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6 maneras de hacer más y optimizar tu negocio

Cuando las grandes empresas piensan en la productividad, a menudo piensan en términos de rendimiento de la inversión (ROI): cada empleado cuesta una cantidad específica de dinero, por lo que la empresa necesita que ese empleado genere valor que exceda ese gasto.

empleados trabajando

Sin embargo, los empresarios y los propietarios de pequeñas empresas tienden a pensar en la productividad de manera diferente, por dos razones:

  • El número de tareas excede el número de personas disponibles para hacerlas. Crear una empresa desde cero requiere una enorme cantidad de trabajo de todos los involucrados. Por lo general, no hay suficientes horas en el día para lograr todo, por lo que la productividad se trata menos de utilizar sus horas de manera óptima que tratar de hacer el mayor progreso posible lo más rápido posible.
  • El dinero es limitado. Cuando hay más trabajo del que el personal actual puede manejar razonablemente, la opción más lógica es contratar nuevas personas, pero las pequeñas empresas y las nuevas empresas operan con un capital limitado y no siempre pueden permitirse personal nuevo o herramientas automatizadas para manejar el trabajo.

Entonces, ¿cómo puedes optimizar tu negocio para hacer más cosas todos los días?

  1. Minimiza la comunicación

La comunicación a menudo es la parte más grande e importante de la operación de una empresa. Pasamos horas al día leyendo y respondiendo correos electrónicos, escuchando mensajes de voz, mensajes de texto, mensajería instantánea y conversando con otros. Muchas de estas horas son necesarias y productivas, pero un porcentaje significativo se desperdicia.

En resumen, las reuniones no siempre son necesarias. Las llamadas telefónicas a menudo duran mucho. Los correos electrónicos entrantes sin importancia y los mensajes instantáneos te distraen. Por lo tanto, en lugar de ser un esclavo de la comunicación, trabaja para minimizar tus canales de comunicación y asegúrate de dedicar la mayor parte del día a un trabajo en particular.

  1. Favorecer la especialización sobre la generalización

En una startup o en un entorno de pequeñas empresas, la diversidad de trabajo y la cantidad limitada de personas disponibles para hacerlo a menudo significa que tú y tus empleados se convierten en generalistas, cada uno responsable de llevar cargos diferentes, muchos de los cuales se superponen con los de otros compañeros de trabajo.

Sin embargo, las organizaciones casi siempre operan de manera más eficiente cuando las tareas se distribuyen a especialistas que se centran en campos únicos; esta es la filosofía detrás de la línea de ensamblaje.

Si puedes, trata de asignar y delegar tareas consistentemente entre tus empleados, favoreciendo las tareas que se relacionen con las fortalezas y debilidades de cada individuo.

  1. Usa subcategorías

Las personas tienden a trabajar mejor cuando rastrean y miden objetivos pequeños y realizables que lo que hacen tratando de abordar proyectos enormes. En consecuencia, debes tratar de dividir los proyectos y tareas generales en subcategorías más pequeñas.

Al estructurar tus metas y tareas de esta manera, podrás establecer prioridades más realistas y funcionales, y pasarás tu tiempo trabajando en lo más importante.

  1. Descansa

Cuando el tiempo es limitado y el trabajo exigente, muchos empresarios terminan trabajando largas horas, extendiéndose en las noches y fines de semana. Tiene sentido que pasar más horas significa que se hace más, pero en realidad es mejor invertir al menos parte del tiempo para descansar.

El exceso de trabajo puede darte un impulso a corto plazo en las tareas totales realizadas, pero te desgastarás, reduciendo tus capacidades cognitivas y agregando estrés a tu vida.

  1. Deja de sumar proyectos

Los empresarios son un grupo naturalmente ambicioso. Cada vez que obtienen una idea nueva, la agregan a una lista ya masiva de ideas. Cambian de dirección con frecuencia y, a menudo, se exceden en el esfuerzo.

Esto es admirable, pero conduce a un estilo de trabajo frenético que finalmente resulta en menos tareas y proyectos finalizados. En lugar de agregar más a la pila, concéntrate en lo que ya tienes.

  1. Busca ayuda a bajo costo

Considera buscar ayuda a bajo costo en forma de asistentes personales o contratistas independientes. Tu tiempo es valioso, y si puedes pagarle a los trabajadores menos delo que vale tu tiempo para manejar algunas tareas que absorben horas preciadas, entonces valdrán la pena la inversión.

Es totalmente posible optimizar el tiempo que tú y tus empleados ya están gastando, de una manera que te permite hacer más a diario y semanalmente. Una vez que adoptes estas estrategias, notarás que tu lista de tareas se reduce gradualmente y te acercarás a la generación de ingresos sostenibles que necesitas para justificar la contratación de otro empleado.

Cuando llegues a este punto, es posible que encuentres tus procesos tan optimizados, que después de todo no necesitarás contratar a alguien nuevo.

Fuente: Edith Gómez

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La gestión del tiempo en las organizaciones (II): Ladrones de tiempo, cómo combatirlos

Continuamos en la tarea de gestionar bien nuestro tiempo como emprendedores.

Un importante factor a tener en cuenta son “los ladrones de tiempo”. ¿Cuáles son y cómo podemos enfrentarnos a ellos?:

ladrones de tiempo

Interrupciones. Alguna recomendación frente a las interrupciones son:

o Concienciarse de que siempre hay interrupciones pero que debemos regresar cuanto antes a nuestra tarea principal.

o Anotar en una lista las tareas derivadas de la interrupción. No comenzarlas inmediatamente.

o Establecer rutinas y comunicarlas (“en determinadas horas no atiendo a llamadas”…).

o Evitar consultar el móvil cuando se está realizando una tarea importante y urgente.

o Si las interrupciones son inevitables trabajar en bloques cortos las tareas importantes.

– La improvisación. Se combate con planificación.

o Elaborando una lista de tareas y señalar las tareas clave.

o Planificando las tareas el día anterior y repasándolas antes de comenzar.

o La finalización de las tareas es lo más importante.

o Evitando la multitarea, que proporciona una falsa sensación de eficiencia.

o Dividiendo para vencer. Si descomponemos una gran tarea en pequeñas porciones tendremos más posibilidades de éxito en la planificación.

– Reuniones “improductivas”. Las reuniones nunca son improductivas o productivas a priori. Si debemos asistir a una reunión éstos serían los principales consejos para sacar el máximo partido de ella:

o Ser proactivo: preguntar, indagar durante la misma.

o Planificar a priori qué voy a aportar en la reunión.

o Tomar notas.

o Atender proactivamente a la persona que está hablando.

o Evitar al máximo improvisar en las presentaciones en el marco de una reunión.

– Internet. La Navegación debe ser una herramienta a nuestro servicio, que nos ayude a realizar de forma más eficaz nuestras tareas. Por tanto, debemos evitar que nos robe tiempo innecesario. Éstas son algunas recomendaciones para ello:

o Ser selectivos con los blogs y noticias a los que estamos inscritos.

o Desactivar notificaciones de mensajes, alertas de eventos o avisadores, así como la mensajería instantánea.

o Evitar la conexión a Redes Sociales durante el trabajo si no aporta efectos favorables a la ejecución de las tareas.

– El correo electrónico. ¿Cómo evitar que la gestión de nuestros emails se convierta en un ladrón de tiempo?.

o Se recomienda no comenzar el día leyendo los correos electrónicos, sino por algo verdaderamente importante y urgente.

o Seleccionar momentos y horas para gestionar el correo electrónico.

o Desactivar notificaciones.

o Intentar que la mayor parte de nuestros emails generen acciones.

o Aprender trucos para localizar mensajes.

o Ser breves y concisos en la redacción de nuestros emails.

o Redactar con esmero el asunto de nuestros emails.

o Las respuestas prediseñadas, cuando determinados tipos se repiten mucho, pueden ser de gran ayuda.

o Instalar filtros de clasificación también puede ser útil.

– El teléfono. Siguiendo los siguientes consejos utilizaremos el teléfono de forma eficaz:

o Una llamada, un propósito.

o Evitar la cháchara. Ser precisos y directos.

o Concentrar las llamadas en bloques.

o Silenciar el móvil personal cuando se están realizando tareas importantes y urgentes.

o Comunicar las rutinas (…”en este tramo horario no estoy disponible”…).

¡Combate los ladrones de tiempo!. Notarás buenos resultados de inmediato…

Fuente: Alberto Pena de EresProductivo.

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La gestión del tiempo en las organizaciones (I): La Matriz de Eisenhower

Uno de los retos principales cuando iniciamos un proyecto es saber gestionar nuestra dedicación al mismo, decidir qué tareas priorizamos en nuestras horas de trabajo y qué “ladrones de tiempo” debemos evitar.

matriz eisenhower

La matriz de Eisenhower nos ayuda a reflexionar sobre la Urgencia y la Importancia de las tareas. El segundo factor, la Importancia, mide la relevancia de cada tarea en relación a los objetivos, misión y sostenibilidad de nuestra empresa.

Las recomendaciones extraídas de cruzar Importancia con Urgencia en dicha matriz las podemos encontrar en el gráfico. Resulta recomendable que nuestro tiempo se organice hacia tareas de los siguientes cuadrantes por orden: 1 (lo urgente e importante), 2 (lo importante y no urgente), 3 (lo urgente y no importante es el campo de la delegación) y 4 (lo no urgente ni importante es mejor minimizarlo).

Dwight David Eisenhower fue el comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial, y el trigésimo cuarto Presidente de los EE.UU. Una de sus frases más célebres es “Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes”.

– En el cuadrante 1 se encuentran las tareas relativas a la finalización en plazo de proyectos importantes, así como la gestión de situaciones de crisis. Las crisis paralizan, por eso debemos desbloquearlas y demostrar nuestra destreza e implicación en ello.

– Las tareas del cuadrante 2 pueden convertirse en las grandes perjudicadas, a pesar de ser importantes para el cumplimiento de los objetivos si no actuamos con criterios de priorización. Es importante agendarlas y cumplir la planificación.

– En el cuadrante 3 aparecen las tareas generadas normalmente por las interrupciones. Lo ideal sería poder delegarlas.

– En ocasiones evitamos realizar tareas importantes y urgentes y procrastinamos, es decir, nos refugiamos en tareas irrelevantes –las del cuadrante 4– por miedo a no estar a la altura, esperando a que las situaciones se resuelvan solas… Ponernos pequeñas recompensas cuando finalizamos una tarea, pequeños plazos, enviarnos mentalmente mensajes positivos y… esconder nuestro móvil son buenas formas de evitar este problema.

…¡Tú puedes, emprendedor!… ¡Disfruta del proceso de crecimiento personal que supone gestionar bien tu tiempo!.

… Continuará…

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