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Cómo evitar problemas en el relevo generacional

El relevo familiar en las empresas puede acabar en desastre. De hecho, la probabilidad de que algo salga mal durante el relevo generacional es muy alto. La falta de planificación, la escasa formación del sucesor o los problemas internos sin resolver puede provocar la quiebra de la empresa y, como consecuencia, la desaparición de la misma.

relevo generacional imagen

Por ello, es importante planificar esta etapa del negocio con tiempo y minuciosidad. De esta manera, se conseguirán disminuir los problemas y llevar a cabo el relevo generacional con éxito.

En este post vamos a plantear una serie de cuestiones que se deben abordar si se quiere llevar a cabo un proyecto de relevo generacional viable y exitoso.

Planifica el traspaso con antelación

Antes de comenzar el proceso de transmisión, es recomendable elaborar un calendario donde se fijen fechas y tiempos: cuándo anunciar la identidad del sucesor, duración del proceso de formación, fecha del traspaso…

Es importante comenzar a planificar con tiempo. Si el relevo familiar se hace rápido y sin organización previa, el desastre está asegurado.

¿Quién va a ser el sucesor?

Antes de nada hay que elegir al sucesor. Es posible que haya más de un candidato para el puesto. Habrá que analizar sus capacidades y formación y elegir el más adecuado para los intereses futuros de la empresa.

Etapa de formación y etapa de transición

Un plan de relevo generacional debe contar al menos con dos fases: la fase de formación y la fase de transición.

  1. Etapa de formación: es la fase más larga del plan de sucesión (entre 5 y 10 años). En esta etapa, el sucesor elegido se prepara para el nuevo cargo, adquiere nuevos conocimientos y experiencia. Es fundamental que el sucesor conozca la empresa, su estructura y los valores que representa. La etapa de formación ayudará a generar confianza hacia el sucesor y el proceso de relevo generacional por parte del resto de miembros de la empresa.
  2. Etapa de transición o traspaso: en esta fase es cuando se produce el cambio generacional. El sucedido deberá dejar progresivamente sus funciones y poderes al sucesor y proporcionarle toda la información útil y contactos de la empresa. Lo ideal es que esta fase se produzca cuando la empresa pasa por un momento económico bueno y la familia atraviesa una etapa sin conflictos para garantizar la estabilidad del cambio.

¿Con qué problemas puede encontrarse el sucesor?

El sucesor elegido puede encontrarse con varios problemas a la hora de ocupar el nuevo cargo:

  • Rechazo por parte de otros familiares directivos y candidatos a la sucesión no nombrados.
  • Familiares y empleados fieles al estilo del predecesor.
  • Presión por parte del entorno familiar, provocada por la responsabilidad de sustituir al padre.
  • Es posible que en la fase de traspaso, el sucedido se niegue a abandonar la dirección o facilitar el relevo.
  • Problemas con los empleados, reacios a los cambios.
  • A pesar de que el sucedido ha abandonado su puesto, continua mandando y gestionando la empresa, reduciendo y cuestionando el poder del sucesor.

Sigue estos consejos y evitaras que el relevo familiar se convierta en un grave problema para tu negocio. Si lo planificas bien, lograrás que tu empresa sobreviva durante generaciones.

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Gestión del Tiempo III: Aunecer, la importancia de la planificación de cada día

“El tiempo es oro” o su equivalente “Time is Money” es atribuida a Benjamin Franklin y al escritor inglés Edwar Bulwer-Lytton. En La Rioja (España, Spain) utilizamos un término (es un riojanismo todavía no incluido en el diccionario de la RAE), aunecer, que tiene diferentes acepciones, de las cuales una es “hacer con rapidez y facilidad un trabajo, dando mucho rendimiento”; otra de ellas es “cundir, dar de sí”.

estres y gestion del tiempo

Foto: Pixabay

Nos encanta este vocablo popular, a mi modo de ver más atractivo y evocador que su sinónimo “productividad”.

Si deseamos que nos “aunezca” el día, ser “aunecidos”, debemos planificarnos. A continuación tratamos de esclarecer las claves de la planificación de nuestra jornada diaria (fuente: Eureka Start Up e Hipertextual):

  • –       Día sin reuniones. Es importante fijar un día a la semana en el que no convoquemos ninguna reunión. Planificaremos para dicho día las tareas más costosas en tiempo (las que lleven más de 30 minutos), marcando como fecha de vencimiento para ellas otro día sin reuniones posterior.

Probablemente este “día sin reuniones” se convertirá en el más productivo de la semana y reduciremos nuestro nivel de estrés al ir cerrando tareas urgentes.

  • –       Observa y conoce a qué hora del día tienes más energía. Todos respondemos a un cronotipo, y distinguimos: “alondra” (personas matutinas, que funcionan mejor por la mañana) y “búhos” (personas nocturnas, cuyas mentes se activan por la noche).

Es importante destinar nuestros momentos más energéticos o creativos –nuestros picos de actividad suelen tener una duración máxima de dos horas– a las tareas que exigen más capacidad intelectual; mientras que los momentos de bajón son más adecuados para tareas automáticas. Sería interesarte etiquetar nuestras tareas en automáticas (responder correos electrónicos, organizar la agenda, ordenar papeles…etc.) y creativas, generar dos listados, para dedicarnos a unas o a otras en función del nivel energético. Una recomendación: debemos evitar fijar reuniones en nuestros momentos álgidos de energía.

 Elaborar nuestro mapa de energía, siendo las entradas verticales los días de la semana y las horizontales los intervalos de tiempo cada 15 o 30 minutos, nos ayudará a ser conscientes de nuestros mejores y peores momentos y podremos utilizar esta información a nuestro favor.

  • –       Prueba la Técnica Pomodoro. Desarrollada por Francesco Cirillo a finales de los 80, consiste en romper un proyecto en tareas más pequeñas y alcanzables, distribuidas a lo largo del día, y sobre todo, separadas de pausas frecuentes. Los bloques indivisibles o “pomodoros” serían de 25 minutos, y los descansos entre 5 minutos y 30.

Esta técnica se basa en la idea de que las pausas frecuentes evitan la fatiga mental y logran mayor agilidad. Otro de sus objetivos esenciales es evitar las interrupciones.

  • –       Deja tiempo para organizar tu día. Los primeros 30 minutos de la mañana pueden ser óptimos para responder emails y organizarte priorizando entre lo urgente y lo importante.

Tener limpio el escritorio es el mejor punto de partida para un día productivo.

 ¡Aunece, que no es poco!…

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La gestión del tiempo en las organizaciones (II): Ladrones de tiempo, cómo combatirlos

Continuamos en la tarea de gestionar bien nuestro tiempo como emprendedores.

Un importante factor a tener en cuenta son “los ladrones de tiempo”. ¿Cuáles son y cómo podemos enfrentarnos a ellos?:

ladrones de tiempo

Interrupciones. Alguna recomendación frente a las interrupciones son:

o Concienciarse de que siempre hay interrupciones pero que debemos regresar cuanto antes a nuestra tarea principal.

o Anotar en una lista las tareas derivadas de la interrupción. No comenzarlas inmediatamente.

o Establecer rutinas y comunicarlas (“en determinadas horas no atiendo a llamadas”…).

o Evitar consultar el móvil cuando se está realizando una tarea importante y urgente.

o Si las interrupciones son inevitables trabajar en bloques cortos las tareas importantes.

– La improvisación. Se combate con planificación.

o Elaborando una lista de tareas y señalar las tareas clave.

o Planificando las tareas el día anterior y repasándolas antes de comenzar.

o La finalización de las tareas es lo más importante.

o Evitando la multitarea, que proporciona una falsa sensación de eficiencia.

o Dividiendo para vencer. Si descomponemos una gran tarea en pequeñas porciones tendremos más posibilidades de éxito en la planificación.

– Reuniones “improductivas”. Las reuniones nunca son improductivas o productivas a priori. Si debemos asistir a una reunión éstos serían los principales consejos para sacar el máximo partido de ella:

o Ser proactivo: preguntar, indagar durante la misma.

o Planificar a priori qué voy a aportar en la reunión.

o Tomar notas.

o Atender proactivamente a la persona que está hablando.

o Evitar al máximo improvisar en las presentaciones en el marco de una reunión.

– Internet. La Navegación debe ser una herramienta a nuestro servicio, que nos ayude a realizar de forma más eficaz nuestras tareas. Por tanto, debemos evitar que nos robe tiempo innecesario. Éstas son algunas recomendaciones para ello:

o Ser selectivos con los blogs y noticias a los que estamos inscritos.

o Desactivar notificaciones de mensajes, alertas de eventos o avisadores, así como la mensajería instantánea.

o Evitar la conexión a Redes Sociales durante el trabajo si no aporta efectos favorables a la ejecución de las tareas.

– El correo electrónico. ¿Cómo evitar que la gestión de nuestros emails se convierta en un ladrón de tiempo?.

o Se recomienda no comenzar el día leyendo los correos electrónicos, sino por algo verdaderamente importante y urgente.

o Seleccionar momentos y horas para gestionar el correo electrónico.

o Desactivar notificaciones.

o Intentar que la mayor parte de nuestros emails generen acciones.

o Aprender trucos para localizar mensajes.

o Ser breves y concisos en la redacción de nuestros emails.

o Redactar con esmero el asunto de nuestros emails.

o Las respuestas prediseñadas, cuando determinados tipos se repiten mucho, pueden ser de gran ayuda.

o Instalar filtros de clasificación también puede ser útil.

– El teléfono. Siguiendo los siguientes consejos utilizaremos el teléfono de forma eficaz:

o Una llamada, un propósito.

o Evitar la cháchara. Ser precisos y directos.

o Concentrar las llamadas en bloques.

o Silenciar el móvil personal cuando se están realizando tareas importantes y urgentes.

o Comunicar las rutinas (…”en este tramo horario no estoy disponible”…).

¡Combate los ladrones de tiempo!. Notarás buenos resultados de inmediato…

Fuente: Alberto Pena de EresProductivo.

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Aprende a Mejorar el Proceso de Compras y Cuida tus Recursos

proceso de compra

Debido a la pequeña capacidad de recursos con que cuentan algunas pequeñas y medianas empresas las compras suelen ser gestionadas directamente por la máxima autoridad, ya sea el propietario o director. La realidad es que el área de compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas, esto tiene como consecuencias que no se ejecute correctamente el proceso de compras y a su vez complica la optimización de  recursos y reducción de costos.

Imagen de previsualización de YouTube

El mayor problema que se presenta en las pequeñas empresas es que muchas veces el comprador tiene un comportamiento de consumidor y no el de un comprador institucional, lo que trae como resultado una merma importante en la productividad y en la competitividad. Seguramente has conocido casos donde se  descarta una compra porque “el vendedor no agrada” o por lo contrario se elige un proveedor sencillamente por “la buena relación que se  tiene con el vendedor”.  Lo que elimina la objetividad de la compra teniendo diversos efectos negativos.

La relación con los proveedores debe de ser cordial, sin embrago, también se tiene que considerar factores que permitan cuidar los recursos de las empresas, por ejemplo; sus tiempos de entrega, calidad de producto, entrega de facturas electrónicas, sistemas de control, entre algunas otras.

Para lograr optimizar tus procesos de comprar, también es fundamental conocer las estrategias y herramientas que permitirán cuidar los recursos  de la empresa y a continuación te las presentamos:

Determina tu ubicación en la cadena logística

El primer paso es saber en qué eslabón de la cadena de suministro se encuentra tu negocio. Aunque no lo creas las decisiones operativas que tomen los demás eslabones te afecta y repercute en la manera en que se negocia y desarrolla las relaciones en el corto, mediano y largo plazo, tanto con clientes como con proveedores.

Crea tu propio ciclo de compras

Básicamente el ciclo comienza desde que se detecta la necesidad de un producto o servicio y concluye hasta que se le paga al proveedor que lo suministró. Si identificas el tiempo y tareas involucradas en todo ese trayecto, ten por seguro que optimizaras tu empresa, reducirás costos y ganarás flexibilidad. Lo más recomendable es diseñar diagramas de flujo que te ayuden a tener en claro los procesos de producción y así determinar mejor el ciclo de compra de cada insumo que necesites.

A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:

  • Análisis de la Solicitud de Compras.
  • Investigación y Selección de Proveedores.
  • Negociación con el Proveedor (seleccionado).
  • Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).

Debido a la pequeña capacidad de recursos con que cuentan algunas pequeñas y medianas empresas las compras suelen ser gestionadas directamente por la máxima autoridad, ya sea el propietario o director. La realidad es que el área de compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas, esto tiene como consecuencias que no se ejecute correctamente el proceso de compras y a su vez complica la optimización de  recursos y reducción de costos.

 El mayor problema que se presenta en las pequeñas empresas es que muchas veces el comprador tiene un comportamiento de consumidor y no el de un comprador institucional, lo que trae como resultado una merma importante en la productividad y en la competitividad. Seguramente has conocido casos donde se  descarta una compra porque “el vendedor no agrada” o por lo contrario se elige un proveedor sencillamente por “la buena relación que se  tiene con el vendedor”.  Lo que elimina la objetividad de la compra teniendo diversos efectos negativos.

La relación con los proveedores debe de ser cordial, sin embrago, también se tiene que considerar factores que permitan cuidar los recursos de las empresas, por ejemplo; sus tiempos de entrega, calidad de producto, entrega de facturas electrónicas, sistemas de control, entre algunas otras.

Para lograr optimizar tus procesos de comprar, también es fundamental conocer las estrategias y herramientas que permitirán cuidar los recursos  de la empresa y a continuación te las presentamos:

Determina tu ubicación en la cadena logística

El primer paso es saber en qué eslabón de la cadena de suministro se encuentra tu negocio. Aunque no lo creas las decisiones operativas que tomen los demás eslabones te afecta y repercute en la manera en que se negocia y desarrolla las relaciones en el corto, mediano y largo plazo, tanto con clientes como con proveedores.

Crea tu propio ciclo de compras

Básicamente el ciclo comienza desde que se detecta la necesidad de un producto o servicio y concluye hasta que se le paga al proveedor que lo suministró. Si identificas el tiempo y tareas involucradas en todo ese trayecto, ten por seguro que optimizaras tu empresa, reducirás costos y ganarás flexibilidad. Lo más recomendable es diseñar diagramas de flujo que te ayuden a tener en claro los procesos de producción y así determinar mejor el ciclo de compra de cada insumo que necesites.

A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:

  • Análisis de la Solicitud de Compras.
  • Investigación y Selección de Proveedores.
  • Negociación con el Proveedor (seleccionado).
  • Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
    • Control de la Recepción del Material Comprado

    Elegir la estructura de departamento (de compras) adecuada

    En algún momento deberás delegar esta responsabilidad, por ello es importante tener en claro los objetivos, funciones, actividades y reportes que deberá cumplir quien ocupe esta posición, el registro de estos datos será un apoyo para buscar mejoras en un futuro o bien tomar decisiones basadas en los procedimientos que ya se tienen establecidos. Por otro lado, a medida que tu negocio vaya expandiéndose y creando franquicias, claramente necesitaras distribuir las tareas en una o varias de las siguientes categorías creando distintos perfiles de puesto: abastecimientos (funciones estratégicas), adquisiciones (enfoque táctico), compras (atención operativa). Lo anterior te permitirá hacer más con menos y evitar la duplicidad de funciones.

  • Generar políticas de compra y un código de ética

    Independientemente de quién esté a cargo de esta función es muy importante establecer ciertas políticas de compra para el manejo de flujos, estas deberán respetar tanto dueños como empleados, además que no debe pasarse por alto que quienes vayan a ejercer la función de compras, deben tener claros cuales son los valores de la compañía junto con el credo o filosofía del negocio, ya que este dará las pautas para las relaciones con clientes y proveedores.

    Dicho manual debe esbozar claramente lo que se permite y no en la empresa. Con esto se disminuirá los errores, malos entendidos y abusos. Recuerda que un buen historial con tus proveedores será tu mejor carta de recomendación, podrá brindarte credibilidad y abrirte las puertas para futuras negociaciones.

    Sistematiza tu proceso de compras

    Posiblemente el plan de tus compras este basado únicamente en “tu experiencia” y no en tu demanda real, lo mejor es que mes a mes lleves un control de  tus inventarios y pérdidas de manera que esto te permita generar compras inteligentes y evitar desperdiciar recursos.  Lo mejor es que adquieras un sistema de control de inventarios. Actualmente puedes apoyarte de los medios electrónicos para  generar información confiable que te ayude a tomar “decisiones informadas”. Aunque de momento repercute un gasto, tu empresa lo agradecerá a corto plazo ya que podrás visualizar mejor tu stock e inclusive planear mejor tus ventas.

  • Conocimiento del Mercado de Proveedores

    Prácticamente este punto se refiere a la gestión del conocimiento sobre categorías de compra o contratación, la mejor manera de tomar decisiones es cuando puedas tener una visión holística de los precios de las materias primas, proveedores con capacidad financiera y del riesgo de suministro de los proveedores. Finalmente esto te permite mitigar los riesgos relacionados a la oferta, así mismo para asegurarse de que tu empresa está consiguiendo el mejor precio posible para el bien o servicio.

    Es importante que el departamento de compras sea consiente que cumple con una función estratégica en la empresa, por lo cual es importarte evitar comprar bajo el típico concepto “de lo bueno, bonito y barato”. Es mejor mantener la mente abierta para explorar posibilidades alternas en donde se genere mayor beneficio, se mantenga la calidad y se mejore el valor del producto que ofreces a tus clientes.

     Generar negociaciones positivas

    La persona quien se encargara de realizar la negociación con los proveedores debe tener habilidades de Comunicación Efectiva lo que significa ser capaz de comunicarse de una manera clara, segura y profesional con los de arriba, los de abajo y los pares, todo ello con el fin de ganar influencia. Las Habilidades de comunicación efectiva son una herramienta que ayudaran a influir en los momentos de negociar con los proveedores y puede ser punto clave en todo el proceso de compra de la empresa.

    Finalmente recuerda que la función de compras no la debe ejercer cualquier persona, y es que si nos detenemos un poco a analizar las causas de éxito de algunas empresas como Walmart o Cemex, vamos a llegar a la conclusión de que este se debe en gran medida a su maestría para administrar el suministro de sus productos.

    Con el simple hecho de controlar sus inventarios, envíos y fechas de entrega, han logrado reducir dramáticamente sus costos, responder más rápidamente a sus clientes y aventajarse ante su competencia. En la actualidad, esta estrategia ya no es exclusiva de las grandes empresas, se tienen todas las herramientas y medios electrónicos para que cualquier empresa que se lo proponga sea capaz de sobrevivir en un mundo cada vez más competitivo, controlando efectivamente su proceso de compras.

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Cómo maximizar tu tiempo siendo emprendedor

¿Eres emprendedor y siempre tienes miles de cosas pendientes?¿Sientes que por mucho que hagas nunca llegas a terminar todo lo que te propones en el día? ¿Te agobia tener siempre tu “to do list” sin terminar? ¡No te preocupes! Hoy te vamos a contar algunos secretos que te harán ahorrarte horas de trabajo y así poder centrarte en terminar lo que realmente importa.

tiempo

¿Cómo puedes hacer menos pero terminar más? Externalizando algunas tareas. ¿Pero cuáles? ¡Sigue leyendo, te lo contamos!

Las nóminas de tu negocio. Externalizar este servicio te hará ahorrarte al menos dos horas semanales. ¡Una jornada entera de trabajo al mes!

Las redes sociales de la empresa. ¿Te preocupa tu reputación online? ¿Tienes especial cuidado o quieres controlar todas las publicaciones y contenido de tu empresa? Déjalo en manos de un community manager. Esto hará que un experto se encargue de mantener el crecimiento online y tú podrás dedicar unos 10-12 horas como mínimo a tareas que tengas que hacer en primera persona.

¿Creas contenido para tu blog o web también? Delega también en un social media manager. Creará contenido, editará, corregirá, buscará las imágenes adecuadas y te ahorrará unas cuatro horas a la semana. Da el visto bueno y ¡listo!

Deja que alguien controle tu email. Normalmente dedicamos mucho tiempo al email.

¿Sirve realmente todas esas horas? Externaliza la gestión de tu correo electrónico y ahorrarás unas catorce horas semanales.

Viajes. ¿Viajas mucho? ¿Intentas coordinar tiempos, fechas, billetes, hoteles o quedadas? Todas estas obligaciones consumen mucho tiempo, y ¡tu tiempo es oro!

Deja que alguien se encargue de prepararlo todo por ti y sigue construyendo tu sueño.

¿Eres de los que limpia, ordena u organiza todo? Cinco horas más a la semana libres si externalizas estas tareas. No malgastes tiempo en ordenarlo todo, delega, si puedes.

¿Necesitas investigar en Internet? Especifica muy bien qué necesitas y cómo lo necesitas y delega la responsabilidad a alguien de confianza que sepa bien cómo hacerlo. Recuerda, tú tienes que hacer las cosas que realmente necesites hacer para llegar al éxito. Pero no siempre podrás hacerlo solo sin llegar a estar cansadísimo.

Confía y delega, entre todos, podréis seguir construyendo tu sueño. ¿Has calculado las horas que te ahorrarías para centrarte en lo más importante?

Fuente: Muypymes.com

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Distintos tipos de herramientas y sistemas de control y la importancia del capital humano

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En la actualidad, existen varias herramientas que, en dependencia de las características de la actividad, de la estructura organizativa y de los medios con que cuenta la organización pueden ser preferidos en mayor o menor medida para realizar el  control  de las actividades de la empresa. Algunos de ellos son:

  •   -El método OVAR, permite actuar sobre los sistemas de información de gestión de los resultados de una organización. Permite focalizar los aspectos esenciales sobre los que hay que actuar. Este método se concentra básicamente en actividades productivas que generen utilidades como resultado de su actividad y para la cual se destina su gestión, pero su aplicación puede extenderse a otros sectores de la vida económica.
  • El Cuadro de Mando o Balanced Scorecard o Tablero de Comando es un método de obtención y clasificación de información que generan los sistemas control de gestión. Se desarrolla desde la base hasta los niveles más altos de dirección.

Una organización con determinado grado de centralización, de producción única, y estable en cuanto a su cuota de mercado, de pequeño tamaño y con criterios de supervivencia, no tendrá las mismas necesidades de control que una muy descentralizada, de mediano o gran tamaño, con una amplia variedad en su producción y muchos competidores, gran diversidad en su estructura, un entorno turbulento, y con criterios de maximizar beneficios.

 En la actual coyuntura, donde  el capital humano es una pieza clave del éxito, y donde el coste de la plantilla puede suponer  un porcentaje muy elevado  de la cuenta de explotación, se hace imprescindible optimizar estos recursos. Por ello se hace necesario reconducir resultados, conductas y actitudes hacia los fines estratégicos de la organización.

 Distintos  Métodos de Control

  • Control Mecanicista: aplicación generalizada de reglas y procedimientos, autoridad descendente (con énfasis en el poder por puesto), descripciones de puesto bien detalladas, recompensas extrínsecas (salarios, pensiones) y otros métodos formales, que ayudan a evitar y/o corregir desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados.
  • Control Orgánico: aplicación flexible de la autoridad (sólo cuando es necesario), descripciones de puestos relativamente laxas, controles individuales y otros métodos informales que sirven para evitar y corregir desviaciones de los comportamientos y los resultados.
  • Control de Mercado: recopilación y evaluación de datos relacionados con las ventas, los precios, los costos y las utilidades, los cuales sirven para orientar las decisiones y evaluar los resultados.
  • Control Financiero y Contable: mecanismos que ayudan a evitar o corregir los errores en la asignación de recursos, como el análisis financiero, la elaboración de presupuestos y el cálculo de costos basados en las actividades (como principal agente generador de costos).Control Automatizado: uso de dispositivos y procesos autorregulados que operan sin la intervención de seres humanos, es decir, máquinas que se conectan entre sí para realizar tareas con carácter de control.

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Importancia de los aspectos informales y del capital humano dentro de la planificación, la estrategia y el control

“El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos, personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello.”

agenda

De allí la importancia fundamental de la planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.

En los últimos años, en la medida que el mundo del negocio ha ido evolucionando se ha generando la necesidad en las empresas de contar con claras estructuras organizacionales que incorporaran aspectos de análisis que les permitan lograr sus objetivos mediante la planificación y la correcta utilización de sus recursos tanto técnicos como humanos.

Originalmente las empresas abocaron sus esfuerzos en establecer control sobre Elementos Formales del Control de Gestión pero con el pasar del tiempo se establece que estos aspectos tienen el mismo grado de importancia que los denominados Elementos no Formales del Control de Gestión.

El sistema de control de gestión está destinado a ayudar a los distintos niveles de decisión a coordinar las acciones, a fin de alcanzar los objetivos de mantenimiento, desempeño y evolución, fijados a distintos plazos, especificando que si los datos contables siguen siendo importantes, está lejos de tener el carácter casi exclusivo que se le concede en muchos sistemas de control de gestión

Los sistemas de dirección y de control como el comportamiento individual y organizativo son, en gran parte, una expresión de la cultura organizativa y son el resultado de la interacción dentro de la organización de diferentes personas y grupos que presentan diferentes creencias, valores y expectativas.

Un sistema de control financiero puede promover un comportamiento contrario al deseado si no está adaptado a las personas que forman parte de la organización y sus necesidades.

El comportamiento individual estará relacionado con las características de su diseño, la forma en que se implanta o el estilo con el que se utiliza el sistema.

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Factores que afectan a la productividad de las empresas

productividad

Productividad, esa dichosa palabra clave en el funcionamiento de una empresa ó en la vida de un emprendedor… la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos; factor clave en el buen funcionamiento de una empresa que está empezando a dar sus primeros pasos.

Los emprendedores tenéis claro que el día solo tiene 24hrs de las cuales 7-8 las utilizáis para dormir (o al menos eso esperamos) por lo que, lo de ser productivo empieza a quedarse corto. Pero, si te organizas relativamente bien puedes llegar a un límite considerable de productividad en tu empresa que te haga llevar a cabo tus resultados en un tiempo “rentable”.

Entonces… ¿qué factores afectan negativamente a tu productividad? El Grupo Constant nos da algunas ideas que pueden ser interesantes para que pongas en marcha cuanto antes. Apúntalo entre tus propósitos para el 2014.

  • Reuniones al finalizar la jornada laboral. Son poco productivas. Tras una jornada de trabajo disminuyen las cualidades clave , entre ellas, la capacidad de concentración y atención de los trabajadores. 
  • Comidas de trabajo excesivamente largas. Conviene separar la relación personal y profesional que pueda existir con los clientes. Una comida de trabajo no debe convertirse nunca en una charla entre amigos.
  • Horarios no flexibles. Muchos de vosotros sois autónomos, autoempleados, emprendedores pero si a vuestro cargo tenéis trabajadores es importante que sean capaces de conciliar la vida familiar y la laboral para aumentar su motivación e implicación en la empresa.
  • Jornadas de trabajo que superan las 10 horas. Los tiempos que corren son complicados para todos pero también es necesario descansar y las jornadas de más de 10 horas de trabajo no son productivas. El cansancio hace que uno se bloquee más facilmente y que no piense con claridad. No se trata de trabajar más sino de gestionar correctamente el tiempo dentro de la jornada laboral.
  • Exceso de festivos entre semana. Lo de ser tu propio jefe tiene muchas ventajas entre ellas, que puedes gestionar tu tiempo como tú quieras. Sin embargo, no es recomendable romper las rutinas de trabajo pues disminuye el rendimiento y la concentración. Hazte un calendario laboral en función de tus necesidades productivas.
  • Sustituye viajes de trabajo por videoconferencias. Skype ¡ese gran invento de la humanidad! no solo te permite ahorrar costes sino también en tiempo y desplazamientos innecesarios.
  • Ir en pareja a las reuniones para estar acompañados. Si sois dos socios (o más) optimizad el tiempo. No es necesario que a cada reunión vayáis los dos al estilo “Pili y Mili”; si una persona puede llevar a cabo una reunión con un cliente, no es necesario que acudan dos representantes de una misma empresa.
  • Obsolescencia del equipamiento. Si tu equipo “va a pedales” y se ha quedado obsoleto no disponer del equipamiento adecuado para trabajar se traduce en una pérdida de productividad. Adáptate e implanta las TICs en las tareas diarias para agilizar los procesos y optimizar la gestión del tiempo. En este punto, desde Emprenderioja, os podemos ayudar, pues en breve volveremos a abrir las líneas de Ayuda a Emprendedores y Pymes para que podáis adaptar vuestros equipos con un menor esfuerzo económico.

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Que la innovación no te suene a chino

Todos los medios e instituciones tratan de hacernos ver que para triunfar, o sobrevivir, con nuestro proyecto emprendedor en la actualidad debemos ser innovadores. ¿Pero realmente puede mi proyecto ser innovador?

puede mi empresa ser innovadora

Fuente: www.dip.uda.cl

Tradicionalmente todos tendemos a identificar la innovación, con la tecnología, los servicios avanzados, la informática, etc. Pero innovación hay de muchos tipos y no todos tenemos que ser Steve Jobs o Mark Zuckerberg para poder aplicar a nuestras ideas o negocios elementos que nos hagan diferentes de nuestra competencia o que nos ayuden sencillamente a hacer mejor, más rápido o más barato las cosas que ya hacemos sin necesidad de hacer grandes inversiones.

–       Podemos innovar en producto o servicios; Introduciendo en el mercado de nuevos (o significativamente mejorados) productos o servicios. Cambiando bastante las especificaciones técnicas, los componentes, los materiales, el software o en otras características funcionales.

–       O podemos cambiar la forma de fabricarlos, distribuirlos o gestionar los procesos.

–       Podemos también innovar en la organización de la empresa (gestión del conocimiento, formación, evaluación y desarrollo de los recursos humanos, gestión de la cadena de valor, reingeniería de negocio, gestión del sistema de calidad, etc.), en la organización del trabajo y/o en las relaciones hacia el exterior.

–       O podemos innovar en el Marketing; con la implementación de nuevos métodos de marketing, incluyendo mejoras significativas en el diseño meramente estético de un producto o embalaje, precio, distribución y promoción.

Pero sobre todo la podemos clasificar en innovación radical de algo totalmente nuevo y descubierto por el propio promotor, o una innovación disruptiva con la que bastaría en ofrecer algo que ya se usaba en otros lugares o para otras cosas y darles un nuevo uso que nos diferencie de nuestra competencia.

Y para muestra un botón, o mejor dicho un bote. Y es que ahora prácticamente todos los envases de salsa, mermeladas, o jabones para la ducha; los visualizamos guardados en el frigorífico boca abajo para que su delicioso contenido vaya poco a poco bajando hacia el dosificador y no se quede nada dentro del bote. Pues os imagináis la primera empresa que realizo tal “descubrimiento”.

Y como este muchos ejemplos de pequeños cambios que han dado una nueva vida a productos o servicios. Hay restaurantes innovadores que fueron pioneros en el reparto a domicilio; hay supermercados innovadores en los que podemos hacer nuestra compra on line; hay financiación innovadora que nos permite obtener recursos sin tener en cuenta a entidades de crédito tradicionales; e incluso nos podemos financiar sin dinero haciendo un trueque de nuestros productos por otros que nos hacen falta el dinero…

Así que no hace falta tratar de descubrir América en cada paso hacia delante que demos con nuestro proyecto, basta con dar pequeños pasos a abrir la mente, ser más creativos y pensar en que NO todo esta descubierto, y si lo está se puede mejorar con toda seguridad.

Creer en la innovación y no dar nada por hecho o aprendido; fomentarla en uno mismo y en nuestro equipo; y creer en un proceso de mejora continua que nos haga ser mejores a nosotros y nuestro negocio.

PD: Os habéis dado cuenta lo incomoda que sería nuestra vida sin un palo sujetando un trapo húmedo… sencillo verdad? Pues en Noruega no se venden fregonas.

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¿Qué son los Talleres para Emprendedores en EmprendeRioja?

Durante este año 2012, hemos puesto en marcha los “Talleres para Emprendedores” con el fin de acercar un poquito más si cabe, el emprendimiento a todas aquellas personas que quieran conocerlo de cerca y en primera persona.
El último lo celebramos en Logroño, en Ader, donde hablamos de las aptitudes y actitudes para ser emprendedor y cómo no, de las ventajas de convertirte en el dueño de tu propio proyecto de negocio: independencia, organización del trabajo y del tiempo de forma autónoma, satisfacción personal, prestigio social, mayores ingresos, estabilidad y estímulo de la propia creatividad.

Por otro lado, somo conscientes de la dificultad que a veces conlleva buscar la idea de negocio adecuada y por ello, la formación, la experiencia laboral (aprendes a hacer algo en una empresa y luego te pones por tu cuenta), los viajes al extranjero, los cambios sociales, el ocio, las nuevas tecnologías, las nuevas fuentes de energía, el mercado, franquicias… son algunas fuentes que todo emprendedor debe tener en cuenta para ponerse a ello. La competencia también inspira y ayuda a mejora, incluso en algunos casos, te puede servir para complementar tus servicios.
Estos talleres se convierten en espacios dinámicos, emprendedores que cuentan sus experiencias y futuros emprendedores que se animan a contar su idea de negocio, vídeos, publicaciones y todos los recursos que EmprendeRioja pone a disposición de todo aquel que lo solicita y siempre ayudando a aclarar algunas ideas antes de empezar:
  • Tener muy claro que de verdad estás seguro de emprender, de dejar un sueldo fijo y lanzarse a la aventura.
  • Cuesta mucho tener beneficios.
  • Intentar que la mayor parte de la inversión no sea financiada por bancos. En su caso el 50%
  • Si tienes familia, explícale muy clarito y que entienda qué y cómo va a ser el negocio, porque su apoyo y comprensión es fundamental, sobretodo con el sacrificio que implican los primeros años.
  • Hay que tener un Plan B, las cosas no salen nunca como se han planteado en un principio.
  • Nunca escatimar recursos para la empresa, es necesario para conseguir clientes.
  • Hay que escuchar a todo el mundo, sobretodo a los que ponen pegas, porque te ayudan a ver cosas que tú no has visto y a enfocar mejor el negocio. Aun así, por mucho que te desanimen, si tienes la idea clara es mejor tirar adelanate y no preguntarse después qué habría pasado. Si no te lanzas no sabrás nunca si habría funcionado.
  • Negociar con muchos bancos y comparar para sacar el mayor rendimiento.
  • Diferenciación es lo principal, ofrecer lo que no hay en el mercado u ofrecer un mismo servicio con un concepto creativo, sino estás perdido.
  • Ser inteligentes en el ahorro, ahora se puede negociar (apretar) a los proveedores, eso si, sin escatimar recursos.

¿Te apuntas a próxima taller antes de lanzarte a la aventura del emprendimiento e intentar cumplir tus sueños?

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