Claves para deducir IVA de los gastos habituales en tu empresa

Uno de los puntos claves para una correcta gestión del IVA de los gastos de una empresa es saber si se trata de IVA deducible o no. En términos generales, hay una serie de requisitos que deben cumplir los gastos para que sean deducibles. En el siguiente artículo te explicamos las condiciones para que lo sean y los consejos para reportarlos correctamente.

deducir gastos

El IVA deducible es un tema que genera muchas confusiones. Para empezar, hay que tener claro que el IVA soportado es el que la empresa abona al adquirir cualquier bien o servicio, y que puede dividirse en IVA deducible e IVA no deducible. Y para que un IVA soportado sea deducible se deben cumplir estos tres requisitos. Son tres puntos que parecen obvios, pero es importante tenerlos siempre en mente antes de liquidar el IVA:

  1. Ser un gasto relacionado con la actividad económica de la compañía
  2. Estar debidamente justificado
  3. Estar debidamente registrado en la contabilidad de la empresa

En la práctica, muchos gastos acaban siendo no deducibles simplemente por no cumplir algunos de los requisitos formales. Algunos de los motivos suelen ser:

  • Justificantes no válidos por la falta de algún dato básico
  • Justificantes no válidos por presentarse fuera de plazo
  • Facturas no validadas
  • Errores en la contabilidad

¿Y cómo convertir en deducibles estos gastos?

Por suerte, existe una solución para convertir en deducibles estos gastos que, por cuestiones formales, han quedado excluidos. Este proceso de conversión se conoce como proceso de rectificación y consta de 5 fases:

  1. Selección y digitalización de los justificantes: Para empezar debemos seleccionar los justificantes, que para poder ser declarados tendrán que ser emitidos en los últimos cuatro años. Además, tienen que estar en buen estado. Después de su selección, deben ser digitalizados para su posterior tratamiento informático.
  2. Tratamiento de datos: Los justificantes digitalizados se deben agrupar por proveedor y por espacio temporal
  3. Realizar facturas rectificativas: Para que un justificante sea válido, se tiene que agrupar junto con los emitidos por un mismo proveedor en un periodo determinado y convertirlos en facturas. Estas facturas deben contener los datos básicos del proveedor y cliente, la fecha y el tipo de IVA. Se denominan facturas rectificativas porque aportan algún dato básico que carece en el justificante original.
  4. Validación por parte de los proveedores: Para que una factura rectificativa sea efectiva tiene que estar validada (con firma y sello) por el propio proveedor o por una empresa de facturación a terceros
  5. Elaboración de un libro de registro del IVA: El último paso es introducir correctamente todos los justificantes en los sistemas contables de la empresa. Por ello, es necesario elaborar unos libros de IVA para archivar y ordenar toda la documentación

Si quieres saber más acerca de cómo exprimir tus facturas, descárgate gratuitamente esta Guía práctica para la deducción del IVA de los gastos de empresa, realizada por Captio.

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