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Cuánto tiempo debemos conservar las facturas

Una vez que el emprendedor opta por iniciar su actividad, bien como empresario individual o bien bajo forma societaria, una de las obligaciones a las que va a estar sujeto es el de la conservación de las facturas, tanto aquellas que emitimos a terceros, así como las recibidas.

cuanto tiempo guardar las facturas

Esta es una pregunta habitual en nuestro Servicio de Creación de Empresasy a la que trataremos de dar respuesta a través de este artículo.

Y es que, las diferentes normas que rigen nuestro ordenamiento jurídico, nos establecen diferentes plazos, por lo que muchas veces podemos pensar que son cuatro años, cuando la realidad es diferente.

  • Si atendemos al Código de Comercio (normativa mercantil) observamos que el mismo obliga a conservar, los libros, correspondencia, documentación y justificantes debidamente ordenados durante seis años a parir del último asiento realizado en los libros contables. Como vemos, nos habla de seis años, y nos habla de otra documentación añadida aparte de lo que son propiamente las facturas.
  • Si atendemos a la normativa fiscal, vemos como la Ley del IRPF (L.I.R.P.F.) o la Ley del IVA (L.I.V.A) , nos establecen un plazo de prescripción de cuatro años, que se cuenta a partir de la fecha de presentación de los impuestos. No obstante, “no es oro, todo lo que reluce”, y la propia normativa fiscal viene cargada de excepciones a esta norma general.
    • Por ejemplo, si interrumpimos el plazo de prescripción, lo cual puede hacerse presentando simplemente una declaración complementaria…en tal caso, los cuatro años comenzarían a contar desde el punto en el que se interrumpió el plazo.
    • Las facturas de activos (inmovilizado-inversiones) no se pueden destruir mientras estemos amortizando los mismos. Si estos activos traen consigo que nos imputemos un IVA superior a 3.005,6 euros, nos veremos obligados a guardar las facturas de la adquisición de dichos bienes durante nueve años, si son bienes muebles, y catorce si son inmuebles.
    • Además la Ley General Tributaria (L.G.T) y el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, nos establecen que debemos custodiar la siguiente documentación:
      • Facturas recibidas y copias o matrices de las emitidas.
      • Justificantes contables en los casos de inversión de sujeto pasivo en IVA.
      • Los recibos que justifican las compensaciones en el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
      • Los documentos que justifican el abono del Impuesto a la Importación.

Debemos saber que los documentos pueden ser conservados en papel o en formato electrónico, siempre que esa custodia permita garantizar al contribuyente la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a los mismos por parte de la Administración Tributaria, sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante el uso de medios electrónicos.

  • Si atendemos a la normativa que regula la Prevención del Blanqueo de Capitales, observamos que aquellos sujetos obligados deberán conservar por un periodo mínimo de diez años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010 de prevención de blanqueo de capitales.

En conclusión, es más que recomendable optar por un buen sistema de archivo (bien sea en formato electrónico o en formato papel) que nos permita conservar adecuadamente prácticamente casi toda la documentación que genere nuestra actividad, durante unos cuantos años.

Fuente: AEAT, GEMAP y CEPYME.

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Prevención de riesgos laborales y emprendedores

En el post de hoy os vamos a hablar de la Prevención de Riesgos Laborales, una disciplina de gran importancia muchas veces olvidada cuando hablamos de asesoramiento a emprendedores.

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En primer lugar, podríamos por comenzar explicando ¿qué es lo que se entiende por prevención?, y la respuesta sería que la prevención son el conjunto de medidas adoptadas o previstas en las distintas fases de la actividad de la empresa con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo.

¿Y qué es por tanto el riesgo laboral?, bueno pues la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño del trabajo.

Hablamos por tanto de empresa, y trabajadores, ¿qué ocurre con el empresario individual más comúnmente conocido como autónomo? En principio la normativa marco que regula la Prevención de Riesgos Laborales que la Ley 31/1995, es una norma que está “pensada” para la relación trabajador-empresario, por ello obliga al empresario a proteger a los trabajadores, y le hace responsable de la prevención. Cuando el trabajador y el empresario confluyen en la misma persona, la obligatoriedad de cumplimiento de la normativa desaparece, siempre que no se den ninguno de los dos casos que exponemos a continuación.

  • Autónomos Sin Trabajadores a su cargo pero que se ven afectados por la normativa sobre coordinación de Actividades empresariales. Esto ocurre cuando dos empresas colaboran y en tal caso, los autónomos están obligados a coordinar las actividades empresariales cuando se encuentran con otras empresas. Por ejemplo, supongamos un electricista autónomo que acude a una oficina a realizar una reparación, y que debido a su actuación, los trabajadores de la oficina se ven sometidos a ciertos riesgos eléctricos. En este caso, el empresario individual tiene que aportar información sobre los riesgos que sus actividades o equipos suponen para los trabajadores de las otras empresas con las que colaboran, entre otras cuestiones.
  • Autónomos Con Trabajadores a su cargo. En este caso el empresario individual sí que tiene la necesidad de implantar la PRL en toda su extensión. En empresas de hasta diez trabajadores el empresario podrá ocuparse de organizar la prevención siempre que desarrolle de forma habitual su actividad en el centro de trabajo y que tenga la capacidad necesaria, en función de los riesgos de la empresa.

De entre las obligaciones que recoge la LPRL se destacan las siguientes, como pilares básicos de toda acción preventiva:

  • Integrar las actuaciones de prevención de riesgos laborales dentro del sistema de gestión general de la empresa, al mismo nivel que la actividad productiva, de calidad, medioambiental, comercial, etc.
  • Diseñar e implantar un Plan de Prevención, entendido éste como un sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales, como instrumento de integración.
  • Evaluar los riesgos laborales a los que están expuestos los trabajadores y planificar la actividad preventiva que se derive de dicha evaluación, como instrumentos esenciales de diseño e implantación del Plan de Prevención anterior.
  • La debida formación e información de los trabajadores en materia de seguridad y salud laboral para que estén en condiciones de conocer los riesgos a los que están expuestos en su puesto de trabajo y poder combatirlos, así como para que puedan colaborar con el empresario en la mejora continua en esta materia.
  • La consulta y participación de los trabajadores en todas aquellas cuestiones relacionadas con la seguridad y salud laboral en el ámbito de la empresa.

 

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La conciliación de la vida laboral y familiar de los trabajadores autónomos

Seguro que en muchas ocasiones parece imposible la posibilidad de conciliar la vida familiar y laboral y mucho menos siendo autónomo ¿estamos en lo cierto?. El post de hoy trata sobre ello ¡seguro que es de tu interés! ¡Empezamos!

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Bonificación del 100% para la contratación de un trabajador sustituto

Hasta ahora los trabajadores autónomos no tenían derecho a excedencia por cuidado de hijo u otros familiares, como si ocurre con los trabajadores por cuenta ajena, que la tienen reconocida en el art. 46.3 Real Decreto Legislativo 1/1995, del Estatuto de los Trabajadores.

Esto ha cambiado desde la publicación del Real Decreto-ley 1/2015, da a este colectivo la posibilidad de cesar temporalmente en su actividad para dedicarse es estas cuestiones de conciliación familiar, siempre que se contrate a un empleado que lo sustituya.

El funcionamiento siguiente:

La bonificación al trabajador autónomo

La bonificación del 100% sobre la cotización por contingencias comunes, del trabajador autónomo, tendrá una duración máxima de 12 meses, y la base reguladora que se tendrá en cuenta para su cálculo será a la base media que tuviera el trabajador en los 12 meses anteriores a la fecha en la que se acoja a esta medida el tipo de cotización mínimo de cotización vigente en cada momento. Cuando el trabajador lleve en el alta RETA menos de 12 meses, entonces la base media de cotización se calculará desde su fecha de inscripción en el Régimen Especial.

Supuestos por los que es posible aplicar esta bonificación

El trabajador autónomo podrá hacer efectiva la bonificación sobre su cotización por contingencias comunes cuando suspenda su actividad por unos de los siguientes supuestos:

Por cuidado de menores de 7 años que tengan a su cargo.

Por tener a su cargo un familiar, por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado inclusive, en situación de dependencia, debidamente acreditada.

Requisitos que debe cumplir el trabajador autónomo

Para poder acceder a esta bonificación el trabajador inscrito en el RETA debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. Continuar en alta: El trabajador autónomo para beneficiarse de esta bonificación del 100% deberá continuar en alta en el RETA.

b. Contratar a un empleado: también deberá contratar a un trabajador, ya sea a tiempo completo o a tiempo parcial, que deberá mantener contratado durante todo el tiempo que dure el disfrute de la bonificación, aunque como mínimo deberá tener una duración de 3 meses a contar desde el indicio de la situación bonificada.

c. Extinción del contrato y permanencia de la bonificación: En el caso de que se extinga el contrato del trabajador contratado con efecto de la bonificación, incluso dentro de los 3 meses iniciales, ésta se podrá seguir disfrutando si en el plazo de 30 días el trabajador autónomo contrata a un nuevo empleado para sustituir al que ha cesado.

d. Contratación a tiempo parcial: Cuando el contrato de trabajo se celebre a tiempo parcial la jornada laboral pactada no podrá ser inferior al 50% de la jornada de un trabajador a tiempo completo, y la bonificación pasará a ser del 50%.

Incumplimientos y reintegro de la bonificación

En el caso de que el trabajador autónomo incumpla alguno de los requisitos, señalados en el párrafo anterior, deberá proceder obligatoriamente al reintegro del importe de la bonificación que venía disfrutando. Aunque esta devolución quedará limitada solo a la parte de la bonificación disfrutada que estuviera vinculada al contrato extinguido.

No se deberá realizar el reintegro cuando la extinción del contrato se deba a un despido por causas objetivas que sea declarado o reconocido como procedente, o en el caso de un despido disciplinario también reconocido o declarado como procedente; ni tampoco habrá reintegro cuando la extinción del contrato se haya producido por dimisión, incapacidad permanente (en grado de total, absoluta o gran invalidad), jubilación o muerte del trabajador; ni tampoco cuando el trabajador no supere el periodo de prueba acordado en el contrato.

El trabajador autónomo una finalizado el periodo de bonificación deberá mantenerse de alta en el RETA, como mínimo, durante un periodo de 6 meses, y en el caso de incumplir este plazo tendrá que devolver el importe de la bonificación disfrutada.

Cuando la bonificación tenga su origen en el cuidado de un hijo menor de 7 años, y éste cumpla esa edad antes de haber finalizado el periodo de 12 meses de bonificación, el trabajador autónomo, si reúne todos los requisitos necesarios para tener derecho a ella, podrá continuar con su disfrute hasta cumplir la totalidad del plazo y sin tener que realizar reintegro alguno.

Autónomo sin trabajadores

El trabajador autónomo no puede tener empleados en la fecha en la que comience la aplicación de la bonificación y durante los 12 meses anteriores a la misma; aunque no se tendrán en cuenta a estos efectos el trabajador que haya podido tener contratado mediante un contrato de interinidad para que el sustituya durante el descanso por maternidad, paternidad, adopción o acogimiento, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural.

Compatibilidades

Esta bonificación presenta las siguientes compatibilidades entre sí y otros incentivos a la contratación:

1. El trabajador autónomo tiene derecho a su disfrute una vez por cada hijo menor de 7 años o por cada familiar dependiente, que tenga a su cargo, siempre que cumpla con los requisitos ya señalados.

2. Esta bonificación es compatible con el resto de incentivos a la contratación por cuenta ajena, conforme a la normativa vigente en cada caso y momento.

Normativa complementaria

El resto de cuestiones no señaladas en el nuevo artículo 30 a la Ley 20/2007, del Estatuto del trabajo autónomo, referentes al funcionamiento del contrato, se regularan por lo señalado en el artículo 15.1.c del Estatuto de los Trabajadores, para los contrato de interinidad.

Alberto Llamazares Galván. IZCO Y GALVAN ASESORES

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Qué arancel paga nuestro producto en cualquier país

exportaciónPara conocer qué arancel paga nuestro producto en cualquier país, primero  debemos identificar el código arancelario que corresponde a nuestro producto.

Practicamente todos los artículos y productos que se comercializan en el mundo tienen asignado un código arancelario, que es un código específico recogido en el Sistema Armonizado (SA, Harmonized System HS en inglés), supervisado por la Organización Mundial de Aduanas (OMA, World Customs Organization en inglés).

De esta forma se garantiza la uniformidad en la clasificación de los productos en todo el mundo. Cuantos más dígitos de dicho código dispongamos más específica será la definición del producto. El Sistema Armonizado tiene un máximo de 6 dígitos, correspondiendo los dos primeros al “Capítulo”, los dos siguientes a la “Partida”  y los dos siguientes a la “Subpartida”. La adaptación del Sistema Armonizado a la normativa europea dio lugar a la Nomenclatura Combinada, de 8 dígitos, incorporando un último desdoblamiento a la “Subpartida”.

Una posible página web para localizar el código arancelario es www.taric.es,  apartado “Aplicaciones On Line”, “Net Taric Tariff”. Una vez identificado nuestro código arancelario vamos a la página Market Access Database madb.europa.eu. En esta página se pueden consultar todos los requisitos documentales para exportar un determinado producto comunitario (europeo) a cualquier país del mundo – apartado “Procedures and Formalities” –, así como el arancel que dicho producto paga en destino – apartado “Tariffs”.

En lo que al arancel se refiere, deberemos introducir el país de destino y en un principio, cuatro dígitos. Veremos que en ocasiones sólo nos aparece la columna MFN (Most Favoured Nations). Esto implica que dicho país no dispone de Acuerdo Preferencial con la Unión Europea. Si así fuera, veríamos una columna encabezada por EU, en la que los aranceles serían notablemente inferiores.

A medida que avanzamos en la columna, contemplamos más dígitos y ganamos en precisión en la definición del producto y de su arancel correspondiente.

¡Anímate a exportar!.

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