y debilidades de cada individuo.

  1. Usa subcategorías

Las personas tienden a trabajar mejor cuando rastrean y miden objetivos pequeños y realizables que lo que hacen tratando de abordar proyectos enormes. En consecuencia, debes tratar de dividir los proyectos y tareas generales en subcategorías más pequeñas.

Al estructurar tus metas y tareas de esta manera, podrás establecer prioridades más realistas y funcionales, y pasarás tu tiempo trabajando en lo más importante.

  1. Descansa

Cuando el tiempo es limitado y el trabajo exigente, muchos empresarios terminan trabajando largas horas, extendiéndose en las noches y fines de semana. Tiene sentido que pasar más horas significa que se hace más, pero en realidad es mejor invertir al menos parte del tiempo para descansar.

El exceso de trabajo puede darte un impulso a corto plazo en las tareas totales realizadas, pero te desgastarás, reduciendo tus capacidades cognitivas y agregando estrés a tu vida.

  1. Deja de sumar proyectos

Los empresarios son un grupo naturalmente ambicioso. Cada vez que obtienen una idea nueva, la agregan a una lista ya masiva de ideas. Cambian de dirección con frecuencia y, a menudo, se exceden en el esfuerzo.

Esto es admirable, pero conduce a un estilo de trabajo frenético que finalmente resulta en menos tareas y proyectos finalizados. En lugar de agregar más a la pila, concéntrate en lo que ya tienes.

  1. Busca ayuda a bajo costo

Considera buscar ayuda a bajo costo en forma de asistentes personales o contratistas independientes. Tu tiempo es valioso, y si puedes pagarle a los trabajadores menos delo que vale tu tiempo para manejar algunas tareas que absorben horas preciadas, entonces valdrán la pena la inversión.

Es totalmente posible optimizar el tiempo que tú y tus empleados ya están gastando, de una manera que te permite hacer más a diario y semanalmente. Una vez que adoptes estas estrategias, notarás que tu lista de tareas se reduce gradualmente y te acercarás a la generación de ingresos sostenibles que necesitas para justificar la contratación de otro empleado.

Cuando llegues a este punto, es posible que encuentres tus procesos tan optimizados, que después de todo no necesitarás contratar a alguien nuevo.

Fuente: Edith Gómez

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Novedades legales: Presupuestos Generales del Estado y Reforma del Estatuto del Autónomo

Vamos a analizar dos documentos legales con novedades que afectan a emprendedores y empresarios. Por un lado una norma aprobada y vigente como es la Ley de Presupuestos Generales del Estado para el 2017 y, por otro lado, el Proyecto de Ley de Reforma del Estatuto del Autónomo, norma que entrará en vigor en los próximos meses.

reforma autonomos

Presupuestos Generales del Estado 2017

La Ley 3/2017 publicada en el BOE el 28 de Junio contiene, como siempre que se aprueban los Presupuestos de cada año, ciertas medidas legales en el ámbito tributario y social que conviene repasar:

  • Ámbito tributario:
    • Impuesto de Sucesiones.- mejora de las deducciones por inversiones en producciones culturales (cine, teatro, conciertos,…).
    • Impuesto sobre el Valor Añadido.- dos medidas interesantes y demandadas por su sectores respectivos: descenso del IVA del 21% al 10% para las monturas de gafas graduadas y descenso similar para los espectáculos culturales en vivo; guiño al sector cultural aunque deja fuera el cine, por ejemplo. Se aplicará al teatro, danza, conciertos, …
    • Otros aspectos destacables.- actualización de los intereses de demora y de las cantidades del IPREM, indicador público de renta de efectos múltiples.
  • Ámbito laboral:
    • Subida de la base mínima de cotización de los trabajadores autónomos un 3%.- el 1 de Enero se congeló la cuota de autónomos para el 2017, sin embargo, desde el 1 de Julio sufrirá un aumento del 3%, lo que supondrá pasar de una base de cotización de 893,10€ a 919,80€, traducido en dinero, pasará la cuota mínima de los 267,03€ a 275,02€ (8€ de aumento).

Proyecto de Ley de Reforma del Estatuto Autónomo

Baja el Nombre de Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo (lo de urgente se lo podían haber ahorrado porque llevamos más de un año esperando su aprobación), el proyecto ha pasado la fase del Congreso y se dirige al Senado, por tanto no debería de tardar mucho más en ver la luz.

Como siempre, no somos muy partidarios de comentar una norma legal en fase de aprobación, porque pueden tener variaciones finales, pero creo que es importante a la hora de ciertos emprendedores si les merece la pena esperar a su aprobación o no.

Además, falta conocer qué medidas entrarán en vigor en el momento de la publicación de la ley y qué medidas lo harán con fecha 1 de Enero de 2018.

Los aspectos más destacables de la futura ley son:

MEDIDAS LABORALES

  • Aumento de la Tarifa Plana de 50€.- pasará de los 6 meses actuales a los 12 meses. El resto de bonificaciones se mantiene, por tanto, los restantes 6 meses al 50% de bonificación y 6 meses al 30% seguirán, dando un total de 24 meses de bonificaciones frente a los 18 actuales (36 meses frente a los 30 actuales para menores de 30 años o mujeres menores de 35).
  • Descenso de cinco a dos años del tiempo transcurrido por trabajadores que hayan sido autónomos.- actualmente para tener acceso a las bonificaciones tenían que haber pasado 5 años desde la última vez que el trabajador había sido autónomo, ahora se reduce de forma considerable pasando a 2 años.
  • Mejora de la maternidad de las autónomas.- mejora tanto durante el tiempo de maternidad como su reincorporación posterior al autoempleo.
  • Mejora para los autónomos discapacitados
  • Posible cambio de base de cotización cuatro veces al año (frente a las dos actuales)
  • Pago de la cuota según los días de alta en el mes.- actualmente hay que pagar todo el mes sea cual sea la fecha de alta.
  • Compatibilidad de la pensión al 100% con la actividad autónoma.
  • Reducción del recargo por falta de pago durante el mes siguiente al vencimiento.- pasa del 20% actual a un 10%.
  • Se incluye el accidente “in itenere” como accidente de trabajo para el autónomo.– es el accidente por desplazamiento a su lugar de trabajo.

MEDIDAS FISCALES

  • Deducciones por gastos de los autónomos que trabajen en casa.- habrá que esperar a su redacción final porque actualmente no está muy clara su aplicación.
  • Deducciones por dietas cuando el autónomo tenga que trasladarse bien en España o en el extranjero.

No vamos a desgranar más estas medidas a falta de su publicación definitiva. Aunque se trate de un buen avance, nos siguen faltando ciertas medidas demandadas por el colectivo y que nuevamente quedan fuera de la reforma. Por ejemplo:

  • En materia laboral el pago de autónomos en función de los beneficios del negocio o el impago de la cuota en procesos de baja laboral por enfermedad o accidente.
  • En materia fiscal la deducción parcial de los gastos del vehículo en IRPF (sólo se permite en IVA) y una mejor deducción de los gastos de los autónomos que trabajan en su casa.

Cuando se publique la Ley daremos un repaso más exhaustivo de las nuevas medidas.

ALBERTO MESAS (FER)

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Deducción del coche de empresa y sus gastos asociados

reparacion-coche-gastos

Como dato curioso en el 2015 el total de matriculación de vehículos en España fue de 1,03 millones de unidades según fuentes de ANFAC (Asociaciones de Fabricantes), de los cuales las ventas a empresas fueron de 283.096 unidades.

A partir de aquí, es cuando empieza la justificación de la adquisición del vehículo con la Agencia Tributaria. La adquisición de estos vehículos por las empresas, deben formar parte de su inmovilizado material, lo que puede generar una controversia con la AEAT a la hora de su utilización, pudiendo ser únicamente empresarial o una utilización empresarial y particular.

Ante este hecho diferenciado por su utilización, debemos tener en cuenta que grado de afectación real tiene dicha adquisición para la empresa. Dependiendo del grado de afectación que tiene la adquisición del bien en la empresa, podemos hablar de un tratamiento fiscal diferenciador.

Cuando el grado de afectación a la empresa es del 100 %, nos podremos deducir el 100 % del IVA y el resto de gastos asociados, como son la gasolina, las reparaciones, las autopistas, parkings. Dicha afectación del 100% de utilidad en la empresa, dependerán mucho de la actividad económica que desarrolle la empresa y de su necesidad de adquisición de vehículo para el desarrollo normal de su actividad, que deberá justificarse con medios propios que lo demuestren como son la emisión de facturas a sus clientes fuera de la localidad de su domicilio social, o la justificación de facturas de parkings en otras localidades y no de tickets, la utilización de autopistas, recomendando la utilización de un via-t que nos emitirá una factura a nuestro domicilio fiscal con el desglose de IVA y otros medios que demuestren la veracidad de la utilización necesaria del vehículo en su actividad empresarial.

Por el contrario el grado de afectación a la empresa puede ser únicamente del 50%, siendo el otro 50% de uso particular. Aquí es donde hacemos un tratamiento fiscal diferenciado al anterior. En este caso la empresa únicamente podrá deducirse el 50 % del IVA, sin tener derecho a poderse imputar como gasto la amortización del bien. Siendo éste, el hecho más diferenciador que existe en la tributación de un vehículo con uso empresarial y particular. En este caso también hay que tener en cuenta la deducción de los gastos asociados, puesto que no se aplica siempre el 50 % de los gastos.

En el caso de la gasolina se puede deducir hasta el 100 % del gasto siempre que se demuestre por cualquier medio de prueba admitido en derecho, que dicho gasto ha sido necesario para poder realizar la actividad.

Lo mismo ocurre con los gastos de parking y autopistas, siempre que vengan emitidas en formato factura y demostremos que esos gastos son propios de la actividad podrán deducirte en un 100 %. En el caso de las reparaciones del vehículo con un 50% de afectación a la actividad, solo nos da derecho a la deducción del 50 % de estos gastos.

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Qué es y para qué sirve una factura proforma

Cuando empieces la aventura de montar tu propia empresa, te enfrentaras a un amplio abanico de términos que probablemente antes no estaban en tu vocabulario habitual.

factura proforma

Foto: Freepik

Desde el momento que empieces tu actividad, deberás diferenciar entre las factura de ventas que emitas y las facturas de gastos o compras que recibas. En las facturas de venta, son las facturas emitidas, en las que repercutirás el IVA de tu producto o servicio a vender, mientras que las facturas que recibas, soportaras el IVA de las compras o servicios que contrates. A efectos prácticos, en las facturas emitidas es donde aparece el IVA que más tarde pagarás; y en las recibidas, el IVA que podrás desgravar en tu declaraciones de IVA.

Además de estas facturas, existe una especie muy particular de factura, que no tiene ninguna validez fiscal ni contable. Hablamos de las facturas proformas, que suele ser común el de identificarla como una factura ordinaria, sin embargo una factura proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial que se emite con la finalidad de que el comprador disponga de la información sobre los bienes o servicios que se desean comprar o comparar con otras ofertas.

Cuándo debemos usar una factura proforma

La factura proforma es un documento que emite el proveedor con la finalidad de que el comprador disponga de toda la información necesaria sobre los elementos que componen la transacción. Su emisión suele coincidir con momentos previos a la puesta en marcha de nuestra empresa, aunque no supone ningún compromiso de realizar dicha operación, ni  obligación de pago, puesto que debe existir una aceptación expresa por parte del que la recibe para que se formalice la aceptación de la compra con una factura comercial.

Uno de los usos que tiene la factura proforma es cuando vamos a realizar la solicitud de un préstamo bancario. Tendremos que justificar a la entidad financiera en que vamos a destinar ese préstamo, y la forma de documentar esas operaciones, es a través de las facturas proforma, que nos permite documentar los bienes y servicios que vamos a financiar con el préstamo bancario, independientemente de luego lo realicemos con ese proveedor u otro. También utilizaremos las facturas proforma, en la solicitud de capitalización de la prestación por desempleo, puesto que dicha solicitud requiere la justificación de la inversión que se va a realizar, por lo tanto los futuros empresarios que solicitan la capitalización para realizar las inversiones de su nueva puesta se usa para justificar el envío de mercancía sin ningún valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación, etc.

Cómo hacer una factura proforma

Los más destacado en cuanto a las características que debe tener es que en la misma debe aparecer explícitamente que es una “factura proforma”. Por el resto, debe llevar casi los mismos requisitos que en una factura ordinaria. Deberá aparecer tu información y los datos de tu empresa, junto a los datos fiscales completos del cliente al que va dirigido.

El resto de los datos serán los que quieras dar a conocer a tu cliente. Por ejemplo, la descripción de la mercancía, cantidad y precio, formas de pagos, impuestos, etc. Recuerda que una factura proforma en ningún caso es una factura ordinaria, por lo que ha de pertenecer a otra serie numérica o, simplemente, no ir numerada para que no haya ningún equívoco al respecto.

¿Se pueden contabilizar las facturas proforma?

Una factura proforma no se puede contabilizar, ya que, como se ha dicho, no es una factura real sino un “espejo” de ésta. De ahí  la importancia de destacar en un lugar bien visible que es una factura proforma para que no de lugar a confusión.

Además, al no tener una validez contable ni fiscal, para la Agencia Tributaria una factura proforma es, por decirlo de alguna forma, humo. Es importante saber esto, pues la Agencia Tributaria nunca te aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido en caso de requerimiento o inspección.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

En términos generales, se podría decir que se usa una proforma cuando llevas una relación más avanzada con el cliente para darle información mucho más clara y detallada de la futura operación. Además, el presupuesto no tiene ni por qué tener aspecto de factura. Seguramente más de una vez hayáis recibido un presupuesto en el que ni siquiera se envía un documento, sino que indican la cuantía en el cuerpo del correo. Para que nos entendamos, el presupuesto queda menos formal que una factura proforma.

No obstante, también depende mucho del sector en el que nos encontremos. Por ejemplo, la factura proforma sirve para operaciones de crédito o financiación ya que las entidades solicitan este comprobante para que quede justificada la solicitud de dinero. Sin embargo, en muchas ocasiones en el sector servicio suelen hacer un presupuesto debido a la dificultad de prever el coste final o si lo que se quiere que el cliente estudie la oferta y se coloquen productos opcionales.

Alberto Llamazares Galván (Izco y Galván Asesores)

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Cómo pueden los autónomos desgravar los suministros de su vivienda

¿Pueden desgravarse los gastos de su teléfono móvil? ¿y los suministros de su vivienda si trabajan desde casa? preguntas que últimamente son muchos los autónomos que se realizan y que está de actualidad.

movil desgravar llamadas

Los requisitos para que un gasto pueda ser fiscalmente deducible por un autónomo son:

  • Debe estar “afecto” o vinculado a la actividad económica.
  • Debe justificarse convenientemente mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden aceptarse recibos.
  • Debe estar registrado contablemente por el autónomo en sus libros de gastos e inversiones.

En el caso de los gastos asociados a la vivienda, Hacienda permite deducir en el IRPF los gastos derivados de la titularidad de la misma:

  • Impuestos locales: el IBI –impuesto sobre bienes inmuebles–, la tasa de basuras… etc.
  • La cuota de la comunidad de propietarios.
  • Los intereses del préstamo hipotecario.
  • El seguro de hogar.

Pero únicamente en el porcentaje de superficie destinado a la actividad económica dentro de dicha vivienda.

Podrán imputarse al 100% los gastos e IVA de equipamiento del despacho: mobiliario, equipos informáticos, …etc.

Sin embargo, en relación a gastos como la luz, el gas… etc., La Agencia Tributaria ha vetado hasta el momento la posibilidad de deducción de ni siquiera parte de los mismos, alegando que no existe una “regla racional” que permita determinar qué parte de estos gastos corresponden a gastos personales y qué parte a profesionales.

Esta postura de Hacienda ya fue rechazada en una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, y en una resolución del Tribunal Económico Administrativo Regional (TEAR) de la Comunidad Valenciana, que establecieron que la luz o el gas pueden deducirse aplicando la misma regla de prorrateo planteada para el IBI, por ejemplo. Precisamente esta última resolución del TEAR motivó que la Agencia Tributaria presentara un recurso de unificación de criterio ante el TEAC (Tribunal Económico Administrativo Central).

EL TEAC resolvió el pasado 10 de septiembre de 2015 adoptando una postura intermedia, defendiendo la adopción de una fórmula que permita deducir parte de los gastos con un criterio combinado de metros cuadrados con los días laborales de la actividad y las horas en que se ejercite esa actividad en el inmueble, por ejemplo, y siempre que el obligado tributario pruebe que el consumo sujeto a deducción tiene uso para la actividad profesional o esté vinculado a la obtención de ingresos.

La Agencia Tributaria ha admitido este criterio. Por tanto, ahora lo importante es constatar qué medios de prueba son válidos para Hacienda en relación a la justificación de la deducibilidad de los suministros y cuáles generan problemas.

Aquí la labor de los expertos asesores fiscales es crucial…

¿Qué ocurre con los gastos del móvil?

Si el autónomo dispone únicamente de una línea de móvil, Hacienda le permite imputar un 50% del gasto ya que considera que el 50% restante se dedica a llamadas personales. Por tanto, si el nivel de gasto por llamadas profesionales es muy elevado puede que al autónomo le interese disponer de dos teléfonos, uno para la actividad profesional y otro para la vida personal.

Fuentes: Infoautonomos.com, Blogatiempo y Ennaraja.com

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Las ventajas de gestionar adecuadamente los gastos de dietas y kilometraje

Los gastos de dietas y kilometraje de los empleados en movilidad son dos de los conceptos más importantes a los que tiene de hacer frente una empresa. Al tratarse de costes que el trabajador tiene por motivos laborales, la ley entiende que, siempre que se ciñan a una serie de límites y obligaciones, son dietas exentas de IRPF.

kilometraje

Los pagos de dietas y transporte son muy comunes en las empresas que cuentan con empleados en movilidad (comerciales, personal técnico, directivos…) y en función de su frecuencia y número de trabajadores desplazados y destino, pueden a llegar a suponer un gasto considerable para la compañía.

Al tratarse de retribuciones que compensan unos gastos que el trabajador realiza por motivos laborales, la ley declara que no deben tributar, lo que significa que el empleado no tiene que incluirlos en su declaración de IRPF ni la empresa tampoco debe efectuar ningún tipo de retención sobre los mismos. Eso sí, se marcan unos límites: un máximo de entre 53,24 euros y 91,34 euros en comidas por día en función de si el desplazamiento es por España o por el extranjero, 0,19 euros por kilómetro recorrido en vehículos particulares, y obligatoriedad de presentar comprobantes para los casos de gastos de transporte.

Asimismo, como estos pagos pueden llegar a suponer un gasto importante para la empresa, hay que tener en cuenta cuáles son los beneficios que podemos conseguir si los gestionamos de manera adecuada. Independientemente del modelo de gestión de las dietas y el kilometraje (modelo fijo, justificación de cada gasto o sistemas mixtos), si este se ejecuta correctamente podemos conseguir: mejorar la eficacia de la empresa, beneficiarnos de las ventajas financieras y fiscales, integrar sistemas, y aprender de los datos generados. Pero además, todo esto nos favorecerá a nivel global: seremos más competitivos.

Además, otro punto muy importante es que con una gestión adecuada conseguiremos ahorro; por un lado, ahorro de tiempo dedicado a las tareas de elaboración de hojas de gastos y supervisión (trabajos considerados generalmente como pesados) y ahorro directo por detección de fraude. Por eso es muy importante administrar estos gastos de manera eficiente. En la siguiente guía titulada “Todo lo que deberías saber sobre los gastos de dietas y kilometraje encontrarás todas las claves sobre cómo gestionarlos correctamente.

Una de las mejores formas de optimizar la gestión de dietas y transporte es la utilización de herramientas que automatizan el proceso y aportan mayor visibilidad y control sobre éste.

Una de las principales ventajas de estas aplicaciones es que permiten unificar varios modelos de gestionar gastos en un solo entorno y acabar con el caos que a menudo conlleva la gestión de gastos de viajes de empresa. Además, su efectividad y rentabilidad se multiplica si a la utilización de estos programas se le suman otras acciones, como la definición por parte de la empresa de unos parámetros bien definidos.

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Principales novedades para los autónomos introducidas en la reforma fiscal

¡Hola a todos!, en este artículo os vamos a explicar las principales novedades introducidas en la Reforma Fiscal que afectan a los empresarios individuales y que por lo tanto tendrán que tener en cuenta muchas personas que están pensando emprender y que quieren hacerlo a través de esa forma jurídica, los comúnmente denominados “autónomos”.

hucha

Con la aprobación de la Ley 26/2014 de 27 de noviembre se aprobó de manera definitiva la reforma fiscal que entró en vigor el pasado 1 de Enero de 2015.

 Retenciones de los profesionales autónomos.

Las retenciones que los profesionales autónomos practican en sus facturas cambian, en concreto del 21% del 2014 al 19% a partir del 1 de enero de 2015 y al 18% a partir de enero de 2016. Recordemos además que los trabajadores autónomos con rentas inferiores a 15000 euros pagan un tipo reducido del 15% desde el pasado mes de julio.

 Gastos deducibles en IRPF.

Se fija un tope de 2.000 € anuales en los gastos de difícil justificación. Además, aquellos profesionales autónomos que no coticen en el RETA sino en una mutua de previsión social alternativa a la Seguridad Social, podrán deducirse sus cuotas por contingencias comunes.

 Módulos 2015

Se mantienen los mismos módulos de IRPF e IVA que en el 2014, al igual que se mantiene la reducción general en el rendimiento neto del 5%.

 Requisitos para estar en módulos

La reforma fiscal contempla nuevas limitaciones para reducir el número de personas que pueden tributar por módulos. Aunque estaban inicialmente previstas para 2015, finalmente entrarán en vigor en enero de 2016, aun así es importante que los autónomos (empresarios individuales), afectados vayan preparándose para el cambio: lo la rebaja del umbral de exclusión con carácter general bajará de 450.000 a 150.000 euros de ingresos y de 300.000 a 150.000 euros de gastos o y quedarán excluidas de este método las actividades incluidas en las divisiones 3, 4, y 5 de la sección primera de las Tarifas del IAE a las que sea de aplicación en 2015 la obligación de retención al 1%, es decir, las actividades de fabricación y construcción (albañilería, fontanería, instaladores, carpintería, cerrajería, pintura…).

 Limitaciones a la estimación directa simplificada

A partir de 500.000 euros de facturación anual los autónomos deberán tributar en estimación directa normal del IRPF, lo que supone una reducción de 100.000 euros al límite para poder tributar por simplificada.

 IVA en la exportación de productos y servicios digitales a países de la UE.

Desde enero de 2015 los empresarios individuales y pymes que exporten productos o servicios digitales a la UE deben abonar el tipo de IVA vigente en el país de destino, es decir, en el que está ubicado el comprador de tus productos o servicios, en lugar de pagar el IVA del país de origen, como hasta ahora. Lo que evidentemente complica la tramitación del IVA de este tipo de ventas.

 Impuesto de Sociedades

Se va a producir una rebaja en dos fases de los tipos de gravamen del impuesto. Durante el 2015 se bajará del 30% actual al 28%. Ya en 2015 se reducirá hasta el 25%.

Esta reducción no afectará a las pymes, al mantenerse un gravamen del 25% para los primeros 300.000 euros de beneficio.

En entidades de nueva creación, excepto que tributen a un tipo inferior, aplicarán la siguiente escala 15% (hasta 300.000 € de Base Imponible) y el resto al 20%.

 Sociedades civiles

Como consecuencia de la modificación del Código de Comercio respecto de determinadas actividades ahora con objeto mercantil, se actualizarán tanto la Ley del Impuesto sobre la Renta, como la Ley del Impuesto sobre Sociedades, debido a que las sociedades civiles con objeto mercantil van a estar sujetas al Impuesto de Sociedades desde el 1 de enero de 2016, y por tanto ya no van a tributar como entidades en atribución por el IRPF.

 Fin de la deducción por mantenimiento de empleo

Se suprime la deducción del 20% para pymes y autónomos que mantienen el empleo.

Alberto Llamazares Galván (IG ASESORES)

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Soy empresario individual: cómo tributo

Soy empresario individual autónomo, ¿qué me interesa más tributar por el régimen de Estimación directa o por el régimen de Estimación Objetiva?

Todo emprendedor que decida iniciar su negocio bajo la forma jurídica de Empresario Individual, deberá cumplir con Hacienda e ingresar cada trimestre un importe en función de los rendimientos obtenidos.

impuestos

Existen dos métodos de cálculo del importe que se debe abonar, Estimación objetiva (módulos) y Estimación directa. Pero, ¿cuál es la opción más recomendable para mi negocio?

En primer lugar conviene aclarar que todo empresario individual tributa sus rentas empresariales a través del Impuesto sobre la Renta de las Personas físicas, IRPF, y que cuando se habla de estimación directa y estimación objetiva (módulos), nos estamos refiriendo al impuesto sobre la renta, IRPF.

Como decía existen dos métodos de estimación, cuya diferencia radica en el método de estimación:

 Estimación Directa. Normal o Simplificada

 Estimación Objetiva ( módulos)

La Estimación objetiva (módulos) es un sistema de pago que no depende de los ingresos y gastos reales. No determina el beneficio real sino una estimación del mismo a través de unos rendimientos presuntos que Hacienda calcula a partir de distintos elementos o módulos – metros cuadrados, consumo eléctrico, personas trabajando…-.

Por lo tanto la Estimación Objetiva – módulos- no es un sistema flexible. Se paga siempre la misma cuota. No se adapta a los altibajos del negocio. Si durante un trimestre no se facturase ni un euro, el módulo se pagaría igual.

Por el contrario, en estimación directa se paga en función del resultado. Si hay pérdidas no se abona nada.

En el caso de nuevos emprendedores, es muy habitual que en el inicio de la actividad se tengan más gasto que ingresos en el primer año, con lo cual sería interesante optar por la estimación directa y reducir al cuota a pagar. Más adelante, según vaya evolucionando el negocio, se podrá valorar la posibilidad de cambio a Módulos.

Además hay que tener en cuenta que no es cierto que la Estimación objetiva (módulos) exima de la obligación de llevanza de una cierta contabilidad; los gastos han de contabilizarse de manera idéntica a como se hace en otros sistemas. Únicamente se está exento de contabilizar los ingresos, pero eso a efectos puramente fiscales.

El sistema de módulos por sus peculiares características no permite la aplicación de ningún gasto deducible, ni incluso la propia cuota de autónomo. Sin embargo el régimen de estimación directa si lo permite.

Por lo tanto, a la hora de optar por una u otra modalidad no hay una respuesta genérica, cada supuesto requiere ser analizado individualmente.

No obstante es importante, que independientemente del régimen al que optemos, hagamos una llevanza de la contabilidad interna que permita en cada momento saber cuál es el resultado de la actividad económica, cuánto gana o cuánto pierde y por qué gana o por qué pierde, lo que nos ayudará a valorar seguir o dejar el régimen de estimación objetiva ( módulo).

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Cómo preveer mis ingresos en mi Plan de Empresa

Cuando como emprendedores nos “enfrentamos” a la elaboración de nuestro Plan de Empresa el capítulo de los números y presupuestos suele ser el más temido.

ingresos

Una de las razones de esa sensación de temor es la incertidumbre que nos provoca la necesaria “proyección en el futuro” que la predicción de nuestros gastos e ingresos implica.

Y el caso de los ingresos suele ser más complicado aún que los gastos, ya que estos últimos son más fáciles de identificar y cuantificar por conceptos.

Ésta es la secuencia que recomiendo ante la tarea de cumplimentar la tabla “Cuenta de Resultados” de nuestro Plan de Empresa:

– Primero. Afrontar su elaboración y cálculo como algo útil para nosotros, no para un ente ajeno (banco, entidad financiadora, entidad subvencionadora…etc.). Un buen Plan de Empresa nos va a ayudar, por ejemplo, a marcar el mejor precio para nuestro producto o servicio.

– Segundo. Comenzar por los gastos. Un buen guión es la relación de gastos que aparece en la Cuenta de Resultados de la Herramienta “Plan de Empresa” de Emprenderioja

– Tercero. Una vez calculados los gastos, ya sean mensuales, trimestrales, o incluso anuales, debemos caer en la cuenta de que disponemos de otro dato: el volumen de ingresos a conseguir para cubrir esos gastos: nuestro nivel de “Resultado Cero”.

– Cuarto. Reflexionamos sobre si el alcanzar nuestro volumen de “Resultado Cero” se sitúa en un escenario futuro Optimista, Neutro o Pesimista. ¿Cómo?.

Descomponemos la variable ingresos en precio x cantidad. Como precio podemos optar por el precio medio de nuestros competidores –un mínimo ejercicio de Benchmarking siempre es recomendable- o por un precio mínimo, que pude ser perfectamente un precio mínimo psicológico para nosotros.

Una vez fijado el precio, identificamos la cantidad necesaria dado el precio para alcanzar el nivel de Resultado Cero. Y valoramos si dicha cantidad (de operaciones, de ventas, de servicio…etc.) es factible o no y en cuál de los escenarios anteriormente mencionados se sitúa.

También podemos realizar el proceso a la inversa: estimamos un número mínimo de personas al día o al mes que van a entrar a nuestro local, o hacer uso de nuestro servicio… -es decir, la cantidad- y a partir de ahí obtenemos nuestro precio para Resultado Cero.

– Quinto. Nos damos cuenta de lo primitivo o naif de nuestros cálculos anteriores, pero reconocemos su utilidad. Procedemos a continuación a identificar qué parte de los gastos de la tabla son variables a la fabricación del producto o a la prestación del servicio, y qué gastos son fijos o de estructura.

Podemos aplicar también aquí el mismo procedimiento: identificar los ingresos variables que necesito para cubrir mis costes variables, y a partir de qué cantidad o de qué precio empezamos a cubrir nuestros gastos de estructura, y posteriormente a obtener beneficios.

– Sexto. Reflexionamos sobre el periodo que necesito -bajo esas premisas de ingresos mínimos- para cubrir todos nuestros costes, tanto variables como fijos.

En relación a la predicción de ingresos existe una aplicación interesante, Calculador freelance. Orienta en el cálculo de cuánto debería cobrar un emprendedor por hora cuando ofrece servicios como autónomo. Entre otras funciones, nos permite valorar el coste del tiempo de nuestra mano de obra, el porcentaje del tiempo que vamos a emplear en reuniones y el porcentaje de beneficio que podríamos o deberíamos establecer.

Ánimo, Emprendedor, desgranemos el futuro…

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En qué condiciones son deducibles los gastos de viajes

Hoy queremos hablar en el blog sobre los gastos de viaje, pues, a muchos de vosotros os trae de cabeza saber cómo y cuándo son deducibles este tipo de gastos. ¡Empezamos!

gastos viajes

–       IMPUESTO DE SOCIEDADES.

 En el Impuesto de Sociedades las cantidades satisfechas por la empresa en cualquier concepto únicamente constituirán gasto fiscalmente deducible cuando se cumplan las condiciones legalmente establecidas de devengo, correlación de ingresos y gastos y justificación.

 En todo caso se deberá acreditar la realidad de la operación que genere el gasto por cualquier medio de prueba admitido en derecho, y la justificación del gasto prioritariamente mediante factura.

 El criterio fundamental en el Impuesto de Sociedades para la deducibilidad es que los gastos estén correlacionados con los ingresos.

 Respecto a las comidas con clientes, proveedores o trabajadores, el artículo 14 del Impuesto de Sociedades establece que no serán gastos fiscalmente deducibles las “liberalidades” (aquéllas en las que no se acredita la relación del gasto con la promoción de la actividad), pero matiza que no se incluyen en el concepto “liberalidad” los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores, ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa, ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni tampoco –como hemos indicado anteriormente– los que se hallen correlacionados con los ingresos.

–       IVA.

En lo que respecta al IVA soportado de los gastos, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido establece que es necesario cumplir los siguientes requisitos para que éste sea deducible:

  • Que los gastos estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos.
  • Que se encuentren convenientemente justificados.
  • Y aunque resulte obvio, deberán estar correctamente contabilizados.

En este sentido es importante disponer de una factura original completa como documento justificativo. Debe ser expedida por quien realice la entrega, numerada, fechada, con el lugar de emisión, con todos los datos fiscales, tanto del emisor como del receptor, con la descripción del concepto, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota repercutida y la moneda en que se efectúa. No tendrá validez el ticket o factura simplificada, tan usual en los establecimientos hosteleros. Por tanto, el problema con el que nos vamos a encontrar en la mayoría de los casos es la falta de la justificación documental necesaria, es decir, la falta de factura completa.  Por tanto, si queremos deducirnos el correspondiente IVA soportado de este tipo de gastos, deberemos solicitar una factura completa que contenga los datos descritos.

Con facturas o justificantes que no cumplan con estos requisitos no será posible la deducción del IVA soportado, aunque el gasto tenga consideración de deducible en el Impuesto sobre Sociedades.

Otros tres aspectos a tener en cuenta son

–       Que sólo serán deducibles las cuotas del IVA español, no pudiendo deducirse las cuotas soportadas fuera del ámbito de aplicación del impuesto. Por tanto, las cuotas de IVA soportadas en otros Estados Miembros de la UE, o impuestos análogos fuera de la UE, no serán deducibles. En algunos países, como Alemania, existen mecanismos para que los empresarios no residentes soliciten la devolución del IVA soportado en su territorio.

–       Que la deducción del IVA debe realizarse antes de los cuatro años de la emisión de la factura o se perderá el derecho, y

–       Tercero, que el IVA será deducible en la proporción que el gasto este afecto a la actividad: Si un gasto se imputa al 50% a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50%.

Dicho esto, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido  establece que no podrán ser objeto de deducción, en ninguna proporción, las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición de los siguientes bienes y servicios:

  • Joyas, alhajas, piedras preciosas…
  • Los alimentos, las bebidas y el tabaco.
  • Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.
  • Los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas. No tendrán esta consideración las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor definidos en el art. 7.2 y 7.4 de esta Ley…
  • Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.

Con todos estos criterios dictados por la Administración y que no son del todo claros, nos encontramos con el dilema de saber cuándo el IVA soportado adquiere la característica de deducible o no. Analicemos concepto por concepto:

–       Gastos en hostelería y restauración

Son los gastos más habituales en la relación comercial. La norma establece que no serán deducibles las cuotas de IVA por gastos en atención a clientes, aunque, por otro lado, el artículo 96 establece que el IVA soportado en gastos de desplazamientos, viajes, hostelería y restauración es deducible si el gasto lo es en el Impuesto sobre Sociedades. Esto se ve como una contradicción.

Las comidas de trabajo en las que se invita a clientes, reúnen estas dos caras. Para que sean admitidas como gastos deducibles de las cuotas del IVA deben obedecer a relaciones públicas con clientes o proveedores, deben ser utilizadas como medio de promoción de la actividad y deben estar correlacionadas con los ingresos. El gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, por lo que conviene limitarlo a la lógica de la actividad y dejar constancia siempre del motivo y comensales participantes. Además, cuando estos gastos se efectúan en fines de semana su aceptación por parte de la Administración tributaria se traduce en complicada. Y muy importante, solo podrá deducirse el IVA cuando dispongamos de factura completa que cumpla con todos los requisitos mencionados, cosa bastante complicada en este tipo de establecimientos.

Las comidas celebradas por la empresa con clientes o asalariados en periodos vacacionales o navidad, tienen la consideración de gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, se podrá deducir el IVA soportado, pero siempre que se documente con una factura justificativa completa, no sirviendo los tickets ni facturas simplificadas.

La misma situación se da con las comidas diarias de los trabajadores cuando vengan exigidas por el desarrollo de la actividad económica. Tienen la consideración de gasto deducible para el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, su IVA soportado será deducible, pero siempre cumpliendo el resto de los requisitos legales y reglamentarios: Factura completa y correcta contabilización. No obstante, no hay que olvidar que la normativa del IRPF establece las cuantías máximas exceptuadas de gravamen en el caso de gastos de manutención cuando se trata de gastos producidos por desplazamientos laborales, a través del régimen de dietas exentas.

Otro caso en el que el gasto se puede considerar fiscalmente deducible es el de las comidas abonadas al personal de una empresa subcontratada que realiza trabajos de nuestra actividad, siempre que se pueda probar que dichos gastos responden a los fines descritos, están debidamente justificados y se encuentran correlacionados con los ingresos. El IVA soportado, de igual manera, será deducible.

 

–       Desplazamientos o viajes

Siempre que el gasto de desplazamiento o viaje (avión y  tren, taxis, hoteles…) tenga carácter deducible en el Impuesto sobre Sociedades, cumpliendo el requisito de estar afecto a la actividad,  y acreditando su carácter profesional, la cuota de IVA lo será también, siempre disponiendo de la correspondiente factura acreditativa completa y procediendo a su correcta contabilización. De igual manera que en el caso anterior, este tipo de gastos en fines de semana es de difícil aceptación por la Administración tributaria.

Al igual que los importes abonados en concepto de comidas de los trabajadores de las empresas subcontratadas, los desplazamientos de éstos también serán fiscalmente deducibles, incluido el IVA soportado.

–       I.R.P.F.

 La Ley del I.R.P.F. califica como rendimientos íntegros del trabajo los sueldos y salarios, las remuneraciones en conceptos de gastos de representación y las dietas y asignaciones a gastos de viaje, excepto los gastos de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, con los límites que reglamentariamente se establezcan.

 Los requisitos para que los gastos de viaje no se consideren salario son:

 –       Que se dediquen a compensar los gastos del trabajador siempre que éste se desplace fuera del municipio de su lugar de trabajo, o del que constituya su lugar de residencia habitual para realizar su trabajo, y

–       Que las cantidades satisfechas se encuentren dentro de los límites reglamentarios. El exceso será considerado rendimiento dinerario y quedará sometido a retención y gravamen.

 En lo referente a los gastos de locomoción se exceptúan de gravamen las cantidades satisfechas por el empleador, sin incluir los desplazamientos del domicilio al trabajo, siempre que la cantidad satisfecha se encuentre dentro de los siguientes límites.

–       Cuando utilice medios de transporte público, el importe que se justifique mediante factura o documento equivalente,

–       En los restantes casos 0,19 € por Km recorrido más los gastos de peaje y aparcamiento justificados.

 Los gastos de estancia serán exentos por el importe que se justifiquen, mientras que en los de manutención tendremos que diferenciar si se ha pernoctado o no en municipio distinto. Cuando no se haya pernoctado los gastos exentos serán de 26,67 €, si el desplazamiento es en territorio español, y de 48,08 € si es en el extranjero. Cuando se pernocte los gastos exentos serán de 53,34 ó 91,35 € diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o del extranjero.

 Todas las cantidades que superen esos límites serán considerados rendimientos dinerarios, por lo que se tendrán que tener en consideración para el cálculo de la retención, darán lugar al pago a cuenta del impuesto y deberán ser declarados en los modelos 111 y 190.

 Fuentes: –     Sgl@blog

–       Business Travel Magazine GEBTA (artículo de David Pérez Sotoca, Responsable del Área Fiscal en Tourism & Law Abogados).

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